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業務効率のヒント|シングルタスクで高効率&高クオリティの仕事を進めるコツ!

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仕事は集中できるシングルタスク!高品質な完了を促す効率策

仕事では、より高いクオリティの成果物が求められます。
誰もが複数の仕事を抱える中、効率的に進めることも考えなければなりません。
それぞれの仕事の時間を縮めるだけでなく、使う時間の質を高めることも重要です。
目的と成果物が明確になっていれば、目的に沿った成果物の完了地点がはっきりします。
まずは、この前提を確実にしましょう。
一つの仕事に取り組んでいるときは、他の仕事を忘れられるようにします。
より高い集中力が手に入ります。
シングルタスクで一つ一つの仕事を確実に完了させましょう。
効率スパイラルを保っていけるはずです。
クオリティと効率を両立させるために必要となるこれらのポイントを説明していきます。

 <目次>
仕事の目的と成果物を明確にする
他の仕事を忘れて、今の仕事に集中する
仕事は並行せず、一つ一つ流すのが効率的
・仕事を並行すると生産性が下がる
・仕事の並行を防ぎ一つの仕事を完了させるツール活用
・仕事が終わったら片付けてムダ時間を阻止


 

仕事の目的と成果物の明確化で完了を定義する

目的を明確にする

仕事には必ず目的があります。
仕事を細分化したときのそれぞれの作業にも目的があるはずです。

「何のためにその仕事(作業)を行うのか」
「この仕事(作業)によって何を実現したいのか」

仕事は、目的を達成するために行うものです。
目的が明確になっていないまま仕事をしても、目的を達成することができません。
まして、目的から外れてしまえば、まったく期待外れの結果となってしまいます。
その仕事の目的と、その仕事に必要な作業の目的を明確にしてから仕事を進めることが大切です。

これが、効率的な仕事を進め、クオリティの高い成果物を提供するための前提となります。

目的は、さまざまな仕事や作業に追われる間に忘れてしまいやすいものです。
ですから、見える形にして、いつも確認できるようにしておきましょう。

成果物を明確にする

仕事の目的を達成するために行う一つ一つの作業には、必ず成果物があります。
仕事とは、その仕事の目的に従い、あるものを基にして、そこに付加価値をつけて、新たなものを作り出す活動の連なりで完了するものです。成果物とは、この「新たなもの」のことをいいます。

どのようなものであれ、その仕事でどのような成果物を作り出すのかを明確に把握します。
製品や部品、資料など有形のものや、アイデアや知識、情報、サービスなど無形のものがあります。

有形の成果物

「○×製品を10個」
規格や仕様により機能、性能、寸法などがきっちりと決まった製品などでは、認識に齟齬が出にくいです。そのため、「○×製品を10個」のような定義で十分でしょう。

「○○報告書」
報告書などの場合は、認識に齟齬が出やすいため、内容をさらに明確にしておきます。
・どのような項目(背景、目的、結論、概要、詳細、効果など)
・どれくらいの数量(数ページにまとめる、数十ページに及ぶ詳細)
・どれくらいの質(参考レベル、叩き台レベル、即実施レベル)

無形の成果物

成果物がアイデアや知識、情報、サービスなどの無形の場合には、以下の項目を明確にします。
・何について(対象)
・どれくらいの量(件数など)
・どれくらいの質・レベル(全てに満足・それなりに満足・不満にならない程度)

上記にある「質」に関しては、受ける側がどのように感じるかが分かりません。
受ける人によって感じ方が異なってくるという面もあり、一概に決めることは困難でしょう。

アイデアや意見など思考を伴う仕事は、時間を増やせばそれだけ良いものが出るはずです。
このような仕事では、検討する時間で成果物を決めていきます。

「○○の営業方法について今から4時間で考えられる範囲のアイデアを出す」と決めます。
4時間が経過したら、たとえあと一歩と思えるときでも、そこでやめます。
このあと少しの感覚には終わりがないからです。

人は、より良いものを創りたいという欲求を持っています。
それが満たされるまで続けていたら、どれだけ時間があっても足りなくなるのです。
どんどん時間を消費してしまい、他の仕事のことが気になり出します。
すると「他の仕事もあるからとりあえずここで中断して、また後で考えよう」と中途半端な状態を容認してしまうのです。成果物の完了の機会を逃しているのです。
無形の成果物は、時間を決めて、決めた時間で打ち切って成果物を完了させます。

仕事の完了をしっかり定義して、確実に完了させて効率的に次の仕事につなげましょう。

他の仕事を忘れて、今の仕事に集中する

誰もが複数の仕事を抱えています。
どの仕事もしっかり完了させなければなりません。
忘れてしまったら、おおごとになってしまうでしょう。
しかし、一つの仕事をするときは、他の仕事は忘れたほうが効率性は高まります。

覚えていなくても実施できるような工夫をしましょう。
忘れてしまうかもという不安をなくせます。
ある仕事の最中に他の仕事を気にすることも、他にも仕事があるという不安もなくなります。

もちろん、さっぱりと忘れて実施しない、では困ります。
ここでいう「仕事を忘れる」とは、一つの仕事をするときに「あれもやらなければ」「これもしなくてはいけない」などを意識しないということです。これらの意識がなくなれば、目の前の仕事に集中できるでしょう。

もっとも簡単な方法は、抱えている仕事をすべて書き出すことです。
書き出すものはなんでもいいのですが、いつも持ち歩けるものを選んでください。
書き出したら、その仕事のことは忘れましょう。
書いているのですから、忘れても大丈夫ですし、自然に忘れられるようになります。

書き出したリストにある仕事に着手していけばいいのです。
仕事が終わったら、リストにあるその仕事を消します。
新たに仕事を依頼されたとき、そのリストに書き足して、また忘れてください。

これで、より集中して仕事を進めるという効率の一つの要素が手に入ります。

書き出したリストは、できるだけ頻繁に見るように心がけてください。
自分の記憶に頼って仕事に着手してしまわないためです。
そのリストを見れば確実に仕事が実施できるのですから、記憶を頼るよりも、見るという習慣を身に付けたほうが効率的なのです。

さらに効率を高めるために、リストの作業ごとの期日や成果物などの付帯的情報も書き込みます。
作業を優先度順に並べておけば、その都度何も考えることなく、仕事ができるでしょう。
ここまでできれば、本当に安心して他の仕事を忘れ、今の仕事に集中できるようになるはずです。

仕事は並行しない!シングルタスクが効率的

マルチタスクが生産性を下げる

いくつもの仕事を少しずつ並行して進めるマルチタスクをすると、生産性が下がります。

AとBとCのそれぞれ別の仕事があったとします。
どの仕事も、さらに細かく(①②③…)と分割して仕事を進めていくと思います。

【シングルタスク】での進め方
A(①②③)→Aの完了
次にB(①②③)→Bの完了
最後にC(①②③)→Cの完了

【マルチタスク】での進め方
A①→B①→C①
次にA②→B②→C②
そしてA③→B③→C③ →ABCの3つが完了する

実際には、各仕事の①②③がまとまったり、順序が変わったりすることもあるでしょう。
ただ、行うこと自体は増減しないため、一つ一つ進めても、並行で進めても変わらないように感じます。
同時に進行していると効率的のような気もします。
しかし、実際のマルチタスクとシングルタスクとでは、大きな違いが出るのです。

理由は2つあります。
「マルチタスクは、中途半端な仕事の数と存在時間が長くなること」
「マルチタスクでは、一つの仕事に取り掛かる度に復帰時間が発生すること」

この2つの理由についてもう少し詳しく説明します。

中途完了の仕事は変化に対応しにくい

シングルタスクの場合、3つの仕事が完了するまでの全時間の中で、AやBは中間地点で完了できます。マルチタスクの場合、最後に3つが出来上がるまでの間、AとBとCのすべてが未完了のままとなります。このことが大きな違いをもたらすのです。

仕事の環境下では、マルチタスクでもシングルタスクでも、それらだけを行えばいい、ではないはずです。このAとBとCの仕事を進める中で、ABCの仕事以外にもさまざまなことが起こります。
起きることがらの可能性は無限です。
他の仕事が入ってきたり、何かを頼まれたり、トラブルが発生することもあります。
また、AとBとCの仕事の内容が変更されることもあるでしょう。

そんなときに困るのが、中途半端な仕事の存在なのです。
何が起きたとしても、調整が必要になるわけですが、中途半端な状態の仕事は、この調整時にとても扱いにくいものなのです。

中途半端な仕事があるときに、他の仕事が入れば、中途半端な仕事がさらに増えるだけなのです。
そして、それぞれの完了までの時間が、さらに長くなってしまうのです。

どんどん時間が押していき、慌てて進めなければなりません。
慌てて仕事をすれば、ミスをする確率も高まります。
ミスがあれば、修正や訂正の時間が追加されます。
そのときも、他の中途完了の仕事を抱えたままかもしれません。
こうしてマルチタスクを進めていることが、非効率のスパイラルが膨らませていくのです。

思い出すための時間が必要になる

Aの一部を行い、Bに手を付けるというようなマルチタスクをすると、それぞれの作業に着手するその度に、復帰時間が必要になります。その仕事内容の確認や、前にどこまで進めていたかを思い出すための時間です。

一回だけなら数秒から数十秒のことかもしれません。
しかし、作業が変わる度に必要な時間ですから、合算するとかなりの時間になります。
変える頻度が高ければ高いほど、合算時間が膨らみます。

見直しや修正の発生は、さらに大きな復帰時間を消費してしまいます。
人の記憶はあいまいで、コンピュータのように正確に記憶を呼び戻すことはできません。
Aの一部を行い、Bに手を付けると、中断したときの状態を正確に思い出せない可能性もあります。
すでに行ったことを再度行ったり、まだ行っていないことを終わっていると思い込んだりするのです。

このような重複や抜けの発生が、品質を劣化させ、のちの見直しや修正につながるのです。
これが繰り返されると、検査や確認作業を徹底するよう指示を受け、本来であれば必要のない作業の追加につながることもあります。

並行して仕事を進めていくことは、このようにして非効率さと生産性の低下を招くのです。

次の項でマルチタスクをしないための具体的な対策をご紹介します。

シングルタスクで着々と仕事を完了させるためのツール

現在のマルチタスク状況を確認する

その時点で並行している仕事があるかどうかを見えるようにしましょう。

簡単なものとして、カードを使って仕事の状態を見える化する方法があります。
使うのは小さなメモ帳や付箋紙でも構いません。

抱えている仕事を一つずつ一枚のカードに書き出します。
用紙に枠を書き入れ、横並び4分割にします。
枠に「未実施」「実施中」「完了」「保留」をあてはめます。
仕事を書き出したカードを、それぞれの枠の中に置いていきます。

抱えている仕事の中でまったく手をつけていない仕事は「未実施」
着手しているけれど、まだ成果物ができあがっていない仕事は「実施中」
成果物ができあがっている仕事は「完了」に置きます。

ここで、実施中の枠の中に複数のカードがあればマルチタスクをしていることになります。
また、実施中の枠の中のカードの数が、中途半端な状態の仕事の数を意味します。
それらの仕事を一つずつ完了させてしまいましょう。

この先のマルチタスクを阻止する

現状で並行している仕事がないかを確認し、並行しているものがあれば完了させます。
そのあとも、確認で使ったこの4つの枠のシートは使っていきます。
シングルタスクを徹底していくためです。

新しい仕事が発生したときに「未実施」に書き込みます。
その仕事に着手したら、「実施中」に移動させます。
実施していた仕事の成果物が出来上がったら「完了」に移します。
この移動作業によって、現時点での仕事の状況が正しく把握できるようになるのです。

「実施中」の枠には、基本的に1枚のカードがある状態を保つことが理想です。
しかし、実際には難しいでしょう。
急に上司から呼ばれたり、最優先の仕事が舞い込んできたり、今すぐに解決しなければならない問題が発生したりするからです。そのようなときには、「保留」の欄を使います。
何か特別な理由があって中断していることが明示的にわかるようになります。

シールを使ってシングルタスクを徹底する方法

仕事の一つ一つをカードに書き出すのが面倒であれば、抱えている仕事を用紙に書き出してしまう方法もあります。2色の色違いのシールを使います。

着手したときに、書き出した仕事の横に赤いシールを貼ります。
完了したら、赤いシールの上に青いシールを貼ります。
保留になったときには赤いシールの横に○を書き、復帰したらその○に×をいれます。

用紙を見て、赤いシールが複数あれば、並行している仕事があるということです。
用紙を使う場合は、できるだけ1枚に収めるようにしてください。
一見して分かることが大切です。
用紙が一杯になったら、終わった仕事を除いて改めて書き直すといいでしょう。

シングルタスク管理を徹底する必要性

自分の仕事なのだから、そこまで細かく分けなくても覚えていられると思うかもしれません。
しかし、一つでも特別な状態を許すと、それに対する意識が希薄になることがあるのです。

1枚のカードしかないはずと認識していれば、1枚の状態は保たれていきます。
しかし、自分の意思とは関係のない理由なら仕方ないとして例外を許容すると、複数のカードを置くときに、必ず何がしかの他積の理由をつくって正当化するようになります。
原因(理由)があってその状態になるのではなく、その状態を正当化するための理由を作り出すようになるのです。徹底しなければ、マルチタスクがまた増殖するのです。

また、シングルタスクを管理する中で、「保留」の中にどんどん仕事が溜まるようであれば、根本的な問題がある可能性にも気付くことができます。

仕事の途中で必ず上司や他部門への確認が発生して「保留」の状態になるのであれば、上司や他部門へ確認するものが出来上がったその段階をひとつの仕事の完了と設定することもできるでしょう。
割り込みによる「保留」が多発しているなら、なぜ割り込みが多発するのかをしっかりと確認して減らせないかを考えていくのです。

上記を実践しても、どうしても並行してしまうという人もいるかもしれません。
その場合は、この見える化したシートを同じ職場の他の人たちにも見えるようにします。
その意図を伝えることで、他者に関わる中断を軽減できるかもしれません。

仕事が終わったら片付けてムダ時間を阻止

集中の阻害要因をなくす

一つ一つに集中して確実に完了させるために、仕事が終わったら何も残さないようにします。
当たり前のことと思われるかもしれませんが、実際には片づけていないことが多いのです。

「面倒だから後でまとめてかたづけよう」と、デスクの上に資料を残したまま。
「また後で使うかもしれないから置いておこう」とPCのデスクトップにファイルを置いたまま。

このようにして、次の仕事に取り掛かってしまうことはありませんか。

広ければ、置いていても今の作業には影響がないように思えます。
しかし、この片づけられないままのものが、中途半端な作業を誘発するのです。
これらは、次の仕事を進めていても、どうしても目に入るからです。
目に入る度に、終わった仕事のことが頭の中をよぎり、記憶を呼び起こします。
それにより、今の仕事に完全に集中できない状態が生み出されるのです。
繰り返されるごとに、「そういえば、あそこは大丈夫だろうか?」と余計なことを考えて不安になるのです。

不安になるとその部分が気になってしょうがなくなり、今行っている仕事の邪魔を始めます。
仕事を中断してでも、終わったはずの仕事の内容を確認したりするのです。
多くの場合、このような不安が的中することはなく確認して安心を得るだけです。
ムダな中断を発生させるだけでなく、行っていた仕事の完了を遅らせてしまいます。

ですから、仕事が終わったら、すべてを片付けて非効率となる要因を防いでいきましょう。

片づけで気持ちの切り替え

仕事が終わったときにすべてを片付ける行動には、もう一つの効果があります。
それは気持ちの切り替えです。
人は、簡単に気持ちを切り替えることができません。
どうしても直前に行っていたことを引きずってしまいます。

たとえば、直前の仕事でコスト削減のことを考えていたのに、次の仕事で業務拡大のことを考えることは難しいものです。どうしてもコストのことを考えてしまい画期的なアイデアが出ないのです。ですから、コスト削減に関する仕事で使用していたものをすべて片付けることで、気持ちの切り替えをするのです。

参照した資料を元の場所に戻す
パソコン上で開いていたフォルダも閉じる
作成した資料は正しくファイリングして所定の場所にしまう
渡すべき人のところに持っていく
資料作成に使ったメモ紙やパソコン上の中間ファイルは全部捨てる

このような一連の作業をしながら、物理的な整理だけでなく、気持ちの上でも整理ができるのです。
適切に戻したり捨てたりすることが、仕事の管理の一環となり、安心して忘れることを可能にします。
前の仕事が終わったことを認識する儀式となり、次の仕事に集中する準備が整うのです。
過去の仕事が後を引かないように片付けることで、確実に完了させましょう。

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