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タスク管理が苦手な人でも上手くなる17の方法とツール

タスク管理17方法のトップイメージ

タスク管理の計画力と進捗管理力を高める設定と管理の仕方

タスク管理が苦手な人でもタスクの設定、計画、進捗管理の方法とツールを改善すれば、上手い人と同じようにタスク管理力を高めることができます。ここで紹介する17のタスク管理のやり方や管理のポイントの中で、自分ができていないと思えることを1~3点取り入れるだけで、タスク管理力は目に見えて高まっていきます。少しずつ取り入れてみてください。

 <目次>
タスクのリストアップ力を高める方法
仕事の計画性を高めるタスクの設定方法
チーム仕事の範囲・連動性を高めるタスクの設定方法
上手に手抜きのできるタスクの設定方法
仕事の品質の適切性を高めるタスクの設定方法
仕事の見通し性を高めるタスクの設定方法
仕事の負荷調整力を高めるタスクの設定方法
仕事のリードタイムを短くするタスクの管理方法
ローテーションを効果的に行う方法
タイムスケジュール管理の柔軟性を高める方法
トラブル対応性を高めるタスクの処理法則
仕事の計画精度を高めるタスクの設定方法
仕事の日程的偏りを平準化する方法
混乱のもとのタスクを減らす方法
担当のムリ・ムラを平準化する方法
仕事のムリ・ムラを減らすタスク管理方法
進捗管理レベルを高める管理方法

タスクのリストアップ力を高める方法

今からやるべきタスクをリストアップするとき、「まず何をして、次に何をして..」というように仕事の流れの順(ダウンストリーム)で作業=タスクを書き出すのが普通です。
しかし、このダウンストリームの方法は、自分が知っている、経験している仕事の流れでリストアップするため、知らないこと、経験ないことはリストアップできないのです。
そのため、新しい仕事、今まで違う仕事では、「想定外」が多く発生します。
人は、知らないこと、今までと違うことであっても、自分の知っていること、経験していることに置き換えて理解したり、実行したりしてしまいます。
「それは、○○ということと同じだよね」というように、知っている手順に置き換えてタスクをリストアップし、実行段階に「想定外」のことにぶつかるのです。

タスクはアップストリームで洗い出すと想定外が減る

アップストリームの事例

タスクのリストアップでは、仕事の目的を定義し、アウトプットを設定し、そのアウトプットを得るために必要な作業=タスクを一つずつ、仕事の流れとは逆に遡る流れ(アップストリーム)で書き出すようにしましょう。
「アウトプットを得るためには、何の作業が必要?」「その作業をするためには、その前になりの作業が必要?」というように必要性で作業を洗い出していきます。
この方法では、自分の知識・経験で考えるのではなく、必要性で考えていくため、知らないこと、経験ないことは自分の知っていることに置き換えることができず、調べなければならなくなります。ですから、実行段階での想定外の発生は抑えられるようになります。
 

仕事の計画性を高めるタスクの設定方法

「タスク管理は面倒くさい」という人は少なくありません。面倒くさい理由の一つは、事前の整理や計画・準備に時間がかかるといものです。
そのような人にタスク管理をさせると必ずと言えるほど、大きいタスクを設定します。
すぐに仕事を始めて、やりながら次に何をするか考えていけばいいと思っているので、細かなタスクは決めないのです。
しかし、この方法は、ムダな作業や失敗の繰り返しを引き起こし、品質も生産性も高い仕事のスタイルとは言い難いことが少なくありません。

タスクは小さくすると仕事の計画・段取り力が高まる

小さいタスクの事例

失敗から学ぶ仕事のスタイルは同じ失敗を繰り返すスタイルとは違います。
失敗から学ぶためには、学びを整理し、仕事の計画・段取り段階に反映することが仕事の品質と生産性を高めます。
仕事の計画・段取り力を高めるためには、タスクは、小さい単位でリストアップしましょう。
目安としては、半日程度のボリュームに分解します。今までの仕事の失敗を踏まえて、仕事のプロセスに沿った流れでタスクを構成します。
前のタスクのアウトプットが次のタスクのインプットとなるようにして、各タスクの内容とアウトプットがムダなく連携できるように考えます。
 

チーム仕事の範囲・連動性を高めるタスクの設定方法

タスク管理で使うタスクカードで、軽視されがちなのがタスク名(作業名)です。
何をするかわかればいいという程度で、各担当が思いつくまま命名していることは少なくありません。
しかし、チーム仕事の現場では、タスク名の命名が命取りになることがあります。
例えば、チームで仕事をしているとき、「説明会の開催」というタスクを誰かがあげたとき、それには、説明会の開催の一連の作業のどこまでが含まれているのかわかりません。
また、一連の作業も人によって、とらえ方が違うこともあります。
他のメンバーは、説明資料の作成も含まれているだろうと思っていても、本人は、含めて考えていなかったため、後になって、誰も説明資料を作成していなかったということになるのです。

タスク名に範囲名を付けるとズレ・モレを防ぐことができる

範囲名の事例

タスクカードのタスク名には、そのタスクが包括している作業範囲がわかるように書きましょう。
どこから、どこまでというように仕事のプロセス・手順名を使って表現します。
タスクカードは、仕事の流れの順に並べて、各タスクのタスク名を順に読んでいくことで、タスクの連動性とプロセス・手順のズレやモレがないかがわかります。
タスクカードを並べてチーム内で確認するようにしましょう。
  

上手に手抜きのできるタスクの設定方法

タスク管理のタスクカードに記載するものとして最も不要なモノが作業内容です。
むしろ、ない方がいいと言えるくらいのものです。
仕事の指示では、作業内容を示して行うのものと考えられていますが、作業内容は「○○しておいて」というようにやってほしいことを方法や動作で示すため、示された方法・動作以外のやり方が許されません。
ゆえに、工夫すること、上手に手抜きすることができないため、担当者の仕事の応用力・改善力を高めることを阻害してしまうのです。
言われたことしかできない、気が回らない、応用力がないと言われるスタッフをつくりだしているのが、方法・動作で仕事を指示しているスタイルにあるのです。

タスクの目的を明確にすると仕事のムダが減る

タスクに目的を入れた事例

仕事は目的が達成されれば、それをどのようにやるかは自由です。
最も品質が良く、生産性が高い方法でやればいいのです。
タスクカードには、タスクの目的を書きましょう。
目的が達成できるのであれば、方法など、やり方は自分で考えさせるようにします。
上手に手抜きする余地を与えることで、担当者、自らの工夫を引き出し、仕事力を高めさせるのです。
また、担当者本人に、仕事のタスクの目的を考えさせてタスクカード書かせることで、タスクに対するエンゲージメントを高めることにもつながります。
  

仕事の品質の適切性を高めるタスクの設定方法

アウトプットの目標・基準を定義すると品質が適正化される

アウトプットの事例

出来上がった資料を上司に見せて、これは違うと言われて修正ややり直しを強いられた経験はほとんどの方にあるのではないでしょうか。
その時聞こえてくる声に「そんの事は最初に言ってくれよ」「言ったことと違う」というものも少なくありません。
なぜ、このような声が出てくるのか、それは、依頼時に求める品質が示されていない。または合意できていないからです。
タスクカードには、アウトプットの指定とともに目標または合否判定基準も記載するようにしましょう。
原則、数値で示すようにします。
ところが実際にタスクカードに目標・合否判定基準に示してもらおうとすると、ほとんど場合、示すことができないという事態に陥ります。
つまり、依頼段階で求める品質が明確にできないのです。
できたものには文句を言うけれど、そもそも依頼する側には品質が明確に定義できていないということです。
理不尽極まりない状態と言えます。
では、どうすればいいのでしょうか。
タスクカードにアウトプットの目標・合否判定基準を明記するために、それを定義することを最初の仕事のタスクとして取り組みましょう。
求める品質を定義し、合意することで修正ややり直しが減ります。
  

仕事の見通し性を高めるタスクの設定方法

「この仕事は、2時間で終わるから、その後、こちらの仕事を1時間でやってしまえば間に合う」といったように仕事の見通しを立てて、先々の負荷や納期の調整を皆さん行っていると思います。
仕事の見通し精度が高ければ、予定が狂ったりせず、仕事はもっと楽になるのではないでしょうか。

タスクの作業工数を決めると仕事の見通し力が高まる

タスクの作業工数の事例

タスク管理でもタスク処理の予定工数を見積もって、予定工数をもとに負荷や納期調整をしていきます。
この予定工数の見積もり精度を高めるためには、タスクの詳細作業項目を洗い出し、その作業項目ごとの作業時間を見積もり、その合計がタスクの予定工数となります。
タスク管理では、タスクの詳細項目までタスクカードに記載する必要はありませんが、もし、予定工数の見積もり精度を高めたい場合は、タスクカードに書き出してみてください。
チーム内には、様々な経験をもったメンバーがいます。
タスクカードに予定工数しか書かれていなければ、見積もりの仕方についてアドバイスができません。
しかし、作業項目も記載されていれば、何をどのようにしようとしているか伝わり、作業の進め方と時間短縮の方法についてお互いにアドバイスできるようになります。
  

仕事の負荷調整力を高めるタスクの設定方法

タスク管理では、納期をみて順番や優先度を考えて計画し、管理します。
しかし、納期をだけで管理していると仕事の負荷調整を失敗してしまいます。
特定の日にタスクが集中すると過負荷となり、パンクしてしまいます。

タスクの着手日を決めると負荷調整力が高まる

タスクの着手日の事例

日々かかる負荷を分散させるためには、いつ何を行うのかを計画しなければなりません。
そのためには、着手日を決めることが重要なこととなります。
タスクは、1つ1つのボリュームが異なります。
また、相互に関係性があり、順番の制約があるものもあります。
また、処理に必要なモノがいつ入手できるかによって開始日が制約される場合もあります。
それらを整理したうえで、各タスクの納期を守り、日々の負荷を分散させて、いつ着手するかを決めなければなりません。
着手日を決定するために、各タスクの着手前に、整理したり、確認したり、調整しなければならないことを洗い出し、そのための取り組みを必要に応じてタスク化することも必要です。
タスク管理では、各タスクの着手日を一堂に見える化します。
見える化することで、着手日を決定するために何をしなければならないかを明確にし、共有することができるようになります。
 

仕事のリードタイムを短くするタスクの管理方法

タスクを一個流しで処理するとリードタイムが短くになる

タスクの一個流しの事例

一個流しという言葉を聞いたことはあるでしょうか。
仕事は一つずつ処理するという考え方のことを言います。
元々は、製造ラインで使われていた手法ですが、オフィス業務でも役に立つものです。
仕事を一つずつ処理する一個流しは、様々なメリットがありますが、その最大のメリットはリードタイムの短縮です。
例えば、同時にA,B,C三つの仕事が依頼されたとします。
この三つを同時に進めていくときと一個流しで進めるときの違いをみてみましょう。
人間は、同時に3つのことを処理することはできませんから、Aを1/3やって、次にBを1/3やってというようにスイッチしながら仕事をしていきます。
このとき、1日1/3ずつ処理していた場合、Aが終わるのは7日目、Bは8日目、Cは9日目となり、平均8日となります。
一個流しは、一つの仕事を最後までやりきるので、Aは3日目、Bは6日目、Cは9日目となり、平均も2日早い6日となります。
このように仕事の流し方を変えるだけで、必要工数は変わらず、リードタイムは25%短縮できます。
タスク管理では、作業中のタスクカード置き場を1つしか置けないようにして一個流しで仕事をすること徹底させます。
 

ローテーションを効果的に行う方法

タスク管理をする上での悩みの一つが、タスクが特定の人に偏るということです。
その理由は明確で、スキルが偏っている、スキルアップが進まないというものです。
タスク管理は、スキルを高めるためのローテーションも戦略的に行うことが必要です。
自分自身のスキルを高めるために、どのような経験を積むべきかを考え、仕事の担当替えや所属の変更願をしていきましょう。

次・対・横で考えると効果的ローテーションが見える

ローテーションの事例

効果的ローテーションを考えるためには、3つの視点で担当替え・異動後の姿をイメージし、ローテーションを計画します。
①次プロセスへの変更・異動イメージ
次プロセスとは、今の仕事の受けてであり、顧客です。自分のやってきたことを活かす、使う立場となることで顧客志向・経営姿勢が高まります。

②対局への変更・異動イメージ
今までの仕事とは、価値観や考え方が真逆の領域です。自分の常識を破壊し、進化できるようになります。

③横展開への変更・異動イメージ
自分の今までの経験を最大限活かせ、拡大できる領域です。自分の知見をさらに深化させて、強固なものへと成長させることができます。
 

タイムスケジュール管理の柔軟性を高める方法

タイムスケジュールを立てるときは、「何を何時から何時までやる」といったように時刻で時間指定してスケジューリングするのが一般的です。
しかし、時刻を使ったタイムスケジュールは、各項目に割り当てられた時間のボリュームを知るためには、開始と終了時刻を引き算して、求めなければならず、60進法のため計算も戸惑ったり、間違えたりしやすいものです。
また、途中で時間が変わったとき、以降すべての時刻を再計算して、修正しなければならず、変更処理も手間がかかります。

時刻で管理することをやめると変更管理力が高まる

時間チケットのツールの事例

そこで、時刻の概念を捨て、すべてチケットで行います。
例えば、10分チケットのカードを用意し、作業項目の横に作業時間分の枚数分、貼っていくというものです。
1日7時間であれば、全42枚をどこかに貼っていけばいいので、総時間の計算などの手間がかかりません。
枚数から時間ボリュームもひと目でイメージでき、時間変更もチケットをずらすだけで済み、全枚数を変えないので、総時間のずれは計算する必要もありません。
時間管理は、時刻ではできないので、時計は使えず、カウントダウンタイマーなどを使います。
 

トラブル対応性を高めるタスクの処理法則

タスク管理では、トラブル対応はつきものです。トラブルは必ず発生し、その影響から、他の仕事が影響を受けて、問題化してしまうことを抑えることに翻弄されることも少なくありません。
担当に仕事を割り当てている場合、その担当の仕事で何かトラブルが発生すると、その担当が抱えている仕事が軒並み遅れてしまいます。
タスク管理では、このようなトラブルの影響を受けにくい管理方法が求められます。

タスクは1列待ちで処理するとトラブル対応力が高まる

一列待ちの事例

トラブルの影響を受けにくくするのが、一列待ちです。
切符売り場や銀行の窓口に並ぶとき、一列に並ぶ、あの方法と同じです。
タスクカードを一列に並べておいて、各担当は、処理しているタスクが終わったら、一列に並んでいる先頭のタスクカードをとって仕事をするというものです。
この方法では、一人の担当者がトラブルで仕事が止まっても、他の担当者が残りのタスクを止めずに処理していくので、トラブルの影響が受けにくくなります。
一列待ちは、トラブル発生のない正常状態のときでも、各担当にタスクを割り当てたときより、平均リードタイムが3割以上短くになることがあり、リードタイム短縮にも有効な方法です。
実行する上での課題は、各担当が一列待ちの仕事をすべて処理できるようになるためのマルチスキル化と標準化が必要となります。
 

仕事の計画精度を高めるタスクの設定方法

仕事にムラがあったり、遅かったりする人によく見られるが、準備不足で仕事をしているというものです。
「あれが足りない」「これが違った」というように仕事を開始してからバタバタと用意したり、確認したりしているのです。

準備をタスク化すると計画精度が高まる

段取り準備チェックのツールの事例

そのような場合は、タスクカードに準備チェックリストを追加しましょう。
仕事を始めるに前に準備すべきことができているか確認するためのものです。
すべてがチェックできてから、そのタスクの仕事を開始すれば、準備不足による問題は発生しません。
特に、新人や仕事に不慣れな人に有効な方法です。
仕事に慣れた人にも準備チェックリストは有効です。
その場合は、準備チェックリストを担当自らリストアップして、確認させる方法にします。
担当自ら、準備事項を考えることで、仕事の段取り、進め方を事前に計画することを促し、仕事の品質や生産性を高めることに役に立ちます。
また、準備チェックリストの入ったタスクカードをチーム内で見える化することで、何を使って仕事をしようとしているかお互いにわかるようになり、それぞれが持っている資料や情報などを共有して助け合うことができるようにもなります。
 

仕事の日程的偏りを平準化する方法

管理部門などでは、請求書の発行のような月次処理的な仕事があり、締め日などの特定に負荷が集中し、残業をしなければならないほど忙しい日がある一方で、暇と言えるほど仕事がない日もあります。
日程的偏りの激しい職場では、忙しい時の仕事を暇なときに前倒しして平準化したいと考えます。
しかし、仕事を前倒しは簡単にはできません。
顧客や他部門の仕事の都合で伝票の集計や処理を変えることが簡単にはできないからです。
最初からあきらめて何もしないという職場も少なくありません。

タスクをカレンダー化すると仕事の前倒しができるようになる

カレンダー型タスク管理ツールの事例

そのような職場では、タスクカードをカレンダー型のボードに貼ってみましょう。
タスクが集中している日が一目瞭然となります。前倒しするためには、様々な人の理解と協力が不可欠です。
カレンダー型タスク管理を見せることで、タスクの偏りに対する課題認識を深めることができます。
集中しているところに目が行きがちがちですが、暇な日、仕事の無い時期を強くアピールするようにします。
動かせるタスクで仕事の無い時期に少しは仕事があるように見せたりせず、徹底的にないことを印象付けるのです。
そして、タスクカード一つ一つ前倒しをするためにどのようにすればいいか、何度も話し合うようにします。
偏り対する強い課題認識をさせて協力を取り付けるようにします。
 

混乱のもとのタスクを減らす方法

納期遅延やトラブルの多い職場は、タスク管理をするにあたり、自分たちの仕事=タスクの傾向を調べて、タスク管理でその対処方法を盛り込むとタスク管理が助けになります。
現在の仕事のタスクをカードに書き出して、重要性と緊急性で区切った四象限の重緊マップに貼ってみましょう。
重要度と緊急度がともに高い象限にカードが多く貼られているとすごく仕事を頑張っていると思うかもしれませんが、このような状態は最悪です。
いつもギリギリの状態で仕事に追われ、一つ間違えば大問題になるという状態です。

緊急性の低いタスクを増やすと混乱がなくなる

重緊マップツールの事例

理想の状態は、重要度が高く緊急度が低いタスクが多いことです。
重要度が低くかつ緊急性が高いタスクは、人のやる気をそぐ仕事であることが多いですから、やめられるように仕向けていきます。
タスク管理では、緊急性の高い仕事を減らすことを考えるのではなく、緊急性の低い仕事を増やすことをめざします。
具体的には、重緊マップの重要かつ緊急性の低いタスクを今より早くリストアップし、今よりも長い計画の中で、消化できるように計画し管理をしていきます。
次に重要性も緊急性の低いタスクについて、重要性を高めるための方法を考えて、タスクの内容を見直します。
重緊マップの緊急性の低いタスクに着目したタスク管理を行うことで、重要かつ緊急の低い仕事がなくなり、納期遅延やトラブルが減っていきます。
 

担当のムリ・ムラを平準化する方法

仕事が担当に割り当てられている場合、各担当の仕事の負荷状況は、お互いに知ることはできません。
忙しくても自分で何とかしなければと一人で頑張ってしまったりします。
周りの人が忙しそうであっても、声かけても手伝えなければ邪魔になるだけと思って、自分から手助けしようかと声をかけづらいこともあります。
時間に余裕のある人、余裕のある時期があっても、職場全体としては残業時間が減らないという状態になっている職場は少なくないようです。

残業をチケット制にすると潜在化した過負荷が見える

残業チケットのツール事例
タスク管理とセットで、残業のチケット制を導入してみましょう。
残業をするときは、残業チケットをチームの中で申請し、チケットをもらって残業するというものです。
チームとしてチケット総数枠を設定して、その総数枠内で残業を抑えるために、チームで協力していく基盤とします。
残業チケットの申請があったとき、なぜ、残業をしなければならないのか、残業せず、処理するためにチームで何ができるかを話し合って、協力し合います。
残業チケット制によって、残業時間の抑制だけでなく、知らぬ間にあったお互いの仕事への不可侵条約も取り払われて、チームに助け合う文化が広がっていきます。
 

仕事のムリ・ムラを減らすタスク管理方法

タスク管理の基本スタイルは、人にタスクを割り当てるというもので、能力に見合った仕事量(負荷)を割り当てて、能力余剰(ムダ)や過負荷(ムリ)とならないようにして、仕事のムラをなくして平準化をはかります。
人に仕事を割り当てるスタイルは、一人の担当にタスクを任せきる前提のため、一人でできない人は割り当てができません。
そのため、割り当ての選択肢が狭くなり、特定の人にタスクが集中する一方で、タスクの割り当てが少ない人がいて、アンバランスな状態が解消できないことも少なくありません。

タスクに人を割り当てるスタイルが平準化の柔軟性を高める

タスクの割り当ての見える化管理ツールの事例

仕事の割り当ての柔軟性を高め、特定の人に仕事が集中したりしないためには、タスクに人を割り当てるスタイルに変えてみましょう。
その方法は、タスクに必要な能力に合わせて、それに見合った人を割り当てるというものです。
一人に任せられない場合は、ベテランと未経験者を組み合わせて割り当てます。
一人でできない未経験者もベテランの管理下で行うことで、任せられる部分を担当し、同時にスキルアップもできるようになります。
ベテランは、未経験者が手伝う分、余力ができ、他のタスクも担当できるようになり、全体としての生産性も高めることができます。
 

進捗管理レベルを高める管理方法

タスク管理を導入する目的の一つは、タスクの進捗管理にあります。
タスクの進捗状態を見える化し、チームで共有することで、進捗遅れのブラックボックス化を防ぐとともに、未然防止とチームの協力体制を高めることが求められます。
通常のタスク管理では、一つひとつのタスクが完了したか否かで進捗を管理しますが、チームとしての仕事の進捗が予定通りに進んでいるか、遅れ気味なのかということはわかりません。

スピードを見える化すると進捗管理がリアルタイムでできる

進捗管理ツールの事例

進捗管理の目的は、遅れの予兆を検知し、対処することで、問題となる遅延の未然防止をすることにあります。
遅れ進みの状態がわかり、未然防止につなげる進捗管理をする場合は、タスクの完了スピードを監視するしくみを入れましょう。
例えば、タスク管理ボードのタスクカードの完了置き場に、時間ごとの管理カード置き場を設けます。
完了したタスクは、完了置き場に順に積み上げて置いていきます。
既定の時間までに管理カードが積みあがってくるか、そのスピードを見えるようにして、進捗スピードを監視できるようにするのです。
これにより、タスクの遅れ進みの進捗スピードがリアルタイムで把握できるようになり、遅れの予兆を検知して未然防止ができるようになります。

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