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業務効率のヒント【まとめ】仕事が効率よく進まない悩みを解決する方法と役立つコツ

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業務効率のまとめイメージ

早い・確実・ミスなし・効率的な働き方のコツと実践方法【10選】

仕事は、長い時間をかければよい仕事ができるとは限りません。
どんな時間の使い方と質で仕事に取り組んだかが仕事の質を決めます。
これが効率です。
効率的に仕事が進められるようになると、仕事も生活も良質のスパイラルが起きます。
重要な仕事に十分な時間を確保できます。
仕事を期限内に完了し、高品質なアウトプットが出せます。
あなたの仕事の質が上がれば、上司や顧客の評価にも直結していくでしょう。
残業も減り、休日は心おきなく楽しめるはずです。
仕事の基盤、仕事の流れ、仕事の質の向上というテーマに分けてご紹介しています。
あなたの仕事が効率的に進まない悩みを解決する方法や役立つコツを見つけてください。

 <目次>
効率的に仕事を進めるための基盤
・こだわり過ぎの打開策!目的に合わせて続行
・完璧主義の転換法!仕事の価値にフォーカス
・時間の使い方の要点!かける時間を決め強弱で調整
仕事が効率的に進むようにデザインするコツ
・サっと取り組む前に必要なひと手間!サっと順序を考える
・直感も裏付ける!学びの手戻りが仕事の質を高める
・基盤は大事に!実践で更新するリアルタイム手順
仕事の効率と高品質を両立させ高い評価につなげるコツ
・自己流より効果大!手順は守破離と他者視点で磨く
・「断る」と「代理を立てる」は信頼を得る選択肢
・高効率と高品質の両立を助ける集中のための3つの対策
・期待を超える仕事のための基本・気付き・共通認識


 

効率的に仕事を進めるための基盤

こだわり過ぎの打開策!目的に合わせて続行

仕事にこだわりがあるからこそ、より良い仕事ができます。

しかし、せっかくのこだわりも、依頼者や顧客の目的達成に貢献するものでなければ非効率。
それは、仕事ではなく趣味でしかありません。
いつものあなたのこだわりポイントでは、評価を得る成果は出せないでしょう。

依頼者や顧客の目的を理解し、そこにあなたのこだわりの照準をあてましょう。
目的に対する意識は、とても薄れやすいものです。
依頼者や顧客の目的は、常に見えるようにして意識していきます。

仕事の中に複数の作業にも、それぞれに目的があります。
その作業の集結によって、依頼者や顧客の目的が達成できるよう作業を整理します。
依頼者や顧客基準でメリットのあるアウトプットを出していきます。
目的に沿った仕事が進められるよう途中で立ち止まって確認することも大切です。

こだわりは大切にしてください。
こだわるポイントを見直して、効率と評価を獲得していきましょう。

詳細記事はこちら↓


 

完璧主義の転換法!仕事の価値にフォーカス

完璧を追求すれば、その仕事の質は確実に高まります。
そうしたいけれど、時間が足りない、他の仕事もある。
あなたもこのジレンマに陥ったことはありませんか?

完璧の追求は、全体的な非効率を生み出します。
完璧さの追求には終わりがないからです。
仕事の時間は限られていて、他の仕事の時間が削られるという現実もあります。

完璧という高品質さを目指すより、価値を最大化することに意識を向けてみましょう。
あなたの理想と仕事の現実の折り合いをつける効果的な方法です。

価値の基準は顧客です。
顧客の価値を最大化するには、やってみて、失敗し、検証し、改善していきます。

完璧なものを作り出すことはとても難しいです。
言い換えると、失敗や問題のない仕事はとても少ないということです。
限られた時間の中で、その失敗や問題を潰すことに注力すれば仕事の価値は高められるのです。

PDCAを繰り返して、仕事の価値を最大にして顧客に提供していきましょう。

詳細記事はこちら↓


 

時間の使い方の要点!かける時間を決め強弱で調整

仕事の時間管理は効率化の重要な要素です。
時間管理がうまくいかないと、残業や期限切れになる仕事が増えます。

多くの仕事は、一定期間で分割して行うと思います。
まずは、行う作業を見える化して、整理しましょう。

仕事を受けたとき、「かかる時間」を考えていませんか?
A作業は1時間かかる、B作業には2時間かかる、C作業には30分。
合計3時間30分の所要時間を見積もるスケジュール設定は、いつも時間オーバーになりがち。

はじめに「かける時間」を決めて効率化していきましょう。
3時間で終わる!と決めて、3時間で完了するための手順や方法、使うツールを考えるのです。
変化に柔軟に適応するための思考も身に付きます。

重要で価値の高い仕事に多くの時間をかけ、そうでない仕事に時間をかけない。
強弱で仕事を時間に割り振ることも大切です。

仕事を行う時間に余裕を持たせて進めようとするのも得策ではありません。
先延ばししやすく、結局、時間が十分に取れないまま低品質のアウトプットを出してしまうのです。
他の仕事に追われるうちに、忘れてしまうという事態も招きかねません。
余裕があるという心理が、仕事の効率と質を下げるもとになるのです。

時間をはじめに決めると、進捗確認、途中調整や変更も対応しやすくなります。
途中で価値ある仕事ができているかを確認しながら、効率と仕事の品質を保っていきましょう。

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仕事が効率的に進むようにデザインするコツ

サっと取り組む前に必要なひと手間!サっと順序を考える

何事もサッと行動に移せる瞬発力のある人は、仕事が早いです。
優先順位を考えず、場当たり的な仕事なら、どんなに早くても非効率。
仕事の順序は、効率と仕事の質を左右する重要なものなのです。

取り掛かるその前に、仕事の適切な順序を設定しましょう。

仕事の緊急度(期日)と重要度で仕事の優先度を見極めて順序を決めます。
仕事の流れは、その仕事の中で発生する依頼者判断の分岐点の優先度で決めます。
依頼者判断の分岐点の優先度は、顧客の緊急度と重要度が基準です。

依頼された仕事の進行中に、依頼者の状況は変化します。
それに伴い、依頼された仕事の状況も変化します。
その状況の変化を把握し、依頼された仕事の優先度を常に見直し、適切に調整していきましょう。

依頼者が必要なときに必要なものを提供していくことが大切です。
あなたのスピードに、効率と質を確実に伴わせるためにも、適切な順序設定を徹底しましょう。

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直感も裏付ける!学びの手戻りが仕事の質を高める

自分が考え付いたことをすぐに実行に移せるのは素晴らしいことです。
しかし、それが成功につながるか失敗に終わるのかはわかりません。

重要な仕事であるほど、大きな失敗は避ける必要があります。
だからと言って、失敗を回避するために、実行しないのは得策ではありません。
失敗という事実を得ていかないと、成功する確率は下がるのです。

小さく失敗し、その失敗から学ぶサイクルを活用すれば、低リスクで高成果が実現できます。

PDCAを繰り返し回していきましょう。
「仕事」「その仕事の中にある作業」「その作業の手順ややり方」
PDCAは、すべてにあてはめることができます。
実践→結果→確認→処置は、仕事の質を高める学びの手戻りのサイクルなのです。

仕事とは、成果物を作り出すことです。
仕事の中の各作業にも成果物があります。
その成果物には、基にする投入物が必要です。
投入物と成果物をつなげていくと適切な順序で並べることができます。
書き出して、抜けや重複のないように埋めていくのが効率化のコツです。

このつながりの特徴は、仕事や組織全体にもあてはまります。
ですから、自分の仕事だけでなく、周りの人の仕事と自分の仕事のつながりの構造を理解して仕事を進めましょう。理解していないときより、質の高い成果物を効率的に作り出せるはずです。

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基盤は大事に!実践で更新するリアルタイム手順

あなたの仕事の手順は誰が作り出したものですか?
今ある手順をこなすことは仕事ではありません。
手順は、「今」に適応させて、あなたが仕事を実施する中で作り出していくものです。

その手順は、あなたの仕事で使っていく道具です。
道具としての手順を今に適応させると、仕事はスムーズに進みます。
手順を今の状況に合うよう変更し、その手順で進めるのが「仕事」です。

今ある手順を基盤にして、「何かおかしい」という気付きを得ます。
あなたが気付くそのことが、今に適応する手順をつくる出発点です。
原因を探って、真因を突き止め、問題や課題として設定します。
解決策を実施するために作り出すのが手順です。
必ず結果を評価して、上記を繰り返し、手順を磨いていきましょう。

手順の質が上がれば、仕事の質も高めていけるのです。

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仕事の効率と高品質を両立させ高い評価につなげるコツ

自己流より効果大!手順は守破離と他者視点で磨く

自己流で一生懸命に仕事をするのは大変です。
基本を徹底的に身に付けて、その基本に照らして気付きを得ていくのが得策です。
前者は手っ取り早いですし、後者は時間がかかる気がするでしょう。

しかし、仕事を効率的にするのは、基本を身に付けることなのです。
なぜなら、気付きがいつも的確になるからです。
求められる成果も、期待を超える成果も、すべては、基本をマスターしてこそなのです。
守破離を、あなたの仕事にも反映させていってください。

「守」…基本を理解し、確実に実践できるようになる。
「破」…基本に変更や改変を加えて、より良いものを作り出す。
「離」…今までにない新しいものを作り出す。

「破」の段階の人たちは、それぞれ異なった手順を作り出します。
同じ仕事でも、かかる時間の差を生み出します。
大切なことは、その手順が目的に沿っているかということです。
目的を達成する手順は、一つではありません。

あなたの手順と異なる手順の存在を知ったら、一度実践してみてください。
あなたの視野を広げる貴重な経験となるでしょう。

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「断る」と「代理を立てる」は信頼を得る選択肢

仕事を断ることは、マイナスのことではありません。
依頼の時点なら、ニュートラルなことです。
手一杯だ、知識やスキルが足りない、そう思うのであれば断りましょう。

「ムリ」と「やれる」を判断するためには、自分の現状を的確に把握しておくことが大切です。
今、どんな仕事を抱えていてどのような状況なのか。
今の自分は、何がどれくらいできる能力があるのか。
少し背伸びのチャレンジになりそうなら、事前に依頼者に伝えておくようにしましょう。

「ムリ」と「チャレンジ」を分けて判断していくことも重要です。
着手してみて、自分には難易度が高く、完了の見通しが立たない、時間的に間に合わないとなるものは「ムリ」があったことになります。万が一、途中でダメになっても別の方法で完了するオプションを持っておくことが大切です。

この段階で、自分にとって価値があると感じられ、目の前の壁を乗り越えるヒントが見えてきているのであれば「チャレンジ」です。自分が変わり、成長していくためにも取り組んでいきたい仕事です。

自分にしかできない仕事で断れないこともあります。
抱えている他の仕事を、他の人に割り振ることを考えます。
割り振りが可能な仕事や仕事一部を抽出し、代理で行える人を選抜します。
自分ですべてを抱え込まないためにも重要な選択肢です。

自分の能力を把握する際に、自分の得意なことは認識を強くしておきましょう。
そして、得意なことをする時間をできるだけ確保してください。
自分の苦手なことやうまくできないことをするよりも、仕事は効率的に進むはずです。
不得意なことは、得意な人に頼んでみましょう。きっと、逆パターンもあるはずです。
誰かの苦手なことが、もしあなたの得意なことなら、喜んで引き受けていきましょう。

これらはいずれも、依頼者の信頼を得るために必要なことです。
正直であるために、現状把握と自己認識が大切です。

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高効率と高品質の両立を助ける集中のための3つの対策

仕事の高効率と高品質を両立させる一つ目のポイントは、目的と成果物を明確にすることです。
目的に沿った成果物を確実に完了させることが仕事の前提だからです。
目的に沿わない成果物は低品質で、やり直しも発生するでしょう。
成果物が明確になっていないと、一つの仕事の完了があいまいになるのです。

二つ目のポイントは、他の仕事を忘れられるようにすることです。
ある仕事をするときに他の仕事のことを考えれば、集中が削がれるからです。
作業をすべて書き出すことで安心して忘れることが可能になります。

三つ目のポイントは、仕事はシングルタスクで進めるということです。
マルチタスクは生産性を下げる元凶なのです。
中途半端な仕事、他の仕事で使うものが気になると集中力が保てません。
中途完了の仕事を溜めないように、仕事の進行を見える状態にしてマルチタスクを防ぎましょう。

集中することで、使う時間の質を高めて、高効率と高品質を両立させましょう。

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期待を超える仕事のための基本・気付き・共通認識

まず、依頼者の期待に応える仕事を目指し、信頼を獲得することが重要です。
期待を超えるとは、依頼者の価値に沿った期待以上のものを提供することです。

基本は、依頼者の目的に沿った価値の高い成果物を提供することです。

その上で、依頼者が見えていない価値あるものに気付き、仕事に付加していきます。
依頼者は、目的達成のために必要なことのすべてを把握しているとは限りません。
多くの場合、不足した何かがあります。

期待を超えるプロセスでは、依頼者の協力が欠かせません。
依頼される側は、思い込みや先入観を取り払うことも大切です。
依頼者にとっても、イメージできないものの判断や選択をするのは難しいものです。
目的や成果物、その先で得られる価値までを見える形の成果物として提供し、その認識をお互いに一致させておくことが大切です。

プロフェショナルなスキルや知識、経験データに基づく直感などを活用しながら、不足した価値を付加し、客観的な高い成果につなげます。

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