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仕事の効率化~仕事力を鍛え上げる仕事環境づくりの原則とポイント

仕事力

やりにくいと思える仕事環境づくりが仕事力を高める

慣れ親しんだ置き方や仕事の仕方が一番、効率がいいと思ってしまい勝ちですが、必ずしも効率が高いわけではありません。
仕事の効率を左右するのは、業務遂行力の高さでもあるのです。
動作効率だけを追求した整理整頓や仕事環境は、自分の仕事力を高めることができません。
自分にはやりにくいと思える整理整頓や仕事環境づくりをして自分の仕事力を鍛えてみましょう。
仕事力を鍛え上げる仕事環境の整理整頓の原則と環境づくりのポイントを紹介します。

 <目次>
仕事の仕方を進化させる整理整頓の方法
自分の仕事力の幅を広げる方法
仕事力の柔軟性を高める方法
職場の集中力を高める方法
職場の共助風土を高める方法

仕事の仕方を進化させる整理整頓の方法

より良い仕事環境をつくる活動として整理整頓(5S活動)に取り組んでいるところはたくさんあります。
しかし、効果があったという話はあまり聞こえてきません。
効果がない整理整頓をしているところでは、「資料を出しっぱなしにしない」「ファイルは整理整頓して並べる」などという声が聞こえてきます。
整理整頓された状態=形にすることが目的化しているのです。
効果を出しているところは、整理整頓は、手段であり、仕事をより良くすることを目的としています。
整理整頓によって、「ミスが減ったのか」「生産性高まったのか」ということが問われています。

整理整頓の取り組みを「質」で評価すると業務遂行力が進化する

5sレベル評価基準事例

自分たちの整理整頓への取り組みを「質」で評価することで効果を上げる取り組みとなり、仕事の仕方が進化します。
5Sレベル評価チェックシートは、取り組みの「質」を評価するツールです。
スタートは、個人の取り組みの底上げから評価して、組織としての取り組みにつなげ、まずは「形」を定着させます。
この後からが以下のような点で質を高める評価を行い、活動の質を高めます。

①標準化の向上

整理整頓によって手順や方法のやり方を統一する標準化ができているか評価します。

②脆弱性の改善

整理整頓によって、安全やセキュリティを高める方法が定着できているか確認します。

③ムダの削減

ムダのない手順・方法で仕事できる整理整頓か確認します。

④組織力の向上

仕事の偏りや異常の見える化につながる整理整頓となっているか確認します。
 

自分の仕事力の幅を広げる方法

仕事がしやすい方法が一番、生産性が高いと普通は考えます。
しかし、仕事のしやすさと生産性の高さは必ずしも一致しないことが少なくありません。

タッチパッド操作の事例

例えば、パソコンで様々な操作をするとき、マウスをよく使います。
しかし、タッチパッドを使うとマウスで操作するより、はるかに早く操作でき、そのスピード差は数十倍あります。
ところが多くの人はタッチパッドより、マウスの方が使いやすいと考えています。
慣れや好みが、生産性の低い方法を仕事のしやすい方法にしてしまうのです。
また、生産性が高い方法でも、自分の不得手なやり方は、自分のしやすさを理由に変えてしまい仕事力は高まりません。

配置を固定化すると誤魔化しが効かず仕事力が高まる

固定レイアウトの事例

固定された配置のレイアウトで、仕事をすると以下の点から仕事力を高めることができます。

①やりにくい=苦手なやり方を克服できる

やりにくいところは自分の苦手なところでもあります。固定化された配置では、自分の好きな配置に変えることができないので、苦手のところ明確になります。苦手のやり方を克服するための改善やトレーニングによってと自分のできる範囲が広がり、業務遂行力が高まります。

②仕事がうまくできない原因が明確になる

固定化された配置での仕事は、仕事のやり方も固定化されので、仕事でミスや問題が発生したとき、やり方のどこに原因があるのか特定しやすくなります。

③習熟度が高まる

固定化された配置では、毎回、同じ動作や方法を繰り返すことになるので、経験数(訓練数)の増加によって習熟度が高まります。
 

仕事力の柔軟性を高める方法

毎日の仕事では、中断と再開が溢れています。
そして、様々なトラブルは、この中断と再開時の処理のまずさが原因であることが多く見受けられます。
適切な中断処理をしないまま中断し、再開時に勘違いや忘れなどによって、正しい再開ができず、重複や抜け、誤処理などをしてしまい、トラブルとその処置の手間を発生させます。

机上ゼロ帰宅をすると中断再開力が高まる

帰宅ゼロの散らかった事例

日々の仕事の中では、個々バラバラに中断・再開が発生しますが、帰宅時は、帰宅で中断、翌日の出社で再開という決まった時間に発生し、中断と再開に時間差があるので、中断状態を確認して改善をすることができます。

中断再開力を高める必要性イメージ

机上ゼロ帰宅では、中断・再開力を高めるために、次のポイントを踏まえた取り組みにするようにしましょう。

①元に戻す

使った資料やデータは、元のファイルやフォルダーに戻すようにします。
元に戻すことで、他の人に使われたり、その次の処理に回される可能性が発生します。

②問題に対する改善をする

使われたり、次に回されて問題となる中途半端な処理状態で滞留する資料やデータをなくす改善を始めます。
品質トラブルの元凶である中途半端がなくなり、仕事の流れが速くなって、生産性も高まります。

③再開しやすい保管・表示を進める

ファイリングや保管、表示で、中断からの再開のしやすさを考えた方法に改善を進めます。
再開を考えた保管・表示を進めることで、完了と途中が明確になり、間違いや抜け、迷いがない仕事ができるようになります。
このような机上ゼロ帰宅の取り組みを通じて、中断・再開力が高める改善が進むことで、日々の中にある中断・再開のレベルも高まり、仕事の品質と生産性が高まります。
 

職場の集中力を高める方法

声をかけられて邪魔された事例

以前、コンサルティング先の会社で、「隣の席の人にメールを送る」ということを問題視している管理者がいました。
何でもメールで済ませる風潮に、職場の雰囲気が悪くなり、チーム力が低下することを危惧していました。
確かに、隣の席の人にメールで用件を伝えるのは、なにか寂しいものを感じますが、果たしてチーム力は低下すると言い切れるのでしょうか。
企画や問題解決のために、分析していたり、アイディアを考えているとき、不意に声をかけられて、せっかく浮かんできつつある答えが吹き飛んでしまったという経験のある人は、少なからずいると思います。

声かけをしくみ化するとチーム生産性が高まる

声かけ改善事例

仕事をするとき、特に、整理したり、考えたりするときは、集中したいものです。
不用意な声がけがお互いの集中を途切れさせて生産性を低下させてしまいます。
集中力を高め、途切れさせない、次のような環境づくり、コミュニケーションの仕掛けをつくりましょう。

①声掛けはメールまたはカード

声かけられる側のペースで対応できるように、用件はメールや声掛けカードを置いておくようにします。

②声掛けは時間を決めて

声掛けは、仕事の切れ目となる出社直後、昼食直後、休憩直後などに行うルールを決めます。

③緊急用件を定義する

相手の仕事を中断させても声掛けしなければならない緊急用件を定義して、不要不急の声掛けをなくします。
 

職場の共助風土を高める方法

孤立感の事例

同僚が多くいる職場で仕事をしていても孤立感を強く感じるときがあります。
ともに働く仲間が隣にいるのになぜ、孤立しているように感じるのでしょうか。
最近の仕事スタイルでは、担当制をとっているところが多く見受けられます。
一人が受け持つ範囲が指定され、一人でその仕事が任せられているです。
一人で仕事を遂行し、仕事の状況は自分にしかわからないので、何かあっても自分一人で解決しなければならないという状態で仕事をしています。
ここに孤立感を感じる原因があります。
また、お互いの仕事の進捗や問題解決の状況はわからない状態の中で、自分が苦しい状況になっても、他の人も同様に追い込まれているかもしれない。
みんな頑張っているのに自分だけ弱音は吐けないという雰囲気が孤立感に拍車をかけ、メンタル面で苦しくなってしまいます。

気持ちを見える化するとチームの共助力が高まる

ニコニコカレンダーの事例

このような孤立感が強い職場では、お互いの気持を見える化することが、孤立感の緩和、苦しさを軽減するのに役立ちます。
ニコニコカレンダーは、お互いの気持ちの見える化に有効なツールです。
仕事が終わったとき、その日の自分の状態のシールをニコニコカレンダーに貼って帰ります。
シールを貼ることで、仕組みを通じて弱音を吐きます。
弱音を吐くことで、楽になり、周りもそのことを知っていてくれるということが孤立感を軽減します。
また、お互いの状況が見えることで、苦しいときにヘルプを言いやすくなり、そのことが安心感を与えて、メンタル面の苦しさを軽減すると共に、苦しいときは助け合おうという共助力を高めます。

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