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見える化を実践するための5つのステップとは~

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見える化実践ステップイメージ

トヨタ方式の見える化の実践はめざす姿を明らかにすることから始めます。

仕事に役立つ見える化を導入し実践するためにはやるべきステップがあります。
見えるようにするものを決める前に、何のために見える化するのか、見える化によって何を良くするのかを明らかにすることから始めましょう。

<目次>
 ステップ1:改善後のめざす姿を定義
 ステップ2:めざす姿を実現する行動の明確化
 ステップ3:行動の適切性を知るための「見るべきもの」を決める
 ステップ4:「見るべきもの」が日常的に「見える」工夫をする
 ステップ5:見える化を実践するツールを用意する

ステップ1:改善後のめざす姿を定義

めざす姿のイメージ

 
見える化は手段であって目的ではありません。
まず、見える化改善をすることによって、自分たちの仕事や管理のあり方がどのようになりたいのか、改善後の「めざす姿」を職場中で話し合って定義します。
例えば、「仕事がやりやすくなって、業務上の目標が達成できていく手応えを感じるような職場にしたい」「問題や異常にすぐ気づいて、事が大きくなる前に対処でき、お客さんから信頼されるようになりたい」「お互いの仕事がどのように進んでいるのか共有でき、助け合いながらチームとして仕事を遂行する職場になりたい」などといった夢を語り合っていきます。
見える化は、チームとして組織的に仕事を遂行している職場に必要ですが、各メンバーに担当を割り付けて、割り付けられた範囲の責任を果たせばいいとする「個の集団」は、互いに助け合い、協業することがないので、お互いの状態やそれぞれの仕事の内容について見えなくてもいいので、「見える化」は必要ありません。

ステップ2:めざす姿を実現する行動の明確化

行動のイメージ

 
めざす姿が実現できている職場は、今の職場とは明らかに何かが違うはずです。今以上に知識や経験も豊富で、いろいろな工夫が仕事の中でされているでしょう。意識も価値観も違っているでしょう。そして、今はまだできないことが普通にできるようになっていることでしょう。つまり、今とは行動が違っているということです。
例えば、今は会議を開催するときにテーマだけ決めて、会議を運営していく中でテーマに関する情報交換や議論をするという会議のしかたをしているとします。
「会議が脱線することなく短時間で必要な情報交換と意志決定がされている」というめざす姿を定義したとき、会議では開催に先立ち、会議の中がどのように進行され、その時々に何が伝えられ、何の意見が交換されるのかを開催する事務局側が見通しを立てて開催されているようになっているということではないでしょうか。行き当たりばったり的会議が会議目的に必要なステップが計画され、それに即して会議が運営されているということだと思います。
少し、乱暴な話ですが、昔、私は上司から会議の開催を命じられたとき、開催に先立って、まず、「会議議事録」を書きなさいと言われました。まだ開いてもいない会議の議事録を書くなんてあり得ないと思いましたが、事務局は開催前に議事録が書けるくらい会議運営の見通しをもっておかないと会議の脱線に気づかないということを教えてくれたのだと思います。
できない事ができるようになるからこそ、仕事の質や生産性が上がります。
めざす姿を実現するために、今はできていない行動をできるようになるイメージをしっかりと持つ必要があります。

ステップ3:行動の適切性を知るための「見るべきもの」を決める

みるべきものを決めるイメージ

 
行動が変われば、仕事のスタイルが変わり、結果が変わって、成果が出ます。ただし、正しい方向に行動が変わったときの場合です。もし、間違った方向に行動を変えてしまったら、大変なことになってしまいます。行動したらすぐに「良い」「悪い」の結果が現れればいいのですが、なかなかそういうわけにはいきません。結果が出る前に、良い結果に向かって行動がされているのか、その適切性を見極める必要があります。適切な行動がとられているのか何を見れば良いのかを考えて、その見るべきものを決めます。
最初から的確なものを選ぶことはなかなかできません。まずはやってみて、見るべきものからのデータ結果を照合して、見るべきものが妥当なのかを何度も見直していきます。この経験を積み重ねていくことによって、自分たちの行動の適切性をはかるための見るべきものを見抜く力が備わっていきます。

ステップ4:「見るべきもの」が日常的に「見える」工夫をする

工夫するイメージ

 
ところが、見るべきものを簡単に見ることができないことも少なくありません。
手間暇かけて見るべくものデータをとっていたのではコストもかかりますし、見えたときにはすでに結果が出ていて、もうそのデータは必要ないという事になっているかもしれません。
見るべきものを明確にすることは、経験を重ねていくことにできるようになってきます。
しかし、その見るべきものを、コストをかけず、すぐにその場で見えるようにするためには、経験だけでは解決できません。知恵と工夫を駆使して、改善を繰り返していくことが唯一の道です。見える化ができない組織のほとんどは、この日常的に「見える」工夫ができていません。手間がかかるからデータが集まらない、集まらないから、見るべきものと結果の関係がいつまでも学習されていかないから、的外れなものをいつまで一生懸命見ていて、見える化によって仕事は良くなっていかないというサイクルに入ってしまっています。

ステップ5:見える化を実践するツールを用意する

見える化を実践するために日常的に見るべきものを見て、そこから行動を開始するためのツール(道具)を用意します。日常的に見える工夫がなされた、その職場にあった使いやすいツールを自分たちで考えてつくっていくことが大切です。
ツールで大切なのは、見えるようにすることよりも、見えたものから行動が以下に開始されるかという点に力をおくことです。見えるようになるとそれでなんか良くなった気がして、そこから先は、見た者が判断して行動すればいいと思ってしまうことが多いのですが、見える化は行動を変えさせることに意味があって、見えただけでは意味はありません。
どのように行動を変えるのか、そのためにツールはどうなっていれば良いのかをいろいろと工夫を重ねてツールをつくっていきましょう。
そうは言っても、何もないところからツールをつくるのは大変です。最初はひな形となるものを選んで、それを改造することから始めていきましょう。
私どもがホワイトカラー向けの見える化でよく使うツールの「プロセスマップ」と「ストア管理」についてご紹介します。

見える化ツールの事例

 

「プロセスマップ」

このツールは、タスクカード(作業カード)をフローチャートのように作業やプロセスの流れの順に並べて貼っていくものです。貼ってあるカード使って、実際に作業指示や管理をしていきますので、単なる紙に書いたフローチャートとは異なり、実作業の中で、標準化した手順やプロセスを遵守させていくことができます。また、貼り替えることが簡単にできますから改善などによって、順番や内容が変わったときにもその場で簡単に変更できます。
また、作業の中で気づいたことや注意することを付箋紙にかいて、タスクカードに貼っておけば、次にその作業を行うときにその知恵を簡単に引き継ぐことができます。

「ストア管理」

このツールは、仕事のタスクカード(作業カード)を用意して、投入前、実施中、保留中、完了といった置き場に貼っていくことによって、現在のそれぞれの仕事の状況や結果が一目でわかり、カードの貼り方、動かし方をいろいろと工夫することによって、負荷の分散や異常の検出、リードタイムの短縮など様々な管理上の課題を解決していくことができます。
前述のプロセスマップと連携して使うことによって、標準化された作業を日々の中で異常を解決しながら遂行していくことができたりもします。

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