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業務改善のアイディア|仕事は完璧さよりも価値を高めることを目指せば効率化できる

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仕事の価値とは

完璧さより価値視点が大事!PDCAで仕事の価値を高める

仕事とは価値を生み出し高めることです。
仕事の価値を高めるためには、仕事の完璧さを追求するのではなく、失敗から学ぶ姿勢が必要です。一回で成功しようとせず、失敗しながら学びを得るのが、成功の秘訣です。
一通りやり切って全体を経験しPDCAを繰り返すことで効率的に仕事の価値を高める方法を紹介します。

 <目次>
仕事は完璧さより価値を高め続けるのが効率的
効率仕事のコツ!顧客にとって最適な価値を目指す
失敗しながら学んでいく効率的な仕事の流し方


 

仕事は完璧さより価値を高め続けるのが効率的

仕事での作業途中で感じる「なんだか違う」「何かが足りない」
気付いたその時に手を止め、戻り、確認し、修正し、納得した上でやっと先に進む。
仕事開始してから完了までの間に、これが何度も繰り返されます。
繰り返される理由は、仕事の全体に対してこだわりを持っているからです。
完璧を目指す人は、仕事をこのようにして進めます。

仕事を進める上で、全体に目を向けることはとても重要なことです。
そして、完璧を求める心も大切。
完璧を求めるからこそ、良いものを作り出すことができるのです。

ただ、私たちが働く世界には、期日という制限が存在します。
すべての仕事は、期日までに仕上げなければ、その価値も信頼も失ってしまいます。
一般的な企業の仕事では、「完璧なモノはつくれない」ということを認識することが大切です。
完璧を基準にしてしまうとキリがない、という現実があるのです。

大切なことは、期日までに成果物を出すことです。
どこかで妥協も必要になることを受け入れなければなりません。

妥協という言葉に良くないイメージを持つ人もいると思います。
妥協は、適当に済ませることでも、あきらめることでも、手を抜くことでもありません。
自分の思い描いた理想の姿を追い求めることと、限られた時間の中でやりきることの間で折り合いをつけることです。

その折り合いをうまくつけるために、仕事の価値を高めるほうに、視点を向けてみましょう。
完璧ではなく、その限られた時間の中での最大価値を目指していくのです。
仕事をする上では、完璧を目指すより、ずっと有効な目標となるはずです。
少し視点を変えることで、あなたの「完璧を目指す姿勢」を効率化していきましょう。

ここで、いつも完璧を目指してしまって時間が足りなくなることの多い人も、
自分は完璧さにはこだわらないという人も、一緒に考えてほしいことがあります。

仕事で求められる「価値のあるもの」とは、どんなものでしょうか。
より良いものを目指すとき、「誰にとっての良いもの」なのでしょうか。
次の項で、その高めるべき価値の視点と基準について理解していきたいと思います。

効率仕事のコツ!顧客にとって最適な価値を目指す

完璧ではなく価値を高めることを目指して仕事をしましょうとお伝えしました。

誰にとっての価値かというと、仕事をする上での顧客です。
あなたが行うひとつの仕事、ひとつの作業は、常に顧客ありきで行っています。

ここでいう顧客とは、一般的にいう企業の消費者やユーザーだけではないという視点を持ちましょう。
たとえば、仕事の依頼者となる上司、同僚、取引先の人、自分の作業の次の工程を行う人などもあてはまります。そう考えると、ときには、その顧客が自分自身のときもあるということもわかるでしょう。

企業は、事業という大枠の始まりに位置し、最終地点に一般的にいう消費者やユーザーがいます。
その中間地点には、様々な仕事や作業が存在しているはずです。
そのプロセスの中に、ある仕事を届ける人(自分)と、ある仕事が届けられる人(顧客)がいて、常に仕事のやり取りを行っています。それぞれの顧客に高い価値の仕事(成果物)が提供された集大成が、最終的に消費者やユーザーに良いものを届けることにつながります。

ひとつの仕事、ひとつの作業には、必ず顧客が存在することを理解していただけたでしょうか。
その顧客にとって、最大のメリットを提供することが仕事の価値を高めるということです。

価値の基準は顧客です。
ですから、その顧客について理解する必要があります。
「顧客の目的は何か」
「顧客が何を優先したいと思っているのか」
「何が顧客にとってメリットになるのか」
「顧客はどのような状況にあるのか」
「顧客に必要なものは何か」

この答えは、各顧客によって異なっています。
ですから、その顧客にとって最適な価値を見極め、そこを高めることが重要となってくるのです。

顧客の価値と、自分の仕事や作業を一致させ、満たそうとすることが最適な価値を高めることになります。完璧でなくても、仕事の価値を高めることを追求すれば、より良いものが提供できるのです。
闇雲に完璧さを追求するより、さらに効率的で意義のある仕事ができるはずです。

失敗しながら学んでいく効率的な仕事の流し方

最後までやってみる

仕事に着手したら、とにかく振り返らず最後までやってみます。
いいものを作り上げようとするほど、気になることが出てくる頻度は高まるものです。
しかし、途中で気になることをひとつひとつ解決しているとキリがありません。

途中で立ち止まって確認や修正をしない代わりにメモを残しておきましょう。
メモに残せば、安心できるはずです。
そして、求められている成果物が一通り出来上がった段階で振り返り、対処します。

振り返ることなく突き進んでいるため、まったく整合性が取れていないかもしれません。
抜け漏れや重複している部分があったりもするでしょう。

この時点で、散々の状況だったとしても、大きな収穫があります。
全体を掴めているという重要事項です。
その散々の状況は、このあとに整えていけばいいのです。

これを非効率と思う人もいるかもしれません。
気付いたときに直せば、わざわざあとになって修正する必要もないと思うでしょう。

しかし、実際には、その都度立ち止まることが、もっとも非効率なのです。

一つ一つを確実な状態にしようとすると、その都度いろいろなことを考え、修正を繰り返すことになります。このとき、時間を浪費するだけでなく、視野も狭くします。仕事の中のある一部分だけに集中してしまうのです。最終的に、集中した部分部分は完璧になっていても、全体的には整合が取れていないことが多くなります。その結果、全体の整合を取るために、その注力した部分すら修正をかける羽目になるのです。

ですから、あとからの修正を前提にするのが得策です。
とにかく一通りを作成するのです。
出来上がったら見直して、どこをどのように修正していくのかを考えます。
ここでの修正ポイントの見極めにおいても「全体を掴めていること」が大きく役に立つのです。

どのような仕上がりであっても、成果物という形で一度出力されたものは、扱えるようになります。
扱うことができるようになれば、あとは修正するだけなのです。

まずは、最後までやることが大切です。
その分、失敗する確率は高いはずです。しかし、成功の確率も高まります。
その失敗点を直していくことで、成功するための知恵や知見を得ることができるからです。

無形サービスで一通り通すことの重要性

無形の成果物を提供するサービスなどでは、とくにこの一通り済ませること自体が重要になります。
なぜなら、約束した時間内でそのサービスが完了できないと依頼者が納得しないからです。

致命的な間違いや問題が発生したのであれば中断する必要もあるでしょう。
しかし、重要度や影響度の低い問題や関連性の薄い事柄については、その事態だけを依頼者に伝え、とりあえず進めることが大切です。そして、その部分に関しては後からフォローしていくのです。

途中で少し手順を間違えたからと言って何度も初めからやり直したり、ちょっとした想定外のことが発生する度に他者に確認したりすれば、いつまで経っても先に進めません。
依頼者は不信を抱き、二度と依頼しなくなるでしょう。

一連の流れが乱れるとき、サービスを受ける側は不満を覚えます。
流れが完結した後で補足や修正を加えていくことが依頼者の満足を得る方法です。
まずは、一連のサービスを完結させることが重要となります。

やりながら不明点を理解していく

仕事に着手して、振り返ることなく成果物を出そうとする中で、壁が立ちはだかることもあります。
情報が不足していたり、内容がまだ煮詰まっていなかったりして進めないという壁です。
その内容について検討したり、調査をしたりして内容を詰めていく必要があります。
こちらも、一通り作成してしまってから行う方がよいです。

短い時間で検討や調査、確認が済むものであればすぐに行ってもいいでしょう。
しかし、結論を得るのに時間がかかるのであれば、そのまま放置して先に進めます。

あとで見直し、修正することが前提で作り上げていくのです。
ですから、現時点での不明確な点やわからない点は置いて先に進んでいきます。
このような場合も、何が明確になっていないために飛ばしたのかをメモに残しておきます。
そして、一通り出来上がった後で、その部分の検討や調査、確認を行うのです。

わからないところを飛ばして、どうやって進めていくのかと思われるかもしれません。
一度、そうやって実際の作業を進めた場合をシミュレーションしてみてください。

その部分が固まっていないことによって、その先が作れないのであれば、飛ばす部分が増えます。
結果的に、早く一通り出来上がるはずです。
飛ばす部分が多ければ、成果物として成立していないでしょう。
このことの何がいいかというと、その固まっていなかった部分が、本当に重要な部分だということが明確になるのです。検討や調査をする時間を充分に取る価値も認識できますし、実際にその時間も確保できることになります。

その部分が固まっていなくても、その先をどんどん作成することができることもあります。
すでに成果物として、ある程度のレベルが保たれていることもあり得ます。
その場合、全体から見ると、その部分はそれほど重要ではないことが分かります。
ならば、検討や調査、確認にそれほど時間をかける必要はないでしょう。
下手をすると、その内容自体が必要ないということに気付けるかもしれません。

人は目の前に問題があると、どうしても解決しなければならないと考えてしまいます。
しかし、たとえ問題があっても、解決する意味のないものもあります。

・先に進む上でほとんど影響しない内容
・簡単に回避できるような問題
・全体からすれば取るに足らない小さな問題

ですから、不明な部分があっても、立ち止まって右往左往することは非効率なのです。
まずは、全体を捉えるという重要点を押さえます。

わからないところがあっても、まずやってみてください。
経験しながら理解できていくことはたくさんあります。
理解してからやるという考えは捨てて、やってみて、理解することを選択しましょう。

作業レベルでもPDCAを繰り返す

PDCAとは

仕事の価値を高めるには、PDCAをたくさん回すことが有効です。
時間の許す限りで、ベストな仕事に到達するための手法です。
1つの作業に対しても、3回以上の改善をしていくようにしましょう。

P…PLAN
D…DO 
C…CHECK 
A…ACT 

ここで、作業で行うPDCAの一つ一つを確認していきましょう。

PLAN(計画)

最初のPLANでは、未着手の状態なので全体の設定が必要です。
計画内容は、書き出して見える形にしておきましょう。

・仕事の目的を把握
・かける時間を決める
・その仕事に必要な作業を書き出す
・各作業のインプットとアウトプットをつなげ、作業を並べる

立ち止まらずに成果物を完成させることで、全体像を掴むことが先決です。
そして、限られた時間の中で、できる限りの修正をしていきます。

二回目のPLANは、一回目のACTの完了で出た成果物に対する計画です。
二回目のこの計画の段階を飛ばすことが多いようなので、必ず行うようにしましょう。

・目的の再確認
・決めていたかける時間との調整
・不明点や気付き項目への対処
・改善策の反映(実施)

DO(実施)

PLANで計画した内容に着手します。
一通りやってみることが大切です。
途中で随時、改善や解決を試みるのではありません。
この時の気付きやわからないことは、メモを残しておくことが大切です。
次のC(チェック)での確認・検討の材料としていくのです。

これは、効率を高めるための大きなポイントでもあります。

この気付きやわからないことを書き出さないと、確認事項はあいまいになります。
一通り完成させたあとには、忘れてしまうことも多いものです。
それらをスルーしてしまうとき、何度も同じ個所や内容で躓くという非効率さを招きます。
まして、その時点でその都度、対処することは、ここまでお伝えしてきた通り非効率なのです。

CHECK(確認)

DOで行った内容を確認します。
確認ポイントを事前に決めて、書き出しておくことをおすすめします。

■目的に沿っているか
■全体(構成)の見直し
・重複している部分、不足している部分などの洗い出し
・内容の順序の調整
・依頼内容や目的などに照らし、残す部分、追加部分を考える
■内容のチェック
・自分の伝えたいことが正しく伝わる表現かどうか
・誤解を与える表現がないか
・説明に間違いがないか
・説明が不足していないか
■気付きやわからない部分についての検討
・その内容が重要なものかどうかを、その後の作業にどれだけ影響を与えたかがで判断

ACT(処置)

ACTで行うことは3つあります。
1、CHECKで見つかった問題点の処置
2、問題が発生した原因を探り、改善
3、レベルアップする改善

1 CHECKで解決すべきと判断した問題点の処置

■目的の確認
・目的に沿っていなければ、内容や方法を再検討
■全体(構成)の見直し
・問題を見つけた場合は、修正する
■内容のチェック
・問題を見つけた場合は、修正する
■気付きやわからない部分についての検討
・影響が大きかったなら充分な時間を使って検討、調査、確認を行う
・影響が小さければ最低限の検討、調査、確認を行う

2 問題が発生した原因を探り、改善

たとえば、今まで部門毎に行っていた請求書発行を管理部門でまとめて行うことになっていました。
管理部門がその仕事を進めたとき、元となる注文書がすべて集まっていないことがCHECKで分かりました。ACTとしてその不足分を集める処置をしたとします。

さらに、なぜ、元となる注文書がすべて集まっていなかったのか?という原因を究明し、改善します。
改善は、原因を取り除くことです。

注文書の提出先が注文書のとりまとめ者のところで止まっていました。
これは、とりまとめ者が変更された請求書の発行ルールを知らなかったことが原因でした。
改善策として、請求書の発行ルールの情報は、とりまとめ者に直接通知することが挙げられます。

3 レベルアップする改善

ACTでは、現状で起こっている問題に対する処置や改善以外の改善も行います。
PDCAまで一通りやってみたことで、もっと良い方法に気付いて改善していくことです。

さらにレベルアップする改善です。
たとえば、注文書の提出を紙で行っていたとします。
注文書の8割は電子化されているのであれば、すべて電子データで提出する方法にすることで、提出作業の効率とスピードアップができます。提出の未完もシステム的に管理できるようになります。

この段階の途中でさらに気になった点は、メモを書き足しておきましょう。
このA(処置)では、その直前のC(確認)の項目に対する処置と改善に留めます。
そして、次の巡回のP(計画)に盛り込み、そのあとC(確認)A(処置)の対象とするのです。
これを繰り返すことで全体がよりよいものに近づきます。
限られた時間を有効に、そして精一杯使うための効率策です。

これを3回以上行って、成果物の精度を高めていきましょう。

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