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仕事の報告・連絡・相談の仕方とポイント

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報連相のイメージ写真

組織力を高めるコミュニケシーンの基本は報連相

仕事のコミュニケーションの基本形は、報告、連絡、相談です。略して報連相と言ったりします。
「報告」とは、指示を与えられた人が、その進行状況や結果を指示を出した人に伝えることです。
「連絡」とは、得た役立つ情報を、他の関係する人にお互いに伝えることです。
「相談」とは、抱えている課題や問題に対して、他の人に意見や助言などを求めることです。
これら報連相の仕方とポイントを紹介します。

 <目次>
報告・連絡・相談とは
相談の仕方
報告の仕方
連絡の仕方

報告・連絡・相談とは

報連相の説明図

「報連相」という言葉を聞いたことはありますか?
「報連相」は大事だと言われますが、なぜ、大事なのでしょうか?
なぜ、重要なのかを考え、「報連相」を行う上でのポイントを見ていきましょう。

それでは、「報連相」とは何でしょうか?
「報連相」とは、「報告」、「連絡」、「相談」のことです。

「報告」とは、指示を与えられた人が、その進行状況や結果を指示を出した人に伝えることです。
通常、指示は自分より上位の人から与えられます。
ですから、部下から上司へ、担当者から顧客へというように、報告は上位者に対して行うものになります。
報告がないと、上位者は仕事の進行が把握できず、タイムリーな、適切な判断が難しくなります。

「連絡」とは、得た役立つ情報を、他の関係する人にお互いに伝えることです。
連絡は、情報の発信者1人から受信者1人へと、1対1で行うこともありますが、発信者1人から多数の受信者へ行うこともあります。
また、連絡は、上司から部下へ、部下から上司へ、同僚どうしでなど、関係する人や部署の間で発生します。
連絡がないと、情報の共有ができず、協力して仕事をすることができません。

「相談」とは、抱えている課題や問題に対して、他の人に意見や助言などを求めることです。
相談は、その目的や内容によって、上司へ、先輩へ、同僚へ、など、相談する相手が変わります。
担当の仕事そのものの相談や、ある案件について幅広いアイデアが欲しいときの相談など、それぞれに適した相談を行います。
相談がないと、異常や問題への対応が後手にまわってしまい、問題を大きくすることがあります。

仕事は常に変化します。その変化を捉えながら、決定・判断を行う必要があります。
「報連相」がうまくいかなければ、スムーズに仕事が進まず、成果も出せません。
「報連相」は徹底して行いましょう。中でも、一番重要なのは、「相談」です。
「相談」をタイムリーにすれば、問題の発生を未然に防げます。

それでは、報告・連絡・相談の仕方について、それぞれ説明していきます。
 

相談の仕方

まずは、一番重要な相談の仕方です。

一人で悩まず相談する

報告の仕方で一人で悩まない説明図

仕事を行っていると、わからないことや難しいことが出てきて、一人で考え込み、悩んでしまう場合があります。
そして、悩んでいるうちに時間が過ぎていき、納期に間に合わなくなったり、自分の手に負えないぐらい問題が大きくなったりすることがあります。

自分で考えることは大事ですが、一人で、何時間も何日も悩んでいるよりは、相談をしましょう。

相談をするときは、「解決してもらおう」と、答えを求めてはいけません。
「ヒントをもらおう」という姿勢でいることが重要です。
そうすれば、受け身ではなく、自分で主体的に仕事に取り組むことができます。

1つ目のポイントは、「一人で悩まず、自分で解決できないことは相談する!」です。

相談したいことを明確にする

相談の仕方で相談したいことを明確にする説明図

いざ、相談しようとしても、話がまとまっていないと、相談を受ける側も理解するのが難しくなってしまいます。
また、結局、相談にならず、お互い時間をムダにしてしまうこともあります。

相談をする前に、自分は、今、何に困っているのか、何が問題なのか、その原因は何なのか、などを考え、整理しておく必要があります。
それが間違っていても構いません。まず、自分で考えることが大切です。
そうすることで、自分がわかっていないところや困っていることが何なのかが、よりはっきりと認識できます。

また、相談をする時は、必ず、現物や資料を持っていきましょう。
口頭では伝わりにくいことでも、現物や資料があれば、相談を受ける側の理解を助けます。
話を聞く前に、困っていることがわかってしまうことさえもあります。
そうすることで、より的確なアドバイスを引き出すことができます。

2つ目のポイントは、「事前に、相談したいことを明確にしておく!」です。

仕事の指示を出した人に相談するこ

相談の仕方で支持した人に相談するの説明図

仕事の内容そのものの相談は、その仕事の担当でない先輩や同僚に行うのはよくありません。
それは、仕事の内容そのものについて、よく知らないので、的確なアドバイスができるとは考えにくく、時には、的外れなことになってしまうかもしれないからです。

仕事の内容そのものの相談は、その仕事の指示を出した人にしましょう。
その人は、仕事の目的や、欲しいアウトプットも明確なはずですから、適切なアドバイスがもらえるはずです。

3つ目のポイントは、「仕事の内容そのものについては、仕事の指示を出した人に相談する!」です。
 

報告の仕方

次に、報告の仕方のポイントです。

先に結論を述べる

報告の仕方は結論を先に述べるの説明図

報告は、上位者に対して行うものでした。
報告を受けた上位者は、その情報から判断や決定を下すことになります。
上位者は、判断や決定ができる材料があればよいのです。
ですから、上位者は、まず、結論や結果から知りたいのです。
そして、その後、必要な情報だけを得ることができればよいのです。

報告を行う時は、まず、結論を述べましょう。
次に、要因や経緯などを述べます。
文書で報告を行う時も同じです。
そうすることで、報告する側も、報告される側も、お互いムダのない報告の時間になります。

1つ目のポイントは、「先に結論・結果を述べる!要因や経緯は必要に応じて後から述べる!」です。

報告のタイミングを知る

報告の仕方は穂実のタイミングを知るの説明図

仕事で何かあった時、最終的に責任を取るのは上司です。あなたの仕事のサポートやフォロー、フィードバックをしてくれるのも上司です。ですから、上司が仕事の進行を把握している状態をつくっておく必要があります。そのためには、タイミングよく報告を行わなければなりません。

報告のタイミングは、

指示された仕事が終わったとき、
中長期の仕事の途中、
仕事の進め方に変更が必要なとき、
新しい情報を入手したとき、
ミスをしたとき、

などです。
これらのタイミングで、上司から求められなくても、自分から報告を行うようにします。これらのタイミングの中で、特に、気をつけたいのが、ミスをしたときです。

あなたは、何らかのミスをしたとします。自分のミスや悪い報告は、気持ちの上で、オープンにしたくないものです。
ミスの発生後、たいしたことがないと自分で判断して、報告をせずに、仕事を続けていたとします。
しかし、その間に、だんだん事態は悪化していき、自分の手に負えなくなって初めて報告を行います。
そこから、上司や先輩が手を打ちますが、結局、手遅れで、どうにもならなくなってしまうということもあります。
ミスが発生した時点で、報告を行っていれば、問題が小さいうちに手をうつことができます。カバーできることも多いのです。

2つ目のポイントは、「報告のタイミングを知る!悪い報告ほど早く!」です。

事実と意見は区別する

報告の仕方は事実と意見を区別するの説明図

報告を受ける側が、判断ができないのは、どんなときでしょうか?
それは、報告を受ける場面で、具体的な数量の明示がなく、多い、少ないなどの報告者の判断を聞かされるようなときです。
事実と報告者の意見が混じってしまっていて、判断に困るのです。
事実と意見をいっしょにしたような報告はやめましょう。

報告では、まず、事実や数値などを伝えます。
その後、自分の意見を述べるようにします。
そうすることで、報告を受ける側は、事実から判断ができます。

3つ目のポイントは、「事実と意見は区別する!」です。
 

連絡の仕方

最後は、連絡の仕方のポイントです。

必要な情報を必要な人に漏れなく連絡する

連絡の仕方は必要な人に必要な情報を伝えるの説明図

上司から連絡の指示があったりして、自分が連絡をする場合を考えてみましょう。

複数の人に連絡をするとき、AさんとBさんは同じ部署だから、一人に連絡しておけば伝わるだろうと考えて、連絡を省略したとします。
その結果、仕事がとまってしまったり、ある人だけ情報を知らず、その人に不快な思いをさせてしまったりすることがあります。
勝手な判断で、連絡を省略してはいけません。

連絡は必要な人全員に行います。
反対に、知らせなくてよい人には、「念のため」だとか、発信者の都合で、むやみやたらに情報を伝えることはしません。

1つ目のポイントは、「必要な情報を必要な人に漏れなく連絡する!」です。

連絡手段を使い分ける

連絡の仕方は連絡手段を使い分けるの説明図

連絡の手段には様々なものがあります。
口頭、会議、電話、eメール、FAX、文書などです。
連絡の手段は、対象・内容・緊急度・重要度によって異なります。

簡単な連絡や緊急連絡では、口頭での連絡、電話の利用が有効です。
例えば、緊急連絡で、eメールを使用するとします。
eメールは送信してすぐに受け取った人が読むとは限りません。
時間とともに緊急性が悪化してしまいます。
ですから、すぐに行動してほしい緊急連絡には、eメールでの連絡は向いていないのです。
通常、緊急連絡には、行動してほしい人と直接やりとりができる電話を利用します。

また、数字を伴うもの、方針、重要なもの、複雑なもの、伝言では間違いが起こる恐れのあるもの、グラフや図を示す必要があるもの、記録を残す必要があるもの、所定の様式があるもの、制度化されているものなどは、文書を利用します。

また、多数の人に連絡したいときには、朝礼、会議、掲示、社内報、放送などを利用します。

2つ目のポイントは、「場面に適したものを選択し、連絡手段を使い分ける!」です。

重要連絡は伝わったかどうか確認する

連絡の仕方は重要な情報は伝わったか確認するの説明図

情報の発信が連絡ではありません。
相手に伝わることで連絡ができたということになります。
重要な連絡については、文書やeメールなどが届いたかどうか、また、中身を見てもらえたかどうかを確認するとよいでしょう。
そうすることで、確実に、伝えたい相手に連絡ができるようにします。

3つ目のポイントは、「重要連絡は伝わったかどうか確認する!」です。

実践の中で、「報連相」を徹底して行い、身につけていきましょう。

報連相の動画も公開中!ご覧ください。

 

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