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仕事の見える化:かんばん方式のタスク管理の運用事例~職場はどうなる?

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チームタスク管理で負荷の平準化による残業を減らす取り組み事例

「かんばん方式のタスク管理」(ストア管理)が導入されると職場(チーム)どうなるのでしょうか?
かんばん方式のタスク管理が導入された職場(チーム)おいて、仕事の計画や管理がどのように変わるのか、チーム力は高まるのか、一週間の軌跡を追いながらイメージしてみましょう。
<目次>

(1)週初めのミーティング:一週間の作業を洗い出し日々の負荷を調整
(2)毎日朝一番のミーティング:担当者間の負荷を平準化
(3)毎日の作業:問題点の抽出と改善活動
(4)翌日朝のミーティング:改善内容を検証
(5)週一度の改善ミーティング:対策の検討
(6)段階を踏んで導入しましょう

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(1)週初めのミーティング:一週間の作業を洗い出し日々の負荷を調整

職場では、毎日スタンディングミーティングを行っています。
スタンディングミーティングとは、基本的にチームのすべてのメンバーが1ヶ所に集まり立った状態で行うミーティングです。
立って行うため短い時間(だいたい5~15分程度)で効率よくミーティングが行えます。
週の始めのスタンディングミーティングでは、その週行う作業の洗い出しや確認を行います。
タスクカードに洗い出した作業と予定所要時間を書き、一週間でどのような作業を予定しているのかを一覧できるようにします。
タスクカードの量や社内行事予定などの共通業務などから、チーム全体で抱える一週間の負荷を予測します。
その上で、カード化した各作業の着手時期やどの日にどのぐらいの残業が必要か、他のチームに応援を求める必要があるかなど負荷にあわせて一週間の中で調整します。
また、その週はチーム全体として負荷が軽いという場合は、メンバーのスキル向上を図るために教育訓練などを行うスケジュールをタスクカードとして計画的に入れていきます。

(2)毎日朝一番のミーティング:担当者間の負荷を平準化

日々のスタンディングミーティングでは、前日の作業状況の確認とその状況を踏まえて作業の分担を決める。また、必要に応じて週の作業予定の見直しを行います。
そして、その日着手するタスクカードをタスク管理ボード上でメンバーごとに分配します。
これにより、その日どの作業をどのメンバーが行うかがわかります。
作業を割り振る過程で、あるメンバーのタスクカードが他のメンバーに比べて多く負担がありそうな場合は、タスクカードの一部を他のメンバーに移し替えて負荷の平準化を図ります。
タスク管理ボードを利用することで特定の人へ負荷が集中することを事前に把握することができ、早期な対応が可能になります。

(3)毎日の作業:問題点の抽出と改善活動

1日の作業が決まったところで業務を開始します。
メンバーは自分のタスク管理ボードから1枚ずつタスクカードを取り出し実施します。
タスクカードは、作業終了時に処理済み用のタスク管理ボードへ入れます。
処理済みにする際には、実際にその作業に要した時間を記入します。
これを作業状況の把握や今後の予定所要時間の精度向上に活かしていきます。
また、作業の割り振り時や作業の実施時などに気づいた点があれば、改善のポイントをメモした改善シートに記入して管理ボードに貼り付けておきます。
すぐに対策が可能な問題であれば、対処をした上で改善シートに実施内容を記載し、改善シートを管理ボードに貼ったままにしておきます。

(4)翌日朝のミーティング:改善内容を検証

翌朝のスタンディングミーティングでは、タスク管理ボードの改善シートを確認します。
対策がなされたものは、根本的に解決されているか追加で実施すると効果的なことはないか、他にも同様の対策を行うと良い業務はあるかなどを話し合います。
問題の抽出だけが行われていて対策が実施されていないものは、どのような対策が効果的かを話し合い、スタンディングミーティングの中で方法が決まればすぐに実施します。
時間の中で対策が見つからなかったものや影響の範囲が広い課題の場合は、改善シートにその旨を記載しておきます。

(5)週一度の改善ミーティング:対策の検討

定例のスタンディングミーティングとは別に週に一度、解決策が見つけられなかった問題や影響範囲が広い課題について検討するミーティングを開きます。
改善カードに記された問題を分析しどこに真因があるかを突き詰めます。
このときのポイントは、常にその問題が顧客にとってどのような不利益になるか、顧客の視点で考えることです。
問題の原因を発見したらそれをつぶすための改善計画を立案します。
改善計画を立てたら、改善シートに記入して管理ボードに貼り付けます。
改善計画の実施状況は、定例のスタンディングミーティングで確認するようにします。
日々問題を発見して対策を立案し実施していきます。また、タスク管理ボードに張り出し常に目に付くようにすることで意識を持ち続けるようにします。
こうしたサイクルで改善活動が前進し、どのような問題にも対処できる強い組織ができ上がります。

(6)段階を踏んで導入しましょう

「これくらいならすぐに実施できる」と考える方もいるかもしれません。
しかし実際には、いきなりこのレベルまでかんばん方式のタスク管理を使いこなすことはできません。
かんばん方式のタスク管理は、車に例えるならF1のレースカーのようなものです。
免許取り立てのドライバーが乗ると車の性能を発揮できないどころか、操縦ミスから事故を起こしてしまいかねません。
F1ドライバーを目指すにしても、いきなり車に乗ってもドライビングテクニックは向上しません。初心者には初心者に適したクルマがあります。
かんばん方式のタスク管理のF1ドライバー、すなわちかんばん方式のタスク管理を使える基礎的な力を持った組織を目指すためにはどのようなプロセスで組織を発展させていけばよいのでしょうか。トヨタ流のキーワードの一つである「見える化」が、その入口になります。

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