WBSによる作業の重複や抜け落ちがない作業計画の立て方

プロジェクトやタスク管理の計画に使われるWBSは、作業の順序関係を必要性の視点で構造化して作成することに特徴があります。構造化のコツはアップストリームで作業を洗い出すことにあります。このWBSの特性を最大限に引き出す、WBSの作り方を事例で解説します。

　＜目次＞
WBSの目的と効果
WBSとは
WBSの作り方
WBSの計画精度を高める方法
リスクを早く見つけるWBSの展開方法

WBSの目的と効果

 
プロジェクトや業務の計画段階の悩みは、先が見えないと言うことです。
しかし、初めてのことに取り組むのですから、見えないのが当たり前です。
先に進まなければ見えてこないこともたくさんあります。
それを最初からすべて見えるようにしようとすることに無理があります。
重要なのは、見えていることと見えていないことを明確にし、見えていないことを見える化することです。

ガントチャートなどの計画手法の限界

ガントチャートなどを使った業務の計画は、計画者の知識と経験に基づいて作業を洗い出す列挙型です。
列挙型は、計画者の知識や経験によって、計画精度が大きく左右され、作業の重複や抜け落ちなどが発生しやすく、そのことに気づかないという欠点があります。
見えないことを見える化することには不向きな計画手法です。

WBSの目的は見えないものを見える化すること

WBSの目的は、見えてないことを見えるようにすること、見える時期を早めるということです。
作業の必要性と関連性から、重複や抜け落ちがなく、見えないことを見える化した計画が立てられるという効果があります。
プロジェクトや業務の計画段階の悩みを解決することに特化した計画手法と言えます。
 

WBSとは

 
WBSとはWork Breakdown Structureの略で、日本語に直訳すると作業分解構造といい、プロジェクトや業務の成果物であるアウトプットを生み出すための作業を体系的に洗い出す手法です。
作業は、相互に関連し合って、アウトプットを生み出すことにつながっていなければなりません。
WBSは、作業一つ一つのつながりを明確にしながら、アウトプットに至る必要な作業をあぶり出していきます。

ガントチャートにないWBSの特徴

ガントチャートなどを使った計画では、仕事の実施順にやるべき作業を列挙していきます。
このような洗い出し方法をダウンストリーム型と言います。
ダウンストリーム型は、計画者が知っている仕事の実施手順に沿って作業を列挙するため、計画者が知らない手順の仕事では、作業を列挙できません。
その場合は、自分の知っている手順に当てはめて列挙するため、重複や抜け落ちが発生するのです。

WBSはアップストリーム型

WBSは、アウトプットからさかのぼって作業を洗い出す、アップストリーム型で作業を計画します。
アウトプットにつながっていない作業は、必要の無い作業です。
アウトプットを生み出すために、必要な直接の作業は何か考えて洗い出します。
洗い出した作業を行うために、その直前にやるべき作業は何かを考えて洗い出します。
このようにアウトプットから、仕事の実施順と逆に、さかのぼりながら作業を必要性で洗い出すのが、WBSの最大の特徴です。
必要性で作業を洗い出すため、計画者の知っている手順に当てはめられることはなく、重複や抜け落ちのない作業計画ができます。
また、必要性で作業を洗い出すとき、何が必要かわからなければ、それは計画者に足りない知識や情報があることが明確になります。
足りない知識や情報は、それを学んだり、収集してから計画を行うことで計画の精度は高まります。
 

WBSの作り方

WBSの作成手順

実際のWBSは、最初からすべてのアウトプットと作業を洗い出す事はできません。
プロジェクトや業務をフェーズに分けて、フェーズ毎に以下の手順で作業展開計画を行います。

①プロジェクト・業務の目的を明確にする
プロジェクト・業務によって、得たいもの、達成したいことを明確にします。

②プロジェクト・業務のフェーズを分ける
プロジェクト・業務を大きなフェーズ=実施段階に分けます。
先頭のフェーズは、プロジェクト・業務の全体の設計また計画フェーズにします。
以降、開発や準備フェーズ、実施フェーズにします。

③フェーズ毎のアウトプットを定義
フェーズ毎のアウトプットを明確にします。
最終フェーズのアウトプットが目的を達成するものとなるように考えます。
最終フェーズからさかのぼってアウトプットを明確にしていきます。
前のフェーズのアウトプットが後のフェーズのインプットになります。
後のフェーズに必要なものを前のフェーズのアウトプットとして考えます。

④作業をアップストリームで洗い出す
フェーズ毎のアウトプットからさかのぼりながら、必要性で考えながら、作業を洗い出していきます。
洗い出すことができないところは、調査などを行い、必要な知識や情報を得て、作業の洗い出しをします。

⑤全体の調整と見直し
出来上がったWBS全体を見て、つながりの矛盾や重複、抜け落ちがないか確認します。
つながりでは、直列作業を減らして、並列作業を多くすることで、計画遅れのリスクを低減することができます。

ＷＢＳの動画も公開中！ご覧ください。

WBSの計画精度を高める方法

 
目的を明らかにし、アウトプットを定義すれば、作業を洗い出す事はできます。
しかし、それでも、まだ、作業を見えなくする原因が潜んでいます。
それは、アウトプットを実現する上での課題やリスクです。
この課題やリスクが何であるのか明確になっていなければ、単純に作業を洗い出しても、
その作業が後からも間違っているものであったり、足りなかったり、ムダであったりすることになります。
例えば、データがそのままでは会計システムと連携できないという課題がわかれば、作業の中に会計データへの変換機能のつくりこみの作業を最初から組み込む事ができます。
また、クラウド接続の経験が無く不安があれば、接続テストを先行して行う事を計画できます。
このように、アウトプットの実現上の課題やリスクを明確にする事で、足りない作業や見えない作業を明確にする事ができるようになります。
 

リスクを早く見つけるWBSの展開方法

 
課題やリスクそのものを最初から洗い出す事もなかなか難しいものです。
経験の無い事であれば、どんな課題やリスクがあるのか想像もつきません。
中途半端に経験がある場合は、大丈夫、いける、と思ってしまい、実際に後で大きな問題が発生したということもよくあります。
このように、課題やリスクはなかなか洗い出す事は困難です。
そのようなときは、作業を先行させて、早めに着手して、トライしてみて、課題やリスクを洗い出す方法も必要となります。
経験の無い事や、後で影響の大きい部分については、その作業の一部を先行着手し、評価してみて、課題やリスクをあぶり出します。
あぶり出された課題やリスクを前提として、作業展開計画を立てていきます。
作業を先行させるには、設計の仕方を変えてみる方法もあります。
実際の試作品をつくって、試してみて、その後、設計資料を、作成する方法です。
例えば、システム開発であれば、先にコア部分のプログラムを作って動かしてみて設計書を、後から作成する。
営業所の開設なら、レンタルオフィスを借りて１ヶ月間テスト運用してみて、ロケーションや顧客の反応を見て、営業所の規模や開設場所を決めるというものです。

【この記事を書いた人：松井順一】

2021.07.10

松井 順一【プロフィール】

Junichi Matsui 1961年生 ■ 主な経歴 アイシン精機株式会社（新製品開発） 社団法人中部産業連盟（経営コンサルティング） トーマツコンサルティング株式会社（経営コンサルティング） ■ 専門分野 5S､見える化､タスク管理､ムダ取り改善､品質改善...