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仕事のミスをなくす:ミスの起きにくい仕事環境をつくる改善

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仕事のミス防止煩雑な環境

煩雑な環境で混乱して発生するミスをなくす見える化改善

煩雑の環境は、いろいろな事を見えにくくしたり、わかりにくくしたりします。
モノや情報が煩雑になっていると、頭の中も煩雑になります。頭の中が煩雑だから、モノや情報が整理できていないこともあります。
頭の中が煩雑であれば、仕事は混乱し、勘違いや思い込みを引き起こして、ミスやエラーを招きます。
このような煩雑な環境は、やりっぱなしの仕事スタイルから生まれます。モノや資料を片付けないで、次々と仕事に手を出して、散らかしていきます。
このように散らかったところでは、何が正しいのか、正しくないのか、完了したのか、途中なのか、いろいろな境界がはっきりしません。
ですから、いろいろなことを記憶し続けなければなりません。疲れてしまいます。
煩雑な環境を無くして、正常、異常、完了、途中などがひと目でわかり、いちいち記憶しなくてもすぐわかるようにします。安心して忘れられる管理をめざします。
それでは、煩雑の環境を解消し、ミスやエラーを減らすための見える化改善策を紹介します。

煩雑させないための戻しやすいファイルの置き場づくり

モノや資料が煩雑になるのは、使った後、戻しにくいことが原因のであることがあります。
戻しやすいしファィル置き場づくりのための置き場表示と留守番カードによる見える化改善です。
戻しやすい改善
資料やファイルが煩雑になるのを防止するには、ファイルを戻しやすくすることです。
ファイルを保管するキャビネットにひと目でファイルの収納位置がわかるように、並んだファィルに斜め線を入れます。
ファイルを持ち出した所は、持ち出されたファィル名が書かれたカードが垂れ下がるようにします。戻すべき位置がすぐにわかります。
ファイルの背表紙には、書棚や棚の番号を記載しておきます。ファイルからも戻す場所がすぐにわかるようにしておきます。

机上ゼロ帰宅で片付けることの習慣化

煩雑を無くすには、片付ける習慣をつけることです。
机の上を片付けて、資料やファイル、モノを出したままにせず、翌日に持ち越さないようにする机上、ゼロ帰宅の改善をします。毎日繰り返すことで、片付ける習慣がつきます。
机上ゼロ帰宅
片付ける習慣がない職場では、資料やファイルを使う度に机の上に積み上がってきます。
夕方になり、机上ゼロ帰宅のために、片付けようとすると、資料やファィルがたくさんあり、片付けるのが大変です。
毎日、机上ゼロ帰宅を実施していると、夕方、まとめて片付けるのが大変なので、使う都度、片付けることが習慣になってきます。
使う都度、片付けるようになるので、職場は常に整理整頓された状態が保たれ、帰宅するときも、パソコンをしまうだけですぐに帰ることができます。
このように片付けることが習慣化されれば、職場の煩雑状態は解消します。

分類整理を助けるメールを一言で表す件名

煩雑なのは、机の上やキャビネットだけではありません。
最も煩雑になるものがメールの受信箱です。
メールの分類
受信したメールの分類整理を助けるメールのキーワードによる件名表示改善で、メールの煩雑を解消します。
メールを送信するとき件名の先頭にかっこで囲った中に、メールの内容をひと言で表すキーワードを入れて送信します。
受信するメールの半数は、返信メールですから、自分からの送信メールの件名にキーワードを入れておけば、返信されたメールがひと目で何のメールであるのかわかります。
送信メールにキーワードをつけるようにしていると、相手からのメールもだんだんと、キーワードを入れてくれるようにもなります。
件名にキーワードが入っていれば、メールソフトのフィルター機能を使って、受信メールをキーワード別のフォルダーに自動的に仕分けてくれるようになり、メールの煩雑さは軽減します。

1×1によって必要なモノがわかり間違えないようにする

パソコンやサーバーの中のファイルをディスクトップやフォルダーの中にたくさん入れている人をよく見かけます。
似たような名前のファイルがたくさんあって、どれが最新なのか、どれが有効なのかすぐにわかりません。
ファイルを間違えてしまうのとは当然の環境です。
間違えないように無用な神経を使います。ミス防止の最大の敵は、似たモノが複数ある環境です。
しかし、仕事の進展によって資料やファィルが修正を繰り返され、結果として似た名前の資料やファイルが増えていきます。
間違えて古いファイルを元に修正して資料を作成したために問題となった話は良く聞きます。
似た名前のファィルや資料があることが間違いの元です。1つしかなければ間違えることはありません。
1x1フォルダー保管の事例
1フォルダー×1ファイルの原則に基づいて、フォルダーを作成してファイルを保存しましょう。
仕事に必要なファィルと同じ名前のフォルダーを作成します。そのフォルダーに同じ名前のファイルを入れて、日付順に並べ替えれば、最新のファィル以外はすべて不要です。
廃棄するか、旧フォルダーを作成しておいてその中いれます。
これで1つのフォルダーには1つのファイルしかありませんから間違えることはありません。

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