ブログ

仕事のミスをなくす:目的が曖昧で適正がわからず発生するミスをなくす見える化改善

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
仕事のミス防止重緊マップ

仕事の目的が曖昧で適正かわからず起こしてしまうミスをなくすための見える化改善

適正がわからないことからミスが発生する理由は、そもそも、どの程度までやったらいいのかわからず、やり過ぎ、不足がわからないことによります。
担当者の主観や思いによって、仕事の適正が判断されてしまい、ミスやエラーも担当の判断に左右されてしまいます。
仕事の適正がわからず担当者任せであることが、仕事の過不足とミスを区別できなくしています。
仕事の適正を判断できるようにするためには、仕事の目的を明確にすることです。
目的が明確となれば、仕事の重要性や優先度も明確となり、仕事の着手選択ミスもなくなります。
それでは、適正がわからないことによるミスやエラーを減らす見える化の改善策を三つ紹介します。

仕事の目的を明確にして自分の仕事のゴールを認識

仕事の目的を明確にすることで、自分の仕事のゴールを認識して、適正を判断できるようになります。
目的の明確化カード
仕事の目的の見える化カードは、仕事の目的を示し、組織として仕事の適正を共有する改善です。
仕事の目的の見える化カードは、業務指示行うカードに目的欄を設けたモノです。
目的は、その仕事によって顧客や後工程にどのような利益や価値が持たされるのかを明確にしたものです。
自分たちにとっての利益やメリットではありません。
何のためにという言葉が入ると目的がはっきりと明示することができます。
一見、簡単なことに思えますが、実際に自分たちの仕事の目的を書き出してみてください。
なかなか書けない人が多いです。
単なる実施事項を書く人が意外に多いです。
自分たちの仕事の目的を十分に理解しないまま、行っている人が多いです。
まずは、自分の仕事の目的を書いてみましょう。

仕事の重要性と緊急性を整理してやるべき仕事を明確に

自分たちが抱えている仕事の重要性や緊急性が明確でなく、仕事への着手順位や投入工数が担当任せとなり、着手ミスや工数配分ミスを起こしていませんか?
重緊マップは、重要度と緊急度を明確にして、仕事への着手順位や工数配分を適正なものとするための改善です。
重要緊急マップ
重緊マップは、横軸に緊急度の高さを示します。
緊急度は、仕事の結果を出すことの優先度を示したもので、緊急性が高いモノほど、着手順位を高めなければなりません。
通常は、納期によって優先度は決まりますが、仕事の難易度やリスクによっても優先度を高めなければならない場合があります。
縦軸には重要度の高さを示します。
重要度は、仕事の価値や影響の大きさを示したもので、重要度が高いモノほど、投入する要員のレベルや工数を高めなければなりません。
重要度、緊急度の分布状況を四象限の領域で示し、視覚的に捉えられるようにしたものが重緊マップです。
このマップに、自分たちの仕事を書き出したカードを貼り出します。
職場のすべての仕事をこのマップに貼り出すことによって、担当の主観や事情に左右されず、職場全体としての仕事の重要性と緊急性が明確になり、着手順位と工数配分が適正なものとなります。

結果だけでなく自分の行動の適正を振り返らせる

仕事の適正は、仕事の結果だけでは判断できません。仕事によっては、結果が出るまでに時間のかかるものもあります。
仕事は結果だけでなく、仕事における自らの行動での適正をみる必要があります。
行動記述型チェックシートは、自らの行動をふり返り、その適正を客観的に見て見直すための改善策です。
行動記述チェックシート
仕事の適正を確認するためのチェックリストはよく利用されています。
しかし、まるまるしたか?という質問にイエス、ノーと答えるだけでは、本当に自分の行動をふり返っていることにはなりません。
結果として問題が起きていなければ、イエスとしてしまうからです。
行動記述型チェックリストは、質問に対して、何を確認対象としたのか、どのような確認手段で確認したかまで、あえて書かせることで自分の行動の適正をふり返るようにさせます。
まるまるしたか?という質問に対して、何を根拠にイエスと言えるのかを書かせることで、行動の適正を判断させることに繋がります。
また、上司や管理者も、本人の行動の適正の根拠が見えるようになり、具体的指導がしやすくなります。

その他の仕事のミス防止記事、
ミス特性編の記事⇒仕事のミスをなくす:ミスの特性と影響、見える化改善のポイント
気持ち編の記事⇒仕事のミスをなくす:沈んだ気持ちからのミスをなくす見える化改善
環境編の記事⇒仕事のミスをなくす:煩雑な環境で混乱して発生するミスをなくす見える化改善
やり方編の記事⇒仕事のミスをなくす:やり方が明確でなく戸惑うために発生するミスをなくす見える化改善
思い込み編の記事⇒仕事のミスをなくす:思い込みで変化に気づかないミスをなくす見える化改善

    仕事のミス防止についての無料相談/研修・診断・コンサルティングのお問い合わせ
    お電話でのご相談は、052-747-5772まで、お気軽にお電話ください。メールでのご相談は、24時間こちらのメールフォームからお問い合わせください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

ページ上部へ戻る