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仕事のミスをなくす:思い込みで変化に気づかないミスをなくす見える化改善

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仕事のミス防止変更箇所カラーマーク

思い込みや慣れから変化に気がつかず見落とすミスをなくすための見える化改善

変化に気がついていない人は、変化や変更前のやり方で仕事をします。
仕事の環境や手順が変わることがあるという前提で仕事をしていない人は、慣れた仕事に注意を払わず、いつもと同じ思い込み、決めつけて変化に気がつかず、ミスをしてしまいます。
ミスは、製品やサービスの仕様、条件などが変化したとき、その発生確率は飛躍的に高くなります。
いつもと違う時こそ管理すべき時であり、仕事の変化を見える化して管理することが大切です。
それでは、変化に気づかないことによるミスやエラーを減らす見える化の改善策を三つ紹介します。

プロセスの変更箇所を一目でわかるようして見落とし防止

仕事のプロセスの変更の見落としは、大変、大きな問題となります。品質やコスト、納期において大きなダメージを与えます。
プロセス別担当性や部署が分かれていると、プロセス全体の変更に注意を払う人がいないため、変更を見落としやすくなります。
プロセス変更箇所カラーマークは、プロセスの変更された箇所がひと目でわかり、みんなに周知するための改善策です。
カラーマーク表示
業務フローチャートやプロセスマップなどにおいて、変更となったプロセスに色シールを貼って、ひと目で変更されたプロセスがわかるようにします。
変更の種類や内容によって、色を変えることで、同一変更が適用されるプロセスがひと目でわかり、相互の関連や調整がし易くなります。
変更日などを入れて、いつから変更が適用されているのか、最新なのかがわかるようにします。
変更のタイミングをそろえる必要がある場合は、適用日を明確にします。

仕事で使う資料の変更箇所を鳥瞰して整合・抜けの見落とし防止

仕事で使う、仕様書や基準書、計画書などの資料も変更されることがよくあります。
変更される前の旧の計画で仕事をしてしまって、あとでやり直したという話はよく聞きます。
変更箇所が複数であったり、同一時期に重なったりしていると、変更を見落とすこともあります。
資料変更箇所の一元履歴は、仕事で使う資料全体の変更箇所をひと目でわかるようにして、見落としや抜け、相互の不整合などを解決する改善策です。
変更箇所一元管理シート
仕事のプロジェクトファイルなどの表紙の裏に、資料変更箇所の一元履歴表を貼っておきます。
プロジェクトやラインに関する資料の変更があったとき、この一元履歴に記載するようにします。
一元履歴表で、いつ、どの資料に変更があったのか、全体を見ることができます。
これにより、見落としや抜け、相互の不整合などを無くすことができます。

変更前後と変更後の他の情報との干渉・矛盾の見落とし防止

変更は、その変更だけの問題ではなく、他への波及や影響による問題も誘発します。
変更前後の矛盾の問題もあります。
特に、納期変更については、変更前後や他への影響調整がたくさん必要となります。
納期変更カードでは、変更の履歴、調整による他への影響などを見える化して、変更影響対応不備や調整洩れなどを防止する改善策です。
納期管理カレンダー
納期変更カードは、カレンダー型です。
納期の日付だけのものではなく、日程全体を鳥瞰した中で、どのように納期が動いたのか、他の仕事への干渉などはないか、などをひと目でわかるようにしたものです。変更前後の両方の情報を残して、変更の履歴がはっきりとわかるようにします。
これによって、変更影響対応不備や調整洩れなどを防止することができるようになります。

その他の仕事のミス防止記事、
ミス特性編の記事⇒仕事のミスをなくす:ミスの特性と影響、見える化改善のポイント
気持ち編の記事⇒仕事のミスをなくす:沈んだ気持ちからのミスをなくす見える化改善
環境編の記事⇒仕事のミスをなくす:煩雑な環境で混乱して発生するミスをなくす見える化改善
やり方編の記事⇒仕事のミスをなくす:やり方が明確でなく戸惑うために発生するミスをなくす見える化改善
適正編の記事⇒仕事のミスをなくす:目的が曖昧で適正がわからず発生するミスをなくす見える化改善

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