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業務改善のアイディア|仕事の時間のかけ方にメリハリをつけて効率性を高める

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仕事の納期を守る仕事

本物の業務の効率化策とは?決めた時間で完了できる仕事の方法を考える

仕事の時間配分は効率的でしょうか。効率性は、早いだけでは成り立ちません。
価値の高い作業には多くの時間を割り振り、価値の低い作業なら、最低限の時間で済ませます。
仕事にかける時間にメリハリをつけると効率が高まります。どこに時間をかけ、どこを最低限の時間でこなすのかの時間設定のコツを説明します。必要な時間ではなく、かかる時間の設定で仕事の効率を高めましょう。

<目次>
仕事の価値と時間のバランスを取るコツ
仕事の価値と時間のバランスを取るコツ
作業の見える化と方法の取捨選択で効率化
仕事の予定工数(時間)を設定する
仕事途中の価値評価と効率策のブラッシュアップ


 

仕事の価値と時間のバランスを取るコツ

仕事のある一部にこだわり過ぎて、仕事が予定通りに進まなくなることがあります。
最終的な納期に間に合わないということも起きてきます。

ここで、問題視したいのは、一部のことに時間をかけすぎることではありません。
時間を縮めたからといって、良い結果と評価につながるものではないからです。
より良い結果のために、時間をかける価値のある作業はあります。

仕事では、価値のあることに時間の比重をかける意識を持つことが重要なのです。

仕事の時間には限りがありますが、時間のかけ方に強弱をつけていきましょう。
時間をかける作業と時間をかけない作業の強弱は、仕事の価値によって判断します。
その価値は、依頼者や顧客の優先事項を把握することによって見極めることができます。

一つ例を挙げてみましょう。

上司が部下に、経営会議での報告に必要な売上情報の報告を依頼しました。
依頼される部下は、何のための報告なのかというところまで理解しておくことが大切です。

対象となる経営会議の議題として、以下の2つが挙がっていたとします。
A:新製品のシリーズ拡大販売をするか否かの判断
B:売上げ低下の対策を考える

Aに対して、「新製品のデータの集計と分析」に、より多くの時間を費やすのが適切です。
Bに対しての、概算集計を先に進めて、売上げが低下している製品や代理店を選定し、選定された製品と代理店の情報収集と分析に時間を多く費やします。

売上情報の中でも、上記A、Bの議題に関連性の低い売上数値については、概算レベルで済ませ、それ以上の時間をかけないようにするのです。

作業する者が、この価値と時間のバランスを崩してしまうと、依頼者の、その後の仕事に影響を与えていくことになります。適切な結果を出せずに、不満を抱かせたり、信頼を失ったりにつながるのです。

時間をかけていることが、価値のあることなのか、価値のないことなのかを見極めましょう。
依頼者や顧客の優先事項を把握することが大切です。
そして、価値あることに時間を費やす仕事をしていきましょう。

作業の見える化と方法の取捨選択で効率化

作業を見える化する重要性

仕事を行うとき、どうやって進めていくかを考えると思います。
「まず何を行って、次に何を行う…」と考え、それらの作業を進めていくでしょう。
最終的に求められている成果物が作り出されるというストーリーを描くのです。

この時、実施レベルの詳細な手順まで思い描く人もいます。
「とりあえずこんなことを行えば出来上がるだろう」と大まかなイメージで進める人もいます。
いずれにしても、何をやらなければならないかは考えるでしょう。

ただ、その行うべき作業を頭の中で考えるだけで作業を始めてしまっていないでしょうか。
ここに、問題の発生につながる裏のストーリーが隠れているのです。

・価値のないアプトプットのために多くの時間を注いでしまう。
・こだわりがある作業に着手するとそのことだけに没頭してしまう。
・その後の作業の存在と、それらにかかる時間への意識が薄れる。
・こだわった部分が完了したとき、その後の作業の存在と、かかる時間に気付き呆然となる。

仕事の作業を見える形にすることは、これらの問題の防止策になります。
つまり、作業を効率的に進めるためのツールとして役立てることができるのです。
見えるように書き出して考えることは、頭の中で考えるだけのときより、ずっと有力のはずです。

仕事に必要な作業を見える化するときのコツ

仕事に必要な作業の見える化

まずは、一つの仕事を完了するために行うべき作業を、考えた時点でどんどん書き出しましょう。
一つの仕事は、一つの場所(用紙やノートなど)に情報を集約しておくのもコツのひとつです。

①単純に考えた作業を書き並べてみる
②書いたものをじっくりと眺める

これだけでも、得られる気付きがあると思います。
「他に抜けているものはないか」
「本当にこの作業はやる必要があるのかな」
「この後で何をやったらよいかハッキリしていないな」
「作業の順序はこれでよいのかな」

③気付きに対処する

すぐに解決できそうなものであれば、解決してしまいます。
・少し考えてみる
・依頼者に確認する
・誰か他の人に聞く

すぐに解決できないものについては、そのままにしておきます。
そういうことに気が付いたということだけ認識していればいいのです。

④書き出した作業に着手する

作業を始めてみないと分からないことは、たくさんあります。
作業を行っていく中でも、気がついたことや問題があったこと、抜けていた作業などをどんどん書き足していきましょう。このことにも、のちのちさまざまな効果をもたらすので、実践していきましょう。

アウトプットする価値の見える化とやり方の取捨選択

仕事に必要な作業をすべて書き出したときに、よく吟味しておきたいことがあります。

「それぞれの作業で出すアウトプットは、仕事の目的に照らして価値のあることか」

仕事や依頼者の優先事項に対して、価値のあるアウトプットかどうかということです。

先ほどの売上報告の例の場合は、会議で何を判断・決定するための報告書かを把握して価値が判断できました。「新製品のデータの集計と分析」や「売上げが低下している製品や代理店の情報と分析」の内容が依頼者(上司)にとって価値のある内容でした。

アウトプットの価値が、「早さ」「正確さ」「コストの低さ」などに置かれることもあります。
また、今までにない魅力、独創的な内容を付加することで、アウトプットの価値を高めることもできます。
顧客の優先事項に照らし合わせて、それに沿っているかを確認し、沿う作業を見える形にします。

「その作業の目的やアウトプットのためのベストな方法はどれか」

売上額の報告書を出すという仕事でも、優先順位によっていろいろな方法が考えられます。
「早い」ことが優先であれば、早くまとめるための方法を選択しなければなりません。
「正確」なことが優先であれば、どうすることが正確な数値をまとめることに有効なのかを考えるのです。

それぞれの作業ごとに、目的、時間、優先に照らしてベストなアウトプットが得られるようにします。
こうすることで、依頼者の優先することと一致した仕事のための効率的な業務フローが整うのです。

作業を見える化する効果

作業項目をフローとして書き出しておくと、今の作業が全体のどのあたりなのかも一目でわかります。成果物が出来上がるまでの残りの道のりも見ることができます。
残りの道のりが見えれば、今の作業にそれほど留まってはいられないことも認識できるでしょう。

また、作業中の抜けや気付きも書くようにすると、自然にその書き出しを見る頻度が増えると思います。
そのときにも、その先の作業を目にすることになるのです。

それぞれの作業や気付きを見える形で書き出していくことで、時間に対する意識喚起にもなります。そして、一つの作業への「こだわりすぎ」「没頭しすぎ」「時間の超過」を防ぐことができていくのです。
まずは、書き出すことからはじめて、徐々にその書き出しを深めていきましょう。
ぜひ、書き出すことで効率が高まることを実感してみてください。

仕事の予定工数(時間)を設定する

必要な時間ではなくかける時間を決める

価値あることに時間をかけ、価値のないことに時間をかけないことが大切です。
それぞれの作業の価値の高低に照らして、かけてよい時間を設定しましょう。
その予定時間に終わらない作業は、効率が悪いことを意味します。

仕事には基本的に期日があります。
そして、期日がある以上その仕事に使える時間も限りがあるのです。

多くの人が、この期日に追われて仕事をしているため、期日は意識されやすいです。
では、その期日のために使える時間については意識できているでしょうか。
使える時間に無頓着だと、全体的な間延びや自己中心的なこだわりに時間を消費してしまうのです。
そこで、仕事にかける時間、あるいはかけても良い時間を決めることが有効になるのです。

ここで注意しておきたいことがあります。
「その仕事にどれだけの時間が必要か」という視点ではなく、
「どれだけの時間を費やしてもよいか」という視点で時間設定をするということです。

仕事の時間を決めようとするとき、
「詳細な作業項目を洗い出し」
「それぞれの作業項目の時間を見積り」
「見積もった時間を積み上げて作業時間を決める」
これが一般的な傾向のようです。

しかし、この方法で時間を決めると、必要だろうと思う時間には際限がないことがほとんど。
それを積み上げてみるとスケジュールに収まり切れないという結果に陥りがちです。
細かい時間設定をして、その通りに進めばいいのですが、多くの場合は時間オーバーとなります。
これでは、計画する意味がなくなってしまいます。

ですから、どれだけの時間が必要かを考えるより、どれだけの時間を使うのかを決めるほうがいいのです。
どれだけの時間を使うのかを決めることに妥当性や根拠は必要ありません。
必要なのは、その時間で行いたいとする意思と、適切な方法だけです。
その上で、その決めた時間内で済ませるにはどうすればいいかを考えます。
これが効率を高めるのです。

仕事の中の各作業に時間を割り振る

全体の仕事時間を決めたら、次に各作業に割り振る時間を決めます。
このときも同じく、どれだけの時間を費やすかという自分の意思を反映します。
ただ、その時間設定の基準は好き・嫌いではいけません。
仕事におけるその作業の目的や重要度でどれくらいの時間を割り当てるのかを決めていきます。

顧客が優先することに直結する作業については、十分な時間を割きます。
いくらか犠牲してもよいことに対する作業については、最低限の時間を割り当てるのです。

このようにして、作業に費やす時間を明確にしたあと、時間内完了のための方法を考えていきます。

すべての仕事や作業において、それを完遂する方法は一つではありません。
今まで行っていた方法では実現できないのであれば、他の方法を考えます。
あらゆる方法を探る習慣が、効率的に仕事を進める力を高めていくのです。

費やす時間から決めることの効果

費やす時間が明確になっていると、作業を進めているときにも「予定通りなのか」「遅れているのか」「予定より早いのか」がすぐに分かります。
こだわる作業については、多くの時間を割り振っていたとしても超過することが多いものです。
費やす時間をあらかじめ決めることで、超過しそうになっても、超過する前に気付けるようになります。
あらかじめ決めた時間が基準となり、対応策を考えることを促してくれるのです。

もし、超過しそうになったら、
「他の作業のやり方を変えることで吸収できそうなものなのか」
「こだわりに妥協点を入れる必要があるのか」
「依頼者に期日の変更を依頼するのか」
などの対応策を考えられるようになります。

また、作業方法を常に考える習慣も身に付きます。

積み上げで時間を設定していると、常に今の作業方法が基準となるため、方法の変更を考えようとしません。実際の作業では、いろいろな事態が常に発生するものですが、予定した作業方法がそのまま適応できることは少ないのです。

今の作業方法ありきで時間設定をしてしまっていると、発生するいろいろな事態に柔軟に対応していくことができません。その結果、時間通りには終わらないということも起きてきます。

費やす作業時間から決めておくと、その時間で実現するためにはどのような作業方法があるのかを必然的に考えるのです。不測の事態が発生しても、動じることなく、新たな作業方法に柔軟に変えていくことができるようになります。方法を考える習慣のなせる業です。

柔軟に作業方法を変更し、変化に対応していくための、時間設定のコツです。
費やす作業時間から決めて、方法を常に考える習慣を身に付けて、効率よく働いていきましょう。

仕事途中の価値評価と効率策のブラッシュアップ

作業に費やす時間をあらかじめ設定することで、予定に対する現在地点が分かるようになります。
もし時間が押しているようであれば、何をしなければならないかを意識することが大切です。
あらゆることが発生するのですから、時間が押すというのはよくあることではないでしょうか。
その次段階の、「では、どうするか」を考え、対策を取っていくことが大切なのです。
そうすることで、常に時間を意識し、適切な時間配分で適切に進めていくことができるようになります。

仕事の途中でも、立ち止まる時間を設けてみましょう。
仕事の目的に沿えているかの確認とともに、それまでの仕事や作業の効率を評価する時間です。

とくに、生み出した価値や結果が、かけた時間や手間に対して見合っているかを考えます。
目的に照らし、顧客(依頼者、次の工程)に対して求められたアウトプット価値や結果につなげられているかということです。予定時間に終われていないことや、必要な価値や結果が出せていないことがないかを確認します。

生み出した価値や結果が低いようであれば、それぞれの作業にかける時間ややり方を再計画する必要があります。結果や価値の不足に対して「では、どうするか」を考えるのです。現状より効率のいいやり方がないかを探り、適切に変えていきましょう。

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