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業務改善のアイディア|不要不急の仕事を断り効率的に仕事をする方法とコツ

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仕事を断る勇気

ムリな仕事を、正しく断り、正しく代理を立てるための方策

いつでも、何でも引き受けて仕事を抱え込んでしまうと、最終的に過負荷となり仕事をこなせなくなることがあります。
仕事の棚卸しして、不要不急の仕事は断り、価値が高く重要度・優先度高い仕事に時間を投入するようにしましょう。
自分の現状を把握し、優先度を整理して、チームと協業して仕事を効率よくこなす方法とコツを紹介します。

 <目次>
仕事は正直さが肝心!現状把握と断る勇気
現状の効率化!優先度で並べ、不要な仕事をしない
チーム体制を整え、効率的に仕事の価値を高める


 

仕事は正直さが肝心!現状把握と断る勇気

できないことは断る勇気を持つ

仕事では断るという選択肢と勇気を持つことが大切です。
仕事を頼まれたときに、勝手な思い込みによって断れなくなることがあります。

「相手の期待にこたえたい」
「私が断ったら困るかも」
「一度断ったら二度と頼んでくれないかも」
「せっかく自分のことを頼ってくれているのだから期待を裏切れない」
「断ったら気分を悪くするかもしれない」
これらのすべて感情論、そう思い込んでいるだけです。
依頼者がそう思っていることもありますが、そのように思っていないこともあります。

しかも、依頼者は、こちらの状況も把握していません。
手一杯なのか、余裕があるのか分からずに依頼をしているはずです。

どちらも相手の状況は不確かなのですから、まずは、フラットに依頼を受け止めましょう。
この時点では、受けても受けなくても、依頼者はその先の手立てを持っています。
依頼者は、こちらが仕事を(時間的、能力的に)行えるかどうかを確認している段階なのです。

頼まれた時に、その仕事内容の好き/嫌いで判断していては信頼を失うでしょう。
しかし、引き受けられる状況ではない、あるいは、自分に引き受けるだけの知識やスキルがないというのであれば、依頼者もわかってくれるはずです。まずは、伝えることが大切です。
その上で、依頼されるのであれば、できない可能性も含めて依頼してくれているのですから、引き受ける検討の余地はあるかもしれません。

この時点で断ったとしても、依頼者は別の人を探すことができます。
誰も引き受けてくれる人がいなければ、別の方法を考えることもできます。
諦めるという選択もあるでしょう。

一度引き受けてしまえば、依頼者はそれらを選択する必要はなくなったと安心します。
つまり、こちらが引き受けた段階で、相手は選択の機会を失うのです。

自分の状況や知識レベルの懸念などを伝えないまま、引き受けるとのちに大きな問題になります。
引き受けた人は、依頼前にもともとあった仕事に支障が出たり、その依頼の仕事を完了できなかったりします。どの仕事でも、期日通りに仕事が終えられなかった場合、依頼者の、その後の仕事に影響してしまいます。はじめに断られる以上の損失を受けることで、不信を抱かせてしまうでしょう。

時間や能力的に不可能なときは、素直に断ることが期待や信頼に応えることでもあるのです。
このことをしっかり覚えておいてください。
相手の期待や信頼に応えるためには、常に正直にいることが肝心なのです。
できないことは明確に断る勇気を持つことで、相手の期待や信頼に応えていきましょう。

抱えている仕事を正しく把握する

自分の能力を過信している人、楽観的な人は安請け合いしてしまうことが多いようです。
引き受けた後になって、できない、間に合わないでは、依頼者に迷惑が掛かります。
適切に仕事を引き受けるために、現在の自分の状況を正しく把握することが大切です。

現在の自分の状況を正しく把握していないと、きちんと断ることもできません。
現状を把握できていれば、「今、手一杯なのでその仕事は引き受けられません」と断るときも、どうして手一杯なのかを明確にできます。ここで、思い付きで答えてしまうと、依頼者側は、単にやりたくないから理由を探しているのかと不信を覚えるでしょう。逆に、いつでも何でも二つ返事で受けていると本当に大丈夫なのだろうかと不安になるものです。

どちらの場合も、現在の状況を正しく把握した上で、
「○○と○○を明日までに行う必要があるので行えません」
「どうしても今日中に行わなければならない仕事は○○だけなので受けられます」
と明確に返事をされれば納得し、信頼を得られるのです。

抱えている仕事を見える化する

現状を把握するためには、すべての仕事を見えるようにしましょう。

自分の抱えている仕事あるいは行わなければならないことをすべて書き出します。
大きなものから小さなものまで、とにかく思い出せる限り書き出します。
実際に書き出すと思っていた以上に多いことにも気付けるでしょう。
途中で書き出すことがいやになるかもしれませんが、あきらめずにとにかく書き出してください。

書き出すことによって、自分の抱えている仕事を目の当たりにします。
これだけでも、不用意に仕事を引き受けられないという気持ちを維持できるでしょう。

思い出せる範囲の仕事を書き出しても、忘れてしまっている仕事があるかもしれません。
この忘れている仕事が曲者です。緊急の仕事や、急遽対応が必要な仕事の発生は、この忘れてしまった仕事が原因ということが多いのです。

だからこそ、常に仕事を見える形にしておくことが大切なのです。
まずは、覚えている限りの仕事を書き出します。
そして、思い出せた仕事を進めていくのです。
あとで、思い出した仕事があれば、どんどん書き足していくのです。

新しい仕事を引き受けた時には間違いなく、その場で書き足していきます。
終了した仕事や行わなくてもよくなった仕事はどんどん消していきます。

このようにして、自分がこれから行う仕事のリストを常に最新の状態に保ちます。
ですから、この仕事リストは常に持ち歩けるようなものにします。

オフィスでの仕事が多いのであれば、A4などの紙に書いてデスクの上に置きます。
社外の活動が多いのであれば、手帳などを使いいつでも確認や書き足しができるようにします。

最新の仕事の状況がいつでも見れて、いつでもアップデートできるようにしておきましょう。

現状の効率化!優先度で並べ、不要な仕事をしない

現状の仕事は価値基準で優先度を測る

自分が抱えている仕事を明確にしたら、それぞれの仕事を実施する順番を決めましょう。
仕事の価値の基準は、緊急度(期日)と重要度です。
明らかにした緊急度(期日)と重要度を考慮して仕事の順番を決めていくのです。

これにより、効率的に仕事が進められるようになります。

この優先順位付けの作業では、重緊マップを使ってみてください。
重緊マップは、紙に縦中央線、横中央線を書いて、同じ大きさの4つのマスを作ります。

縦軸を重要度として、上が重要度の高い仕事、下に重要度の低い仕事を置きます。
重要度をどのようにして決めていくかというと、「それを行うことによる成果への影響度」や「それをしないことで被る損失の大きさ」の度合いで並べます。仕事をこれらの基準で比較しながら並べるのです。

横軸は、緊急度(期日)の指標です。右は期日の近い仕事、左は期日の遠い仕事を置きます。
マップ上のどの位置に来るかは、その仕事にかけられる残りの時間で変動していく(変動させていく)ものです。したがって、それぞれの仕事の期日を明確にしておく必要があります。もちろん、途中で期日変更があったときも動かします。

右上…重要で緊急(今日中に終わらせなければならない)
右下…重要だが緊急ではない(たとえば今日でなくてもよい)
左上…緊急だが重要ではない(今日の空く時間に入れ込む)
左下…重要でも緊急でもない(やめる検討候補)

この適切な優先順位付けにより、緊急度や重要度の高い仕事を先に実施するようになります。
その他の仕事に時間を奪われ、期日に遅れる、重要なのに質が低くなるということを減らせるのです。
期日を意識し、重要な仕事にも十分な時間をあてられるようになります。
慌てて取り組んでミスをしたり、低品質のままで提供してしまったりということもなくせるのです。

やる必要のない仕事はやめる

緊急度と重要性によって、仕事に優先度を付けました。
それを仕事の順番に反映させで並べて、先頭から実施していきます。
そして、優先度の見直しを繰り返します。
この繰り返しで、いつまで経っても実施されない仕事に気付くことができます。

多くの仕事を抱えるとき、行わなくてもよい仕事に時間を使ってしまうことがあります。
優先順位をつけることでのこの気付きで、この非効率な時間を阻止できるのです。

新しい仕事が入ったり、全体の優先度の見直しを行ったりする度に先送りされている仕事です。
重緊マップでいうと左下の重要でも緊急でもない(やめる検討候補)に入るものです。

その仕事は、半年前に行おうと考えていたものかもしれません。
将来必要になるからと考えて実施するつもりだった仕事もあるでしょう。
誰かから依頼された仕事なのに実施していないものもあります。

これらの仕事は本当に行う必要があるのかの再考が必要です。

数ヶ月間、実施されていないのに、問題は起きていない。
先延ばししてきたにも関わらず、誰からも催促されていない。

もし、そうであれば、本来行う必要のない仕事なのかもしれません。
今、実施することや、常に見直しをする際の検討項目にする必要があるのかも疑問です。

誰かから依頼されていた仕事であれば依頼者に確認します。
その仕事は本当に行う必要があるのか。
必要であれば、いつまでに必要なのかを再度明確にするのです。
将来必要になると考えていた仕事に関しても、いつ必要になるのかを再度考えるのです。

基本的にやめてしまう方向で考えていきます。

このように先延ばしの仕事が溜まってしまわないように、初めに決めた期日を書き残しておきます。
緊急度(期日)を見直す際に、途中で変更があったとしても、当初の期日が分かるように工夫をします。そうすれば、どれくらい延ばされてきたのかが一目で認識することができるでしょう。
月末などに先延ばしの確認を行い、やらない仕事と決める目安にするのです。

緊急度や重要度の考慮なしに、思いつきで仕事をすると、やめられる仕事にも気付けません。
気付けなければ、先送りしてもいい仕事に早く手を付けてしまうことも出てきます。
その分、緊急OR重要な仕事への着手が遅れますから、効率が下がることは明白です。
必要のない仕事を見極め、行わないことでより効果的な仕事をしていきましょう。

チーム体制を整え、効率的に仕事の価値を高める

代理を立てるという選択

現在の自分が行うことのできない仕事は断ることが基本です。
ムリに引き受けたとしても、あとあと迷惑をかけてしまいます。
相手が他の方法を選択の機会を奪うことになってしまうことはお伝えしました。

ただ、実際にはムリだとわかっていても断れない仕事もあります。

・自分しか持っていない業務スキルやノウハウ、経験がなければ実施できない
・顧客との関係性などによってどうしても他者では代わりが務まらない

このようなとき、代理をお願いできるネットワークを築いておくことも、仕事をする上では重要になります。

・相談できる人
・あることに詳しい人
・あることが得意な人

自分にできないことや不足していることを持つ、自分とは異質の人のネットワークを活用しましょう。
仕事の進捗においても、質においても、効率を高めていけます。

自分だけでこなせる仕事は限られています。
それを補強・補完できる人の助けを借りれば、可能な仕事は広がるはずです。
依頼者の求めるときに求められるものを確実に提供することも可能です。
依頼者に対し、より高価値の成果物を提供することにもつながります。

交流や助けを借りる中で、自分も学んでいくことができます。
異質な人たちとのネットワークを通じて、より良い、より高度な仕事を作り上げましょう。

代理が可能な仕事を抽出する

すでに抱えている仕事の中で、他者に代わってもらえる仕事がないかを探します。

第一候補:日々誰もが定常的に行っている作業

たとえば、報告書や申請書などの作成、コンピュータへの入力、各部門への連絡などです。
これらは、あまり時間がかからないように思えます。
他者にお願いするための準備を考えると自分で行うほうが早いような気がします。
しかし、実際には馬鹿にできない手間と時間がかかっているのです。
定型仕事については、あらかじめ誰かにお願いするときのためのメモを作成しておきます。
他の人にお願いしたいときになって、あらためてメモを作る必要がなくなります。
また、普段自分で作業する際にも、手順や方法を思い出す必要がなく効率的なのです。

第二候補:他に同様の仕事を担当している人がいる仕事

とくに、ひとつの案件に依存しないような作業を考えます。
ただ、これには大きな課題があります。
同じような仕事であっても、人によってやり方が異なることが多いです。
多くの職場で発生することなので対策が必要です。

普段から仕事のやり方を揃えておくことが重要です。
細かな手順まで揃える必要はありませんが、「作業項目とその目的」「その作業で作り上げる成果物」だけでも揃えておきます。これにより、仕事の途中でもその先を他の人にお願いできるはずです。

代理が可能な人を選定する

他の人に代わってもらう仕事の抽出ができたら、誰にお願いするかを決めます。
代わってもらおうと思った人が忙しければ代わってもらうことはできません。
周りの人たちの仕事の状況などを把握しておく必要があります。

常日頃から周りの人たちとコミュニケーションを図り、お互いの仕事状況を把握しておくのです。
代理依頼の必要性が発生したときだけ確認したり、依頼したりではいけません。
自分勝手な都合の良い人という印象を与え、依頼も受けてもらえなくなるでしょう。

・普段からお互いに状況を把握しあうこと
・自分が依頼することもあるが他者に何かあれば自分も手伝う

このような姿勢を示すことが大切です。

お互いの仕事の状況を常に把握し合うためには、お互いの抱える仕事を見える化しておきます。
洗い出した仕事と作業時間を書き、日別に置いたものを、同じ職場のメンバー全員で共有できるようにしておくのです。
これにより、今誰がどれだけの仕事を抱えているのかが一目でわかるようになります。
これを見ることで、代理を頼む人の選定判断もしやすくなるでしょう。

自分は手一杯、しかしどうしても断れない仕事には、このようにして対応します。
自分ですべてを抱え込むことなく、チームのメンバーに依頼することで確実に実施できます。

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