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仕事の計画力と段取力を高める12の方法とツール

仕事の計画イメージ

仕事の生産性を高める計画の立て方と段取りの仕方

昔から段取7分仕事3分などと言われ、計画・段取りが仕事の出来を左右すると言われています。いい仕事をするためには、計画と準備が重要です。しかし、どのようにやるかという計画ではなく、何が仕事を邪魔するのか、時間を食われるのかという点から計画と準備することが大切です。ここでは、仕事を邪魔するモノの正体と対応を踏まえた計画と準備の仕方をツールとともに紹介します。

 <目次>
トラブルに強い計画を立てる方法
想定外に強い計画を立てる方法
突発トラブルの少ない計画を立てる方法
納期遅延リスクを下げる計画方法
バラツキの低い仕事をさせる方法
現場の知恵を盛り込んだ手順を作成する方法
個人ごとにばらつく仕事力を安定させる方法
仕事の引き継ぎトラブルをなくす方法
手順を徹底させるための方法
業務品質の適切性を高める方法
初めての仕事を成功させるための姿勢
計画を着実に達成させるための方法
トラブル対応力を高める仕事の進め方

トラブルに強い計画を立てる方法

「仕事が計画通りに進まない」と言う話はよく聞きます。
むしろ計画通り進んだという話はほとんど聞いたことがありませんし、計画通り終わった仕事であっても後から致命的な問題が起こすことも少なくありません。
なぜ、仕事は計画通り進まないのでしょうか。
その最大の原因は、計画がうまくいくことを前提にして立てられていることあります。
つまり、トラブル発生を想定していないため、トラブルへの対応策を用意していないということです。
仕事のトラブルへの対応策がなければ、対策が遅れるばかりだけでなく、二次トラブルを誘発してさらに問題を拡大させてしまいます。

トラブルを前提として計画すると仕事が計画通り進む

PDPC法のツール事例

仕事の計画立案では、トラブルを想定し、トラブルへの対応策を用意したトラブルに強い計画づくりが求められます。
トラブルに強い計画づくりは、PDPC(Process Decision Program Chart=過程決定計画図)が役に立ちます。
一連の仕事のプロセスの中で、トラブルが発生したときの代替処置・迂回処置などを用意した手順を計画する手法です。
トラブルへの対応は、仕事からのアウトプットにおいて求められます。
代替処置・迂回処置を用意するポイントは、アウトプットの直後に「うまくいく場合」と「うまくいかない場合」の2つの処理ルートを考え、その処理手順・方法を考え、その準備をします。

想定外に強い計画を立てる方法

仕事において品質トラブルや納期遅延を引き起こすとき、必ずと言えるほど理由に挙げられるのが「想定外の事が発生した」というものです。
確かに、想定外の事が起きれば、対処方法が用意されていないので仕事は混乱し、品質や納期において問題が発生します。
では、「インフルエンザで休む人が想定外に多く、処理しきれず納期が遅れました。」という理由は、想定外でしょうか。
毎年、12月から2月の時期にインフルエンザの感染者は増えるのは、誰もが知っている事実です。
この時期、インフルエンザで休む人が出るのは十分想定できることで、十分想定できることを「想定していなかった」ということが問題です。

変化点を入れると想定外に強い計画になる

変化点検討ツール事例

計画立案では、「想定していなかった」という「想定外」をなくさなければなりません。
このような「想定外」を洗い出すのに有効な視点は、「変化」です。
何かいつもと変わるところに「想定外」の芽が潜んでいます。
仕事では、様々な変化が起きます。そのような変化の発生を変化点と言います。
変化点は、仕事の4要素=4M(人・設備やシステム・物や情報・方法)に分けて考えると抜けモレがなく見つけ出すことができます。
まず、4Mの変化点洗い出します。
変化点での変化内容によって引き起こされる問題を心配点(リスク)として想定し、その対応計画を立案して、仕事の計画の中に盛り込みます。

突発トラブルの少ない計画を立てる方法

仕事をしていれば、急な追加依頼、設備やシステムの故障、想定以上に手間がかかることが後からわかるなどといった、実行段階での突発的な仕事やトラブルが発生することがあります。
それら突発仕事やトラブルによって計画や段取り・準備していたことがすべて台無しになるということもあります。

計画外とリスクを想定すると突発トラブルを防ぐことができる

4M気づき検討ツール事例

このような突発仕事・トラブルを見越した計画と準備をするためには、計画外と異常の視点でみると突発仕事・トラブルを想定できるようになります。
ポイントは、計画に基づいて、仕事の段取りをする段階での突発仕事・トラブルにつながる課題やリスクを想定し、洗い出すことにあります。
仕事をするためには、仕事に必要な4要素=4M(人・設備やシステム・物や情報・方法)を準備しなければなりません。
その準備をしようと思ったときに、計画通りいかないこと=計画外、いつもと違うこと=異常につながる課題やリスクを考えます。
計画外、異常につながる課題・リスクを洗い出したら、その対策案を立案します。
対策案は、WBSなどを使って、仕事の一連の手順の段階のどこに盛り込むことが効率的で確実な計画外・異常の発生防止になるかを整理し、仕事の計画・手順の中に盛り込みます。

納期遅延リスクを下げる計画方法

納期を守る上で、少々遅れてもいい作業と絶対遅れてはいけない作業があります。
当然、絶対遅れてはいけない作業の納期管理を重視します。
PERT図などを使って、絶対遅れてはいけない一連の作業(クリティカルパス)を明確にして管理したりします。
しかし、納期遅延となる原因は、絶対遅れてはいけない作業の遅れとは限りません。
少々遅れてもいい余裕のある作業であったはずのものが、納期間際になって、追加変更となり、その作業が間に合わず、納期遅延となることも少なくないのです。
では、なぜ、余裕ある仕事が追加変更で間に合わなくなるのか。それは、仕事は早めに着手することが良いことであると常識に囚われていることにあります。
早めに着手して出来上がったものが、あとからの追加・変更で修正・やり直しとなります。
絶対に遅れてはいけない作業の工数の一部を割いて余裕ある作業に投入したにもかかわらず、ムダにしてしまい、納期間際の限られた時間の中で、再度、工数を割かなければならなくなるのです。

日程は最遅視点で計画すると遅延リスクが下がる

最遅着手のPERTツールの事例

余裕ある作業への着手をギリギリまで、遅らせる「最遅着手」で仕事をしましょう。
最遅着手にすることで、追加変更による修正・やり直しのリスクがへり、追加・修正があったとして、その量は少ないものにすることができます。
「余裕ある作業」への着手を遅らせる分、その期間は「遅らせては行けない作業」に工数を投入し、進行を早め、「遅らせては行けない作業」での納期遅延のリスクも下げるようにしましょう。

バラツキの低い仕事をさせる方法

仕事の品質や生産性を高める上で、バラツキの低減は極めて重要なテーマですが、そのことはあまり知られていません。
仕事の効率改善するとき、個々の作業時間を短縮することを考える人は多いですが、バラツキに着目する人は少ないでしょう。
例えば、作業方法が毎回、異なる状態とは、作業の仕方にバラツキがある状態と言えます。
このバラツキのある状態から生まれるアウトプットの品質はバラツキ、作業内容も毎回変わるので作業時間もバラツキがあります。
このバラツキがある状態では、品質や生産性を落とす原因が毎回変化するので、原因を特定することも改善することもできません。
品質や生産性を高めるためには、落とす原因がいつも同じであることが求められます。
毎回変化する原因では改善できないのです。

場を手順書化すると仕事のバラツキがなくなる

場の手順書の事例

仕事の品質や生産性を高めるためには、バラツキをなくすことを最初にしなければなりません。
つまり、決められて手順=手順書を守るということです。
ところが、手順書を守るか否かは、人の意識と記憶に依存します。
なかなか徹底されないのが実情です。
そこで、守らざる得ない状態にする方法ことを考えましょう。
場を手順書化するという方法です。
手順に沿った動き、置き方をしないと仕事がやりにくくなるように、モノを配置するのです。
個人ごとのやりやすさを追求するのではなく、手順を守られることに特化したレイアウトをしましょう。

現場の知恵を盛り込んだ手順を作成する方法

仕事のできる人とできない人の違いは、上手にやる知恵が豊富か否かの違いです。
できる人は、仕事の経験の中で培った上手にやる知恵を活かしながら仕事をしているのです。
仕事ができない人に知恵がない、または積みあがってない理由は、
①経験がない・少ない(新人・異動者)
②経験範囲が偏っている・狭い
③経験から知恵を培うことができない
というものがあります。
特に②③は、どれだけ経験をしても知恵は高まらず、仕事力は低いままです。特に③が問題です。

経験をリアルタイムに反映した手順書が仕事力を高める

動的手順のプロセスマップツールの事例

経験から知恵を培うために最も重要なことは、リアルタイムです。
仕事をする中で、誰もが小さな失敗ややりにくさを感じ、調整したり、工夫したりしながら仕事をしています。
つまり、誰もが知恵を出しながら仕事をしているのです。
違いは、出した知恵を次につなげられているか、忘れているかです。
仕事の中で行った調整や工夫をリアルタイムに手順書に反映するとその知恵は次の仕事に活かせるようになります。
次の仕事では、前回の調整や工夫の上にさらに調整・工夫を加えることができ、知恵を出す力がさらに高まっていきます。
プロセスマップ型の手順書は付箋紙でつくられた手順書で、仕事をしている中での気づき、調整・工夫をリアルタイムに手順書に反映することに特化した手順書です。

個人ごとにばらつく仕事力を安定させる方法

人には、得手不得手というものがあります。
他の人はみんなそつなくこなすができるのに自分はうまくできないということがあるのです。
多くの人は、自分が他の人より劣っている点を認めたくありませんし、目を背ける傾向にあります。
一般的な手順書は、仕事を行う方法や順番、共通の注意点などが記載されており、誰か個人の劣っている点がわかってしまうような事項を記載することはありません。
ゆえに、手順書は、一部の人の弱点をカバーするための方法は記載されておらず、手順書によって個人ごとにばらつく仕事力を一定にし、安定させることはできていません。

自分の弱点を手順書化すると仕事力が高まる

弱点洗い出し手順ツールの事例

自分の弱点に目を向けず、手順書もそれを解決してくれなければ、仕事力は高まりません。
個人用手順書をつくりましょう。
その中に、自分の弱点に対する対策方法を加えて使うのです。
ポイントは、自分の弱点を書くのではなく、弱点をクリアする工夫点を書くようにします。
マイナスを考えるのではなく、プラスを考えることで、自分の不得手なことに正面から向き合うことができ、それを克服する力を高めることができるようになるのです。

仕事の引き継ぎトラブルをなくす方法

仕事の引継ぎがうまくできず、引継ぎされた人が問題を起こしたり、効率を落としたりするという話はよくあります。
そこには、引継ぎの仕方に落とし穴があるのです。
前任者のやり方をそのまま引き継ぐことが正しいとする考えです。
前任者と後任者は、知識も経験も、また得手不得手も違うのですから、前任者のやり方で後任者に合っているとは限らないのです。
まして、前任者は豊富な経験からすぐにはまねできない域に達した仕事をしているのですから、経験のない後任者がいきなりその域での仕事ができるはずがありません。

被引き継ぎ者が自ら手順書をつくると引き継ぎエラーが減る

引継ぎポイントの事例

引継ぎは、被引継ぎ者主体で行うようにします。
仕事の急所を中心に整理する引継ぎのための手順書を新たにつくり、次の要領で引継ぎを行います。
・業務の目的・アウトプットの理解を先にする
・業務の流れ図を被引継ぎ者自ら書き直す
・イレギュラーをしつこく質問する
・被引継ぎ者が自分でやってみて戸惑いを書き出して質問する
・判断基準を明文化する
被引継ぎ者が自分に合った仕事の仕方と自分のための急所が書かれた引継ぎ用手順書を自ら作成することで、後任者のための仕事の手順が確立し、引継ぎトラブルを減らすことができます。

手順を徹底させるための方法

たまに行う仕事や複雑な仕事は、手順が抜け落ちたり、間違えたりするリスクが高まります。
手順を覚えていなければ、手順書を見ながら仕事をしますが、ほぼ覚えている状態であれば手順書を見たりはせず、記憶に基づいて仕事をしてしまい、忘れている1~2割のところが抜けたり、間違えたりします。
問題は、本人はそのことに気づいていないことにあります。
ですから、クレームやトラブルになるまで誰もそのことに気が付かないのです。

帳票を手順書化すると仕事の徹底力が高まる

行動矯正型帳票のツール事例

では、すべての手順を徹底するためにはどうすればいいでしょうか。
手順書を見ながら仕事をしなさいと言っても、8~9割は、わかっている手順の個所を手順書で読むことになり、わかりきってることを読むという時間はムダであることに他なりません。
当然、すぐに読むのをやめてしまいます。
手順を徹底させるためには、帳票を使いましょう。
行動矯正型帳票と言ったりしますが、必ず踏んでほしい手順ややってほしい事・方法を帳票に盛り込んだワークシートです。
ワークシートへの記載をすることで、徹底してほしい手順で仕事をしなければならないようにし、記載された記録から徹底したことの証跡を残すことができるので、万一、トラブルが発生しても原因究明ができるようになります。

業務品質の適切性を高める方法

業務品質は、生み出されたアウトプット、例えば、提案書や報告書、商品などの出来ばえで評価されることが多く、業務そのもの=行為を直接評価するということはあまり行われていません。
しかし、過程の良し悪しがアウトプットの品質を左右し、ムダを生み生産性を低下させます。
アウトプットでのみ評価していると自分たちの業務=行為に潜む、過剰、過小、過誤に気づくことができず、アウトプットの品質を担保できないばかりか、ムダを積み上げて生産性を落としている状態から脱却できません。

サービス品質基準をつくると過剰/過小/過誤がなくなる

サービス品質基準のツール事例

業務品質を高め、生産性を高めるためには、過程=行為を評価し、過小、過剰、過誤を改善することも重要です。
過程=行為を評価し、改善するためには、サービス品質基準を作成しましょう。
最初にサービス=行為によって達成した事項や条件をサービスレベルとして評価基準を定義します。
次に、サービスレベルを達成するためにサービス=行為の要素の評価基準を作成します。
評価基準モデルとして広く知られているものにSERVQUARLモデルがあり、物的要素、信頼性、応答性、保証性、礼儀、顧客理解、アクセスといった視点でサービス品質の評価基準を作成していきます。

初めての仕事を成功させるための姿勢

仕事は、誰もが成功するためにどうすればいいかと考えます。
成功をめざす計画を立てるのです。
成功をめざす計画立案では、成功するために何が必要なのか、何をしなければならないのかを洗い出すことから始めます。
しかし、洗い出せるのは自分の知っていること、経験したことだけで、知らないことは出てきません。
つまり、知識や経験がない初めての仕事では、成功するための計画が立てられないことになります。

成功をめざさず失敗をめざす計画が成功を引き寄せる

4M失敗洗い出しツールの事例

初めての仕事では、成功をめざさず、失敗から学ぶことをめざしましょう。
まずやってみて、失敗した事実から、失敗原因を究明し、その原因をつぶすための調査や対策をします。
それを繰り返すことで、失敗経験から知識が増え、経験値があがり成功へとつながっていくのです。
失敗原因は、仕事の4要素=4M(人、設備、モノ、方法)の視点で整理して、原因を究明すると体系的かつ客観的に洗い出すことができます。
失敗から学ぶスタイルでは、上手に失敗することが大切です。
上手に失敗するとは、影響が最小となり、失敗したことが致命傷にならないように小さく失敗するような方法を考えます。
実際にできない場合は、シミュレーションやロールプレイなどで疑似的方法で行うようにします。

計画を着実に達成させるための方法

仕事は、目標を設定し、その達成をめざすと誰もが考えます。
目標は英語で「ゴール」と言い、最終到達点を示すものです。
しかし、そこに落とし穴があります。
目標を達成するためには、目標に至る道のり(プロセス)を適切に管理することが重要であることは説明するまでもありません。
目標に至る道のり(プロセス)を管理するためには、目標に至る道のり(プロセス)歩んでいるか、期日までに各プロセスを通過しているか、ということを測定し、管理することが求められます。

目標をマイルストーン化すると計画の着実性が高まる

マイルストーン目標設定ツールの事例

このようなプロセス管理では、目標の扱い方を変えています。
目標を「ゴール」ではなく「マイルストーン(中間目標地点)」として扱い、プロセス管理に使っているのです。
ゴルフで、カップに向けてのアプローチを決め、1打目、2打目のボールの落下地点を設定するのと同じように、プロセス上にマイルストーン(中間目標地点)としての目標を設定し、目標と実績の差異から、プロセスを正しく歩んでいるか、期日までにプロセスを通過したかを管理します。
目標設定シートなどを使って、仕事の目的の実現向けてのプロセスを設計し、プロセス毎のマイルストーンとしての目標の指標と目標値、測定方法などを決めて、適切なプロセス管理をしまょう。

トラブル対応力を高める仕事の進め方

仕事の管理力の優劣が顕著に表れるのが、トラブル発生時の対応です。
トラブル発生時は、予定外の作業計画と手配を迅速に行わなければなりません。
時間に追われる中、次々と現われる出来事へ対処が優先されてしまいます。
体系的かつ論理的に仕事の計画・手配ができていないため、やるべきことが抜け落ちたり、順番や方法が間違ったりことが少なくありません。

現品・再発防止・流出防止の3点同時対処が対応力を高まる

トラブル処置計画ツールの事例

トラブル対応では、トラブルとなったモノそのものへの処置(現品処置)、トラブルの流出・拡散防止(流出防止)、トラブルの再発防止を同時並行で進めなければなりません。
特に、現品処置を優先するため、トラブルの原因の究明を後回しにしてしまいがちです。
ところが、原因はトラブルが発生しているその瞬間でしか究明できないことが多く、後からの調査では推定ばかりで、真因がつかめないばかりか、的外れな原因へのムダな対策に資源を浪費することもあります。
トラブル対応時の仕事の計画・段取りでは、現品処置、再発防止、流失防止の責任者を別に設けて、同時に3つへの取り組みがされていくようにしまょう。
原因調査は、後回しにせず、最優先に行うことの1つとして取り組みましょう。

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