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仕事のミスをなくす:やり方が明確でなく戸惑うために発生するミスをなくす見える化改善

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仕事のミス防止プロセスマップ

仕事のやり方が明確でなく戸惑って間違えてしまうミス、エラーの見える化改善

やり方が明確でないとミスが発生する理由は、正しいやり方や、正しいアウトプットがわからないことから、正しくないことに気がつかないからです。特に、正しいアウトプットがわからなければ、正しいことが確認できません。また、人によって、環境などによって、毎回やり方が違っていると、いつもと違うこととミスの区別がつきません。
やり方が明確でないことは、戸惑いや我流を引き起こし、ミスを誘発することになります。
正しい仕事のやり方がわからないということは、自分がミスをしているかどうかもわからないということになります。正しい仕事の定義が、ミスを定義することです。
何がミスであるかわかれば、ミスを認識することができるようになります。
どのようなやり方で行う仕事が正しいのか、きっちりと定義します。
それでは、やり方が明確でないことによるミスやエラーを減らす見える化の改善策を三つ紹介します。

人の記憶や意識に頼らず手順や行動を確実に踏ませて混乱防止

それでは、やり方が明確でないことによるミスやエラーを減らす見える化の改善策を三つ紹介します。
仕事のやり方を人の記憶や意識に頼る管理は、手順が曖昧になり、ばらついてミスが見えなくなります。
行動矯正型帳票
正しい手順や行動を確実に踏ませて、混乱を無くし、ミスがはっきりとわかるようにするための行動矯正型帳票を使った改善です。
行動矯正型帳票は、仕事の正しいプロセスや手順の流れに沿って、仕事が行われることを確実にするための帳票です。
帳票の上から下へ、または左から右に、帳票に書き加えていく順番が踏むべき手順となるようにした帳票です。
一つの仕事に対して一枚の帳票でわかるようにします。一枚で、一連の手順のすべてが実施されたかがひと目でわかるようにすることで、手順の抜け落ちや重複を防止もできます。

変化に追随して仕事のやり方を標準化し職場で共有

顧客の要望、技術の進展、市場環境など様々な要因の変化によって、仕事の手順は変更されていかなければなりません。
この変化に追随できず、手順書が古いままであると、担当者は環境変化に対応させて実際の手順を我流で変更してしまいます。
そのことが、人によってやり方がバラバラな状態を生みだしてしまいます。
プロセスマップ
そのような手順書の混乱を防止するためには、環境変化に追随して、手順をどんどん変更できる動的手順書のプロセスマップによる改善が有効です。
プロセスマップは、仕事の手順一つひとつを、付箋紙などのカードに書き出して、プロセスや手順の流れに沿って並べた手順書です。
カードは、仕事の実施の都度、担当者に渡されて仕事が終わったときにプロセスマップに戻して貼り直します。
このとき、仕事をする上で問題となったこと、わからなかったことへの対処方法など最新の業務遂行上の情報を追加して、手順を改善してプロセスマップに戻すようにします。毎朝の朝礼などで、昨日のカードをプロセスマップに戻すときの改善事項を話し合うといいでしょう。

情報の流れを確実にして行方不明を出さない

手続きや処理をする帳票は、複数の部署や担当を経由して、処理されていきます。
この時、帳票をどこに回して良いかわからず、行方不明や保留となって、処理が進まなくなったり、間違った処理を行われてしまうことがあります。
行き先付き帳票
行き先付き帳票は、帳票に行き先を明示して、行方不明や保留を無くして、処理がスムーズに行われ、間違いが発生しないようにする改善です。
行き先付き帳票は、帳票の下段などに、この帳票がどこを経由して処理されるのかあらかじめ記載しておくモノです。
経由したところは、レ点チェックなどをつけて、経由済みを次の人にわかるようにして抜け飛びを防止します。
シンプルな改善ですが、この経由を決めることがプロセスや手順を明確にすることそのものとなります。
経由ルートが明確にできないものは、プロセスや手順が曖昧でしっかりと定義できていないものであり、ミスが発生しやすいモノです。
よく話し合って改善しましょう。

その他の仕事のミス防止記事、
ミス特性編の記事⇒仕事のミスをなくす:ミスの特性と影響、見える化改善のポイント
気持ち編の記事⇒仕事のミスをなくす:沈んだ気持ちからのミスをなくす見える化改善
環境編の記事⇒仕事のミスをなくす:煩雑な環境で混乱して発生するミスをなくす見える化改善
適正編の記事⇒仕事のミスをなくす:目的が曖昧で適正がわからず発生するミスをなくす見える化改善
思い込み編の記事⇒仕事のミスをなくす:思い込みで変化に気づかないミスをなくす見える化改善

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