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タスク管理とは~進捗管理力を高める手法とコツを事例で紹介

タスク管理のイメージ

チーム仕事の計画力と進捗管理力を高めるタスク管理の進め方とコツ

タスク管理は、ToDo管理やスケジューリングによって、仕事の優先度を見える化し、平準化・進捗管理を行う手法です。付箋紙やTrello・Google Keepなどのタスク管理アプリなどのツールを使い、チームの仕事を見える化し、納期短縮、変動や異常への対応力、進捗管理力を高めるための管理方法とコツを事例とともに紹介します。

 <目次>
タスク管理とは
かんばん方式のタスク管理とは
チームのタスク管理の課題と解決策
タスク管理の構成
・タスクとは
・タスクカードとは
・管理ボードとは
タスク管理の実施手順と管理サイクル
タスクのプランニング方法(作業の洗い出し)とツールの使い方
・WBS(Work Breakdown Structure)によるプランニング方法とツールの使い方
・リーン型のプランニング方法
タスクのスケジューリング方法(作業の割り当て・ToDo管理)とツールの使い方
タスクの進捗管理の方法とツールの使い方
タスクの学習と改善の方法とツールの使い方
タスクの標準化の方法とツールの使い方
タスク管理ツールTrelloの使い方と事例
タスク管理アプリGoogle Keepの使い方と事例
タスク管理を支援するITツール
まとめ

タスク管理と時間管理の動画学習の項目イメージ
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タスク管理の基礎と使い方
タスクの計画と管理ポイントを解説
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タスク管理とは

タスク管理とは、一言で言うと「仕事の投入と進捗の管理」です。
タスク管理は、主に個人の仕事を管理するものと、チームの仕事を共有し管理するものがあります。
個人とチームのタスク管理のイメージ
個人のタスク管理は、個人=自分への仕事の投入と進捗管理となり、スケジュール管理と進捗管理が中心となります。チームのタスク管理は、チームメンバー及び関係者(次工程や取引先)への仕事の投入と進捗管理となり、仕事のプランニング、割り当て管理、スケジュール管理、進捗管理、異常処置管理など多岐にわたる管理が必要となります。

個人のタスク管理とチームのタスク管理は、相互に関連付けて運用することが少なくありません。
チームのタスク管理でスケジューリングしたタスクを個人のタスク管理に落として管理したりします。チームのタスク管理の中で担当毎の個人のタスク管理も同時に行うこともあります。

ここでは、主にチームのタスク管理の説明となりますが、個人のタスク管理にも役立つ内容となっています。
 

かんばん方式のタスク管理とは

タスク管理に、トヨタ生産方式の「かんばん方式の原理原則」を取り入れたものをかんばん方式のタスク管理と言います。
かんばん方式の「かんばん」をタスクカードに置き換えて、かんばん方式で培った知見をタスク管理に応用したものです。
海外でもKanban BoardまたはKanban Toolと呼ばれるタスク管理として広く採用されています。

    かんばん方式の原理原則は、

  • 見える化:異常・変化・変更の見える化、価値の見える化、生産性の見える化、情報と知恵の共有
  • 整流化:一個流し(シングルタスク)、一列待ち
  • 平準化:負荷の平準化、能力の平準化
  • 学習:PDCAサイクル、源流管理(リーン・スタイル)
  • といったものがあります。

タスク管理ボード事例写真かんばん方式の「かんばん」をタスクカードに置き換えて、かんばん方式で培った知見をタスク管理に応用したものです。
かんばん方式のタスク管理は、その特性上、チームのタスク管理において、大きな効果を発揮します。
タスクを商品陳列台=ストアに並べて管理することから、ストア管理とも呼んでいます。(トヨタのかんばん方式でも部品を並べて置く棚をストアと呼んでいます。)






 

チームのタスク管理の課題と解決策

まず、チームのタスク管理が抱えている課題について整理しましょう。
チームおいてタスク管理が必要となる仕事は、企画・開発業務、イベント型業務、プロジェクト型業務など、非定型・非定期の業務が中心となります。案件毎に仕事の内容やボリューム、時期が異なるような仕事で、案件毎に仕事=タスクの計画・管理をしなければならないものです。
このような仕事では、次のような課題を抱えていることが多くあり、タスク管理は、この課題を解決することが求められます。

①仕事が把握できない

テレワークの導入などによって、仕事の個人管理化が進んでしまい、個々の仕事が把握できず、チームとしての負荷の平準化や進捗管理ができない状況にあります。以前から仕事の個人管理化は進んでいましたが、テレワークの導入で拍車がかかり、チームの業務管理上、深刻な問題となっています。

<タスク管理による課題解決策>
仕事をタスクカードに書き出して、タスク管理ボードに貼りつけて、仕事の割り振り、進捗状況を見える化し、共有します。
TrelloやGoogle Keepなどのアプリを使って、テレワークなどの遠隔地で働くメンバーとインターネットを通じたタスクの共有と管理を行います、

 

②慢性的遅れ

仕事が常に遅れている状態にあり、なかなか完了しないというものです。別名90%シンドロームとも言われ、90%までは計画通り進んできているのに残り10%が完了しないというものです。慢性的遅れの犯人の多くは、異常、想定外、トラブルというもので、仕事の計画精度のまずさ、進捗管理の弱さに起因する問題です。

<タスク管理による課題解決策>
遅れの原因である異常の見える化、変化変更の見える化によって原因を取り除き、遅れのリスクを減らします。また、学習の原理原則のPDCAサイクル、源流管理(リーン・スタイル)によって、未知の遅れ原因を早期につかみ予防処置ができるようにします。
一個流し(シングルタスク)、一列待ちによって滞留・保留を極限まで減らしリードタイムを短縮します。

 

③生産性が低い=非正味業務(管理・コミュニケーション)割合が高い

企画・開発業務、イベント型業務、プロジェクト型業務の仕事を分析すると3割~6割が会議やメール連絡などの「コミュニケーション」と計画・調整などの「管理」といった非正味業務に費やされています。つまり、労働時間の内、本来の仕事=正味業務に充てている時間が極端に少ないのです。当然、生産性は低いものとなります。

<タスク管理による課題解決策>
見える化の原理原則の価値の見える化で非正味業務の割合を減らします。
タスク管理の見える化ボートで情報と知恵・工夫の共有でムダなコミュニケーションをなくします。


 

④的を射た改善ができない=生産性が見えない

案件毎に仕事の内容やボリューム、時期が異なる仕事は、前回の仕事や他チームの仕事と品質や時間・コストを比較することできません。生産のように何個・何件つくったというようなアウトプットのボリューム測定もできません。つまり、自分たちの仕事の生産性が見えない状態となっているのです。生産性が見えないということは、何か手を打っても効果が見えないということで、仕事のやり方を見直したり、改善したりしても、何が的を射た対策で、何が外れの対策かわからないのです。的を射ているかわからなければ、改善しようという気持ちにはならず、改善しなくなってしまいます。

<タスク管理による課題解決策>
タスクカードのサイズとレベルを標準化することで生産性を測定できるようにします。
異常・変化・変更の見える化で生産性を落とす修正・やり直し作業を集中的に減らします。
一個流し(シングルタスク)スタイルによって、スイッチング・ロスをなくして生産性を高めます。
負荷の平準化、能力の平準化によって、ムラ・ムラによる潜在的アイドル時間=ムダをなくします。

 

⑤チーム力が低い=仕事の属人化

案件毎に仕事の内容が異なる=標準化できない。と思っている人は少なくありません。ですから、標準化が進みません。標準化が進まないと、その都度、自分の経験に基づいて、一番いいやり方でやろうとします。我流化が進むのです。我流が進むと仕事が属人化して、その人しかできない状態となり、個人中心で仕事を進めざる得なくなり、チームとして、助け合ったり、連携することができなくなります。チーム力が低下するのです。

<タスク管理による課題解決策>
仕事のタスクカード化によって仕事のプロセス・手順の標準化を行います。
タスク管理の見える化ボードによって仕事の見える化、情報と知恵・工夫の共有を行い、教育と協業性を高めます。
負荷の平準化、能力の平準化によって、チーム生産性を高めます。


 

タスク管理の構成

タスク管理を活用するためには、その内容を理解する必要があります。
まず、タスク管理には、どのような要素が含まれているか整理してみましょう。
タスク管理に含まれる主な要素は、
タスク
仕事の内容を書き出したものです。
手帳やカレンダーに書き出したり、付箋紙に書いて貼ったり、タスク管理ツールに入力したりします。
管理ボード
タスクを日付や担当、着手順に分類して一覧にして管理しやすくするものです。
手帳、カレンダーであったり、エクセル上でのリストやスケジュール、タスク管理アプリなど様々な形態があります。
他システムとの連携
管理目的によって、共有カレンダー、メールシステム、掲示板、ファイルストレージとタスク管理を連携させます。

タスクとは

タスクとは、課された仕事、やらなければならない事です。
通常、仕事は複数のプロセスと作業から成ります。
ですから、タスクは作業レベルまで分解して洗い出しを行います。

タスクには、直列関係と並列関係があります。
直列関係は、先行するタスクが完了しないと次のタスクに着手できないという関係です。先行タスクのアウトプットを使って次のタスクが作業をする関係です。
並列関係は、同時に着手し作業を平行して行うことのできる関係を言います。共通の先行タスク、または、共通の次のタスクをもっており、同じタイミング、または納期で作業しなければならない関係にあります。
タスクの直列と並列のイメージ
例えば、「荷物の発送」のためには、「荷物のパッキング」、「輸送業者の手配」が必要となり、これらは先行タスクで、「荷物の発送」とは直列関係となります。「荷物のパッキング」、「輸送業者の手配」は平行して行うことができるので、並列関係となります。
これら関係は連なっていて、一連のタスクがすべて処理されることで仕事が完結します。

タスクカードとは

タスクカードとは、実行しなければならないタスク=作業内容が記載されたカードです。
付箋紙などに担当者が読んで、何をするのか理解できる内容が記載されています。
個人のタスク管理では、作業名程度の簡単なものとなります。
チームのタスク管理でも、ルーチン的仕事で、作業方法、手順が標準化されていて、担当者への十分な教育ができている場合は、作業名程度の簡単なものとなりますが、多くの場合、ルーチン的な仕事ではタスク管理は必要ありません。
タスクカードの事例
チームのタスク管理のタスクカードには、指示内容の正確な伝達、作業の平準化、進捗管理などをするために必要な以下の情報を記載します。
・作業名
・目的
・作業内容
・アウトプット
・納期
管理目的に応じて、着手日や標準作業時間なども記載します。

タスクカードの形態は、紙媒体から電子媒体など様々なものがあり、必ずしもカード型ではなく、リスト型の場合もあります。メールをカレンダーと連動させるような場合は、メールそのものをタスクカードとすることもあります。
タスク管理に使うツールによって、様々な形態のものがあります。

管理ボードとは

管理ボードは、タスクカードを並べたり、掲示したり、リストしたりする「場」です。
プランニング(作業の洗い出し)したタスクの作業の順番、担当への割り当て、着手日または納期の管理、進捗状態や異常の見える化をするためのものです。
タスク管理ボードの事例
事例のタスク管理ボードは、「担当別ToDo型タスク管理ボード」で、担当者への作業の割り当て、負荷の平準化、担当毎の進捗状態の見える化をすることを目的とした管理ボートです。
管理ボードは、管理目的によって様々な形態のものがあります。
管理の利便性、システムとの連動などから電子媒体のものも多くあります。


 

タスク管理の実施手順と管理サイクル

タスク管理のプロセスと管理サイクルのイメージタスク管理の実施手順は、「①タスクのプランニング」→「②タスクのスケジューリング」→「③タスクの進捗管理」→「④タスクの学習と改善」→「タスクの標準化」という順番です。

「タスクの学習と改善」からは、スケジューリングの調整、進捗管理を行う進捗管理サイクルを回します。実施したタスクの状況から作業の方法、順番、割り当てなどを見直し、改善をし、進捗を確実なものとするための管理をします。

「タスクの標準化」からは、次の仕事のタスクのプランニングやスケジューリングに経験知を共有する標準化の管理サイクルを回します。実施したタスクカードなどを使い、より良い仕事ためのタスクの設定やプロセス、管理方法を標準化し、次の仕事に活かして、チームの仕事力を高めます。

それでは、手順に沿って、かんばん方式のタスク管理の実施方法とツールを紹介します。


 

タスクのプランニング方法(作業の洗い出し)とツール

タスクのプランニングとは、やるべきタスク=作業を洗い出すということです。

最上位の仕事は、顧客からの注文、経営者からの指示などによって明確になっています。
ですから、タスクのプランニングは、仕事を遂行するために必要な作業レベルのタスクの洗い出しとなります。

タスク管理において混乱を引き起こす最大の犯人は、「実行段階に突然現れる計画外タスク」です。予定されていなかった計画外タスクが納期遅延、トラブル、生産性低下を引き起こすのです。

タスクのプランニングでは、「実行段階に突然現れる計画外タスク」を無くす・減らすことが目的です。想定外をなくして、計画通りに仕事が進むようにするためです。
計画外タスクの洗い出し精度を高めるために、プランニングでは様々な手法・ツールが使われます。

WBS(Work Breakdown Structure)によるプランニング方法とツールの使い方

WBS(Work Breakdown Structure)は、仕事=タスクを分割させて、体系的に親子関係を整理していく方法です。親子関係は、樹木構造(ストラクチャー)でまとめていき、抜け落ちや順位間違いを見つけ出し、洗い出し精度を高めるのに役立ちます。
WBSは、論理的・体系的に洗い出すことによって、人の経験によって精度が左右されることが少なくなることをめざしています。
WBSの事例

<WBS成功の秘訣>
洗い出し方法は、アップストリーム法で行います。
仕事の目的を明確にし、その目的を達成するために必要なアウトプットを定義します。
アウトプットをつくるための作業をアウトプット側、つまり、仕事の下流から上流にさかのぼるようにして作業を洗い出します。
○○のために、何をしなければならないかという流れで考えることで、経験が無くても必要なことをもれなく洗い出すことができます。

 
せっかくのWBSを、仕事の上流から下流に、仕事を行う順(ダウンストリーム)で洗い出し、WBSの特性を活かせないまま使っているケースも見受けられます。ダウンストリームでは、過去の経験をベースに作業を箇条書きで洗い出しているのと同じです。経験のない仕事、経験した仕事と一部異なる仕事では、作業を正確に洗い出せないばかりでなく、間違った作業を洗い出して、ムダな作業や品質が確保できない作業を知らずに行うリスクすらあります。
かんばん方式のタスク管理は、アップストリーム法で作業を考えることが後工程引きとりの原則と一致し、ムダのない効率的なタスクのプランニング方法と考えます。

リーン型のプランニング方法

WBSを使っても、計画外タスクの発生をゼロにすることはできません。
計画外タスクを事前に洗い出す方法として、実行しながらタスクを洗い出すリーン型(アジャイル型とも言われる)でのタスクの洗い出し方法を紹介します。

リーン型でのタスクのプランニングは、かんばん方式の源流管理の考え方のプロセスで仕事をすることで、作業をする中で経験知を上げ、タスクを洗い出す力を高める方法です。
具体的に、仕事を領域や機能によって分割し、分割した範囲の作業を最後まで実施して、実施中に発生した計画外タスク(問題の処置)を経験知として、分割した他の未実施の仕事に横展開する方法です。
リーン開発型のプロセスのイメージ単純な言い方をすれば、計画外の作業となる問題点を限定した狭い範囲で実際に発生させてしまおうというもので、経験を積み上げながら、タスクを洗い出すので、未知なる仕事でも高い精度でタスクを洗い出すことができます。

リーン型のプランニングは、WBSと併用して行うと洗い出し精度は、さらに高まります。
実際のやり方は、後述のタスク処理の学習の中で説明します。
 

タスクのスケジューリング方法(作業の割り当て・ToDo管理)とツール

タスクのスケジューリングとは、タスクの順番と担当、納期を決めることです。
スケジューリングでは、直列関係を減らし、並列関係を増やすことで、スケジューリングの自由度が高まり、リードタイムも短くなって余裕ができるようになります。

担当の割り当てでは、タスクの処理能力=スキルを高める教育をできているか否かが重要となります。仕事が来てから慌てて教育しても間に合いません。スケジューリングでは、タスクだけでなく、仕事を見越した事前の教育のスケジューリングも行います。

タスクのスケジューリングの方法は、納期基準の方法、業務量基準の方法、能力基準の方法、品質・リスク基準の方法があります。

納期基準のスケジューリング方法とツールの使い方

納期やリードタイムなどの時間に対して、タスクの順番や着手・完了日を設定していく方法です。
納期遅延のリスクが高いなど、納期やタイミングが仕事の管理上、重要な場合に使う方法です。
納期から逆算して、順番と着手日を決めていきます。

<納期基準のツール①:ガントチャート/カレンダー>

ガントチャートと言われるもので、横軸日程をいれて、タスクの着手・完了を矢印などで表すものです。
カレンダーは、その名の通り、月または週のカレンダーで、曜日をサイクルとしてプランニングしたい場合に便利なツールです。
ガントチャートとカレンダーの事例

<納期基準のツール②:PERT>

リードタイムを中心としたツールは、PERT(Program Evaluation and Review Technique)、アローダイヤグラムと言われるもので、タスク間を矢印で結び処理時間と経路関係からクリティカルパス(ネックとなるタスクのつながり)を明らかにするものです。
pertの事例
新QC7つ道具の一つとして紹介されています。

 

業務量基準のスケジューリング方法とツール

仕事の業務量に対して、それを処理できるように平準化して、着手日、担当、順番などを設定していく方法です。特定の日や担当に仕事が集中して処理しきれないリスクがあり、平準化が必要な場合に使う方法です。

<業務量基準のツール①:担当別タスク管理ボード>

担当別タスク管理ボードの事例タスクカードを付箋紙などで担当別に貼り出したタスク管理ボードです。
担当別にタスクカードを貼ることで、誰にどのくらいタスク=作業が集中しているか一目でわかります。
集中しているカード=作業を他の人に分散させることで平準化を行います。

<業務量基準のツール②:カレンダー型タスク管理ボード>

カレンダー型タスク管理ボードの事例
タスクカードを付箋紙などで日にち毎に貼り出したタスク管理ボードです。
日にち毎にタスクカードを貼ることで、何日に、どのくらいのタスク=作業が集中しているか、一目でわかります。
集中しているカード=作業を他の日に分散させることで平準化を行います。

 

能力基準のスケジューリング方法とツールの使い方

担当者のスキル(技術的能力)と担当する仕事に必要な能力要件が一致するように、人と作業の組み合わせ(割り当て)と教育を計画する方法です。
スキル不足によって仕事がやりきれないリスクがあり、仕事に対する最適配置と教育訓練が必要な場合に使う方法です。

<能力基準のツール①:スキルマップ>

スキルマップの事例
担当毎の保有スキルを評価して、マッピングしたものです。
教育を受ける必要のあるスキルも明確にして、計画的に教育を行います。
教育用作業手順などの有無も見える化し、計画的に用意するようにします。

<能力基準のツール②:担当マップ>

担当マップの事例仕事と担当者の割り当て関係をマッピングしたものです。
指導者、協業関係も明確にすることで、業務を通じたトレーニング、相談や協力体制ができ、能力不足の解消とフォローができるようになります。
実際の作業の割り当ては、担当別タスク管理ボードなどによって行います。

 

品質・リスク基準のスケジューリング方法とツールの使い方

仕事の品質や安全性などのリスクをを踏まえた上で、品質確保/リスク回避のためのタスクを明確にして計画する方法です。
品質や安全上のリスクがあり、品質確保/リスク回避を確実にしなければならない場合に使う方法です。

<品質・リスク基準のツール①:重緊マップ>

重緊マップの事例タスクを重要度と緊急度で分類評価して、4象限にマッピングしたものです。
仕事を混乱させ品質低下を招く重要度と緊急度の両方が高いタスクは、最優先で処理して減らし、安定した状態で仕事ができるようにします。
重要度が低いタスクは、その作業をやめる方法を検討し、浮いた時間を品質を確保するために重要なタスクに割り当てるようにします。

<品質・リスク基準のツール②:異常識別着眼点リスト>

仕事の中で発生する様々な異常をリストアップし、その異常発生を事前に抑えるための取り組み課題を明確にするためのツールです。
明らかになった異常発生防止の課題は、WBSに反映して、課題解決のためのタスクを洗い出しスケジューリングします。
異常着眼点リストの事例

 


 

タスクの進捗管理の方法とツール

タスクの進捗管理には、
品質の進捗管理納期の進捗管理があります。
進捗管理では、「品質の進捗管理」に重点を置いて管理しなければなりません。
納期遅延は、品質問題が次々と発生し、いつまで経っても品質が確保できず、作業が完了しないためにおきることがほとんどです。納期を確保するためには、品質を抑えることが重要なのです。

また、進捗管理では、結果の管理ではなく、過程の管理(プロセス管理)を重視しましょう。
品質を確保する上でも過程を管理することが重要となります。
過程の管理(プロセス管理)では、異常に着目すること、完成に対する度合い=完成度を数値化して管理するようにします。

品質の進捗管理の方法とツール

納期中心の進捗管理は、タスクが完了したか否かの結果中心の管理となり、品質の確保は担当任せになってしまいます。チームとして品質の進捗管理を行うことで、品質確保が担当任せとならず、チームとして協力して品質確保にあたることができ、確実に品質確保ができるようになります。
仕事の目的や規定の品質の達成の程度など、仕事の品質の完成度を評価し、処置する取り組みです。

<品質進捗管理ツール①:完成度進捗管理シート>

作業内容毎に標準の完成度評価基準を決めておき、その基準に対する完成度を評価し、グラフ化したものです。予定工数に対する工数の消化率も合わせてグラフ化することで、仕事に掛けた時間に対する完成度のレベルが比較して見ることができ、仕事の遅れ進みが一目でわかります。
完成度管理シートの事例



<品質進捗管理ツール②:管理指標星取表×結果指標グラフ>

管理指標星取り表のツール事例
結果を得るために必要な行動ができているか評価する「管理指標」を決め、行動ができていれば、管理指標星取り表にシールを貼っていくものです。星取り表のシールの積み上がり具合から、結果の目標の達成の可能性が評価できるようになります。管理指標を監視することで、やるべき事の実施状況=進捗状況が管理できるようになります。

<品質進捗管理ツール③:保留・中断付きタスク管理ボード>

保留付きタスク管理ボードの事例ToDo型のタスク管理ボードに保留・中断の内容や状況がわかる置き場を設けたものです。
品質問題は、担当が抱え込んでしまい、後から発覚して手遅れになることがあります。
完成度を妨げる問題が発生したときのタスクの保留・中断を見える化することで、チームとして、その問題解決にあたることができ、解決スピードが高まります。

 

納期の進捗管理の方法とツールの使い方

納期を守るための日程計画に対するタスクの遅れ進みの程度や作業スピードを管理するものです。
タスクの期日に対する消化状況を測定し、処置する取り組みです。
納期の進捗管理では、作業スピードを監視することが重要であり、毎日にチェックし処置する日常的管理を定着させましょう。

<納期進捗管理ツール①:ワークフロー進捗管理シート>

作業の消化状況をワークフローまたはプロセス別に見える化したシートです。
作業の完了に向けて、実施しなければならないワークフロー実施状況を見えるようにすることで、作業の進捗と見通しがわかるようになります。
ワークフロー進捗管理シート

<納期進捗管理ツール②:完了スピード測定付きタスク管理ボード>

ToDo型のタスク管理ボードに、タスクの完了スピードが測定できるように、縦軸が時刻のタスクカード積み上げ置き場を設けたものです。
何時にどこまで、タスクカードが完了していなければならないかの「目安」をおき、タスクカードの積み上がり具合から、遅れ進みが一目でわかるものです。
完成スピード測定タスク管理ボードの事例

 

タスクの学習と改善の方法とツール

タスクの学習と改善とは、先行するタスク処理の経験から次のタスク処理方法を改善することです。
かんばん方式のタスク管理の特徴の一つです。
学習と改善をするためには、「場」と「タスク管理と改善の連動」が必要です。

学習と改善をする場づくりの方法とツールの使い方

学習と改善をする「場」は、改善ボードと毎日のスタンディングミーティングです。

<学習と改善ツール①:改善ボードとスタンディング・ミーティング>

改善ボードは、チームで改善を行うためのベースキャンプです。
改善活動に関する情報を見える化して、職場に掲示するボードです。
スタンディングミーティングは、改善ボードの前に集まって、改善についての検討や推進をするためのミーティングです。ボード前で立って、10分以下のミーティングを毎日行います。ここで、日々のタスク管理から浮き彫りになった仕事上の問題について話し合い、チームで解決をはかります。
改善ボードとスタンディングミーティングの写真

 

タスク管理と改善を連動させる方法とツールの使い方

「タスク管理と改善の連動」は、タスク管理から異常などの要改善カードを出し、そこから改善を開始する仕組みを作ることです。

<学習と改善ツール②:要改善カード>

ToDo型のタスク管理ボードに、異常完了置き場と要改善カード置き場を設けたものです。
タスク管理ボード上のタスクカードのステータスで、異常系(中断、後戻り、追加・飛び込みなど)と変化系(仕様や設計の変更、人の入れ替え、プロセスや手段の変更など)となったもの中から、要改善のカードをピックアップして改善への取り組みに展開します。
タスク管理ボードと改善ボードを連結させたツールとなります。
要改善のピックアップ、改善展開は、スタンディングミーティングの場で行います。
タスク管理ボードと改善ボートの連携事例写真

 

タスクの標準化の方法とツール

タスク処理の標準化とは、実績あるタスク処理の手順や方法を標準化し、他の仕事に活かすことです。

標準WBSによる標準化の方法とツールの使い方

標準タスクと順番をWBS作業展開計画シートのツールにまとめて標準化をする方法です。
タスクのプランニングで洗い出したタスクと順番、進捗管理で修正したタスクと順番を元に標準タスクと手順を定めます。
進捗管理とタスク処理の学習から得た異常・変化の事象と対応策のタスクも標準タスクとして組み込みます。
標準タスクと順番、考慮する課題とリスクをWBS作業展開計画シートに記載して、標準のWBSとし、次の仕事に活用します。

<標準化ツール①:WBS作業展開計画シート>

WBS作業展開計画シートは、タスクカードの体系をEXCELの表形式に展開したツールです。
EXCELベースのツールですから、追加・修正、共有が容易で、ガントチャートなどを連結して、そのままスケジュールとして使うこともできます。
EXCELベースのWBS作業展開シートの事例

 

プロセスマップによる標準化の方法とツールの使い方

標準手順とノウハウをプロセスマップという動的手順書のツールにまとめて標準化をする方法です。
スケジューリングで立てたタスクの処理順番と進捗管理で修正した処理順番を元に手順を定めます。
進捗管理とタスク処理の学習から得た異常・変化の事象とその対応策をノウハウ(急所)としてまとめます。
手順とノウハウ(急所)をプロセスマップに記載して、標準の手順書とし、次の仕事に活用します。

<標準化ツール②:プロセスマップ>

プロセスマップは、タスクカードとノウハウカードを付箋紙にして並べた手順書で、追加、貼り替え自由な手順書ツールです。
プロセスマップのタスクカードは、そのままで次の仕事のタスクカードとして使えるため、前回の経験・ノウハウが次の仕事でダイレクトに活かされるようになります。
プロセスマップの事例

 

タスク管理を支援するITツール

テレワークなど遠隔地で働くチームメンバーでタスク管理を行うためには、インターネット上で使えるタスク管理アプリやツールを使います。

タスク管理ツールTrelloの使い方と事例

カード型のタスク管理ツール「Trello」で、インターネットを通じて遠隔地同士でも、かんばん方式の本格的チームタスク管理が簡単にできます。
かんばん方式とガントチャートを合体させた仕事とスケジュールの見える化、工数集計と生産性の測定など職場やプロジェクト管理に必要な管理がほぼカバーできるツールです。
タスクカードの作成から担当割り当て、チェックリストによる作業進捗、フォルダー型のリストによる見える化管理、ガントチャートによる日程管理、工数管理と生産性測定ができます。
Trelloによるチームタスク管理の実践方法と事例の詳細はタスク管理ツールTrelloの使い方事例をご覧ください。


 

タスク管理アプリGoogle Keepの使い方と事例

ITを使ってタスク管理を簡単にやってみたい方は、Googleの無料アプリを使ってみましょう。
Googleのアプリでタスク管理に使えるものには、「Google ToDoリスト」と「Google Keep」があります。
「Google ToDoリスト」は、個人のタスクをToDoリストとして管理するものです。
「Google Keep」は、本来は備忘管理のメモアプリですが、チームのタスク管理ツールとしても使える機能を有しています。
チームのタスク管理は、「Google Keep」のみ対応しています。
自分だけが担当している業務は「Google ToDoリスト」で管理して、チームで協業している業務は「Google Keep」で管理するという方法もあります。
両アプリはマルチデバイスですので、パソコン、スマホ、タブレットでデータ連携させながら使うことができます。
Google Keepによるチームタスク管理の進め方と事例の詳細はGoogle Keepでできるチームタスク管理の手順と事例をご覧ください。

 

まとめ

タスク管理は、仕事のタスクカードをメンバーに割り振り、着手前・着手中・完了といった進捗で表示すことで、仕事の負荷、遅れ進み、完了がひと目でわかるようにするツールです。
基本形は、ToDo管理型となりますが、ここでは応用性の高い、タスクをカード化したタスク管理について以下の事項を解説いたしました。

  • タスク管理は、仕事のタスクカードをメンバーに割り振り、着手前・着手中・完了といった進捗で表示すことで、仕事の負荷、遅れ進み、完了がひと目でわかるようにするツールです。
  • 基本形は、ToDo管理型となりますが、仕事環境やねらいによって、様々な形態のタスク管理ツールが作成され、利用されています。
  • タスク管理に、トヨタ生産方式の「かんばん方式の原理原則」を取り入れたものをかんばん方式のタスク管理と言います。かんばん方式の「かんばん」をタスクカードに置き換えて、かんばん方式で培った知見をタスク管理に応用したものです。
  • タスク管理を必要とする仕事が抱えている課題と解決策
     ①仕事が把握できない→タスクカードに書き出す
     ②慢性的遅れ→異常の見える化
     ③生産性が低い→非正味作業を見える化してなくす
     ④的を射た改善ができない→タスクの標準化をして生産性を測定
     ⑤低いチーム力→プロセス・手順の標準化
  • タスク管理に含まれる主な要素は、タスク、管理ボード、他システムとの連携
  • タスク管理の実施手順は、「①タスクのプランニング」→「②タスクのスケジューリング」→「③タスクの進捗管理」→「④タスクの学習と改善」→「タスクの標準化」
  • タスクのプランニング方法とツールは、WBS、リーン型プランニング
  • タスクのスケジューリング方法とツールは、納期基準のスケジューリング方法、業務量基準のスケジューリング方法、能力基準のスケジューリング方法、品質・リスク基準のスケジューリング方法
  • タスクの進捗管理の方法とツールは、品質の進捗管理の方法、納期の進捗管理の方法
  • タスクの学習と改善の方法とツールは、学習と改善をする場づくりの方法、タスク管理と改善を連動させる方法
  • タスクの標準化の方法とツールは、標準WBSによる標準化の方法、プロセスマップによる標準化の方法
  • タスク管理を支援するITツールは、タスク管理ツールTrello、タスク管理アプリGoogle Keep

タスク管理の形や使い方などは、仕事の特性、管理目的、組織体制などを踏まえて、自分にあったものをつくり、実践しましょう。
 

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