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仕事の見える化:かんばん方式のタスク管理で人づくりとプロセス/組織管理力を高める

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人づくりとプロセス管理力・組織力を高めるタスク管理

「かんばん方式のタスク管理」とは、ひとことで言うと、プロジェクト管理やオフィス業務向けのかんばん方式です。製造職場で使われているかんばん方式から、その根幹を成すトヨタ流のDNA(見える化、一個流し、一列待ち、平準化、PULL方式、変化点管理など)を抽出し、事務部門や管理部門・開発部門などのプロジェクト管理やオフィス業務に適用させたものです。
かんばん方式のタスク管理が人づくりとプロセス管理力・組織力がどのように高めるのか紹介します。

<目次>
(1)かんばん方式のタスク管理とは
(2)プロセスのある業務で効果を発揮するタスク管理
(3)人づくりに効果があるタスク管理
(4)組織管理力を高めるタスク管理
(5)進化するかんばん方式のタスク管理の形

かんばん方式のタスク管理とは

一般的に、かんばん方式は工場など製造職場にしか適用できないという認識があります。確かにそのままでは適用できません。
しかし、管理・改善DNA(見える化、一個流し、一列待ち、平準化、PULL方式、変化点管理など)に基づいたものであれば適用が可能です。
そもそも、かんばん方式とはトヨタ流の管理・改善DNAを製造職場に応用し、業務の改善を支援するためのツールとして具現化したものです。
製造職場で重要なことはかんばん方式を導入することではなく、その改善DNAを定着させることです。
それは事務やプロジェクト管理の職場でも変わりません。トヨタ流の管理・改善DNAを定着し発展させるためのツールが「かんばん方式のタスク管理」(ストア管理とも言う)なのです。
しかし、かんばん方式は万能というわけではなく、どのような製造職場でも効果を発揮するわけではありません。
かんばん方式のタスク管理もまた、すべての事務やプロジェクト管理の職場で効果を発揮するわけではありません。
かんばん方式のタスク管理は、「業務にプロセスがある」「人づくりを重視している」「組織管理力が求められる」職場でより大きな効果を発揮します。
かんばん方式のタスク管理=ストア管理を動画で紹介しています。↓

プロセスのある業務で効果を発揮するタスク管理

「業務にプロセスがある」とは、業務がいくつかの仕事(製造職場で言う工程)で構成され、かつ、仕事がそれぞれの作業の間を流れ移っていくことを指します。
例えば、一般的な支払い業務の場合、以下のような手順となります。
①郵便等で請求書を受け取る→
②請求書の内容(品物や金額など)を確認する→
③支払い先別に仕分ける→
④支払い先別に支払い金額を合計する→
⑤支払い金額に問題がないことを確認・承認する→
⑥銀行での振り込み作業→
⑦支払伝票を作成する→
⑧会計上の支払い計上作業
このように複数の作業の間を仕事が流れていくような業務やプロジェクトには、かんばん方式のタスク管理を活用できます。
かんばん方式のタスク管理は、仕事の進行状況をリアルタイムで管理したり仕事をより早く流すようにしたりするための改善などで効果を発揮します。

人づくりに効果があるタスク管理

「人づくりを重視している」は、人材も企業の大切な資産の一つで、人が製品やサービスの価値や品質を大きく左右するという考えがあるかどうかです。
サービスの価値や品質を高めるには、人の技術(スキル)や能力を向上させるだけでなく気持ち(マインド)を高めることも重要です。
かんばん方式のタスク管理は、個々人のスキルや能力を浮き彫りにしその向上を図ります。
すると、職場全体の状況も見えるようになるので、各自が果たすべき役割も認識できるようになり、結果、マインドの高揚にもつながります。
かんばん方式のタスク管理は、業務運営を通して人材育成を図るための有効なツールです。
顧客から見てムダなことを明らかにし、解決すべき課題を職場のメンバーに投げかけ改善を促します。
改善DNAを持つ人材の育成にかんばん方式のタスク管理は効果を発揮するのです。

組織管理力を高めるタスク管理

「組織管理力が求められる」とは、各個人が持つ能力をチームの中で補完し合い、全体として能力を高めていくような高い管理力が必要ということです。
「組織」とは、各個人が連携したり相互に補完し合ったり知恵を共有したりすることで、相乗効果を求める集団のことをいいます。
一方、個人が個々に与えられたミッションを処理し合ったり相互に補完し合ったり高め合ったりするような管理がない個人同士の集団を「個の集団」といいます。
「個人商店の集まり」とも呼ばれる、このような集団は特別な組織管理を必要としませんが、個人の能力を高めることによってしか集団の能力を高めることができません。
管理は極めてシンプルで、指示と結果2点の管理だけで済み、管理者はただ「がんばれ」と言い続ければよいのです。
こうした個の集団による管理を目指しているのであれば、トヨタ流の管理であるかんばん方式のタスク管理は役に立たちません。
かんばん方式のタスク管理は、作業全体の状況や一人ひとりの仕事を「見える化」することで、高度な組織管理に必要とされる調整を目で見ながら行えるようになります。
個々バラバラに仕事をする体制から、相互に補完し協業する体制づくりを目指す組織に対して有効です。
このような3つの特徴を持つ職場でかんばん方式のタスク管理は機能し、トヨタ流の改善DNAを定着、発展させていくことができます。

進化するかんばん方式のタスク管理の形

オフィス業務やプロジェクトには、「プロジェクト型」「イベント型」「デマンド型」などの型があり、かんばん方式のタスク管理は、それぞれの型に応じて進化し、変わっていく柔軟性と進化の可能性があります。
職場の状況は刻一刻と変化していきます。小さな変化もあれば会社全体の変化もあり、またときに社会全体を揺るがすような大きな変化もあります。
そうした変化を乗り越えることによって組織は発展していきます。
職場あるいは組織が発展し続けている限り、かんばん方式のタスク管理も進化し続けます。そのため、あるツールを示して「これを導入しよう」と明示することができないことがかんばん方式のタスク管理を導入する際の難しさでもあります。
しかし、かんばん方式のタスク管理を導入した職場をモデルとすることで、そこからさまざまなことを学び自分の職場へ導入する足がかりにすることは可能です。

次の記事⇒仕事の見える化:かんばん方式のタスク管理の運用事例~職場はどうなる?

タスク管理のかんばん方式ライブラリー
かんばん方式のタスク管理(ストア管理)については動画チャンネルにて説明動画公開中!
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