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仕事のミスをなくす:ミスの起きやすい変更・変化時の管理力を高める化改善

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仕事のミス防止変更箇所カラーマーク

変化に気づかないミスをなくす見える化改善

変化に気がついていない人は、変化や変更前のやり方で仕事をします。
仕事の環境や手順が変わることがあるという前提で仕事をしていない人は、慣れた仕事に注意を払わず、いつもと同じ思い込み、決めつけて変化に気がつかず、ミスをしてしまいます。
ミスは、製品やサービスの仕様、条件などが変化したとき、その発生確率は飛躍的に高くなります。
いつもと違う時こそ管理すべき時であり、仕事の変化を見える化して管理することが大切です。
それでは、変化に気づかないことによるミスやエラーを減らす見える化の改善策を紹介します。

変化点検討シートで4M変化への対応計画を用意してミス防止

ミスは、いつもと違うときの「変化点」で最も発生しやすくなります。
仕事をする中では、体制変更でベテランが抜けて新人が入ってくる、システムが新しく更新される、取り扱い商品が変わったなど様々な変化があります。
この変化点に対して、あらかじめ対応計画が用意されていなければ、仕事は混乱し、ミスを発生させてしまいます。
変化点検討シート事例
「変化点検討シート」を使って変化点を明確にして対応計画を準備して仕事の混乱をなくしてミスをなくしましょう。
変化点は、仕事の基本要素である4M(人、設備・システム、方法、物・情報)が変化するときです。この4M視点で体制や作業における変化点を漏れなくリストアップしましょう。
次にこの変化点によって、ミスにつながる心配な点を検討します。
心配な点は、一人で考えず、上司や同僚と共に想定されるトラブルや負荷などを洗い出して検討しましょう。
洗い出された心配点に対する対応計画を検討し、実際に変化点が起きたときに対応できるように手順書などに反映して標準化をしておきます。
変化点は、環境変化によって変化点自体も変化していきますから、定期的に見直し検討をしましょう。

変化点管理カードで日常の中の変化点を見える化してミス防止

日々の仕事では、変化の連絡や共有が遅れたり、目先の仕事に追われて対応が後回しになったりすることがあります。
変化が起きると通常の体制や手順、方法では対応できず、混乱して間違いなどのミスを引き起こします。
事前に変化が予想されていたり、変更連絡が入っていても、それらの変化情報が共有され、担当に周知されていなければ、仕事の混乱を防ぐことはできません。
日常の中で起きる変化をリアルタイムに連絡し共有するしくみをつくり、仕事の混乱を防いでミスの発生を抑えましょう。
そのためには、タスク管理ボードなどによって、日常業務の体制と内容を見える化し、朝会などを開いてお互いの日常業務を共有する場づくりをします。
変化点見える化カード事例
変化点管理カードに日々の変化・変更情報を書き出して、その対応/対策を明確にして、タスク管理ボードに掲示します。
どの仕事における変化なのかわかるように関連する作業カードに添付したり、該当するプロセスの1つに作業として組み込んで、対応の抜け漏れのないようにします。
朝会の場で変化情報と対応を確認し合って担当や関係者への周知徹底をはかります。

プロセスの変更箇所を一目でわかるようして見落とし防止

仕事のプロセスの変更の見落としは、大変、大きな問題となります。品質やコスト、納期において大きなダメージを与えます。
プロセス別担当性や部署が分かれていると、プロセス全体の変更に注意を払う人がいないため、変更を見落としやすくなります。
プロセス変更箇所カラーマークは、プロセスの変更された箇所がひと目でわかり、みんなに周知するための改善策です。
カラーマーク表示
業務フローチャートやプロセスマップなどにおいて、変更となったプロセスに色シールを貼って、ひと目で変更されたプロセスがわかるようにします。
変更の種類や内容によって、色を変えることで、同一変更が適用されるプロセスがひと目でわかり、相互の関連や調整がし易くなります。
変更日などを入れて、いつから変更が適用されているのか、最新なのかがわかるようにします。
変更のタイミングをそろえる必要がある場合は、適用日を明確にします。

仕事で使う資料の変更箇所を鳥瞰して整合・抜けの見落とし防止

仕事で使う、仕様書や基準書、計画書などの資料も変更されることがよくあります。
変更される前の旧の計画で仕事をしてしまって、あとでやり直したという話はよく聞きます。
変更箇所が複数であったり、同一時期に重なったりしていると、変更を見落とすこともあります。
資料変更箇所の一元履歴は、仕事で使う資料全体の変更箇所をひと目でわかるようにして、見落としや抜け、相互の不整合などを解決する改善策です。
変更箇所一元管理シート
仕事のプロジェクトファイルなどの表紙の裏に、資料変更箇所の一元履歴表を貼っておきます。
プロジェクトやラインに関する資料の変更があったとき、この一元履歴に記載するようにします。
一元履歴表で、いつ、どの資料に変更があったのか、全体を見ることができます。
これにより、見落としや抜け、相互の不整合などを無くすことができます。

変更前後と変更後の他の情報との干渉・矛盾の見落とし防止

変更は、その変更だけの問題ではなく、他への波及や影響による問題も誘発します。
変更前後の矛盾の問題もあります。
特に、納期変更については、変更前後や他への影響調整がたくさん必要となります。
納期変更カードでは、変更の履歴、調整による他への影響などを見える化して、変更影響対応不備や調整洩れなどを防止する改善策です。
納期管理カレンダー
納期変更カードは、カレンダー型です。
納期の日付だけのものではなく、日程全体を鳥瞰した中で、どのように納期が動いたのか、他の仕事への干渉などはないか、などをひと目でわかるようにしたものです。変更前後の両方の情報を残して、変更の履歴がはっきりとわかるようにします。
これによって、変更影響対応不備や調整洩れなどを防止することができるようになります。

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