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整理整頓の潜在効果!業務改善につながる7つのメリット

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7つのメリット

キレイにするだけの活動ではない!人と組織を育てる高機能な習慣

整理整頓は、職場の環境美化のためだけに行う活動ではありません。
ご紹介する7つのメリットは、ご家庭から現代組織にいたるまで、あらゆる問題解決を強力サポートする力を秘めています。
整理整頓の真の目的やその効果がわかれば、面倒な気持ちや先送りする重い腰にも変化が起こるでしょう。組織で整理整頓に取り組んでいるけれどうまくいかないという皆さまも、ここで糸口や突破口を探ってみてください。
問題山積!課題に追われる今!が、整理整頓の効果を確認するグッドタイミングです。
では早速、「きれいになる以上の何か」について確認していきましょう。

 

効果1:整理整頓で変わる職場環境

皆さんの職場は、気持ちよく仕事のできる場所ですか。

出社したとき、気分良く机に向かえていますか。
自分の職場を子供や家族に見せられるでしょうか。

書類や私物で溢れ返っている人のデスクに向かうときの心境はどうですか。
一緒に仕事をしたいと思いますか。

職場は、多くの従業員が一日の1/3を過ごす場所です。
整理整頓された職場では、始業から退社まで、気持ちよく仕事を進められます。
雑然とした空間で行なう仕事の気分とは随分と違う時間を過ごせるはずです。

整理整頓は、ただ空間がきれいになるだけでなく、実践する社員の心にも変化をもたらしてくれます。

ある企業のビフォー・アフター

ある企業をお手伝いしたときのことです。
私が訪問した当初の職場は、まるで倉庫のような様相でした。

機器や機材は、無造作に積み上げられ、いたるところに書類が散乱しています。
何とか確保したと思われる狭いスペースで、機器の動作確認をしている人がいました。

はじめ、ここは機材置場兼作業場だろうと思ったのですが、見渡すと、個人用のデスクも認識でき、パソコンに向かっている人もいます。聞けば、そこが彼らの職場だったのです。

とにかくモノが溢れ返り、デスクに座れば、従業員同士がお互いの顔を見ることすらできないのがわかります。窓もあるのに、積み上げられたモノが差し込む光を遮り、年中暗い空間と化していました。
人が働く環境とは言い難く、黙々と作業する従業員にも明るさや活気が微塵も感じられません。

そんな職場が、整理整頓を始めます。

・いらないものは捨てる
・いるものは分類して、置き場所を決める
・分類と決めた配置を徹底する

この3つを、1か月ほど続けてもらったところ、みるみるうちに倉庫のような場所から、活気のある職場へと変わったのです。

部屋は整然と整えられ、光の差し込む空間が蘇り、気分よく過ごせる場所になりました。
そこで働く従業員の顔も明るくなっていたのです。

仕事の内容ややり方などは基本的に変わっていません。
変わったのは、彼らが働く環境と、それを自分たちの手で変えた彼ら自身だったのです。 

整理整頓「する」がもたらすもの

整理整頓によって職場環境が良くなると、従業員は気分よく働くことができます。

それだけでなく、自分たちの職場環境を自分たちの手で変えることで、従業員は仕事に対するプライドも持つようになります。

職場の整理整頓に無頓着な従業員は、職場環境が良かろうと悪かろうと、無条件に受け入れてしまっているものです。

そんな彼らが、これではいけないと気付き、変えるチャレンジをし、その変化や効果を実感していく経験が彼ら自身を変えていきます。

それによって、整理整頓以外のいろいろな事柄に前向きに取り組んでいけるようになるのです。

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効果2:整理整頓で生産性向上

職場を整理整頓すると、仕事の生産性も上がります。

整理整頓されていない職場には、思っているより多くのムダが溢れていて、それらが日々の生産活動の足を引っ張ります。整理整頓によってムダを省くことで、生産性や品質が向上していくのです。

ここでは、職場で生み出している探すムダ、誤使用のムダについて考えていきます。
整理整頓の効果を把握するための生産性の測り方や、生産性向上と品質向上の関連性についてもお伝えします。

単純明快!こんなに省けるムダの数々

少し思い出してみてください。

皆さんは仕事で書類や資料を探す行動を、一日どれくらいしているでしょう。

顧客から受け取った資料や以前自分が作成した資料など、デスクの上、引き出し、パソコンの中、トレーやキャビネット、ロッカーをゴサゴサと探すことはありませんか。
あると思っていたところにモノがなくて、あたりを探し回った経験はないでしょうか。

一日の中で「探す行動」に使っている時間は、馬鹿にできない量になるのです。

探す以外にも、古い資料と新しい資料の区別ができていないと、古い資料で仕事を進める可能性もあります。その後、作り直しや問い合わせで仕事が中断し、生産性を低下させるでしょう。

これらのことは、整理整頓によって減らすことができます。

必要とする資料が、どこに置かれているかを明確にしておけば、探す時間は最小限で済みます。
必要とする資料のみを置くようにすれば、間違った資料を使うリスクは減らせます。
誰でもわかるように配置されていれば、問い合わせや確認も少なくなるでしょう。

このようにして、ムダに消費していた時間を本来の仕事に割り当てることができ生産性が向上します。

生産性で測る整理整頓の効果

整理整頓の効果を把握するためには、一日や一時間あたりのアウトプット量を測ります。

生産性には、作業中心で測る生産性と、時間中心で測る生産性があります。
作業中心で測ると「各作業がどれくらいの時間でできたか」がわかります。
時間中心で測ると「単位時間にどれくらいのアウトプットができたか」がわかります。

作業単位の所要時間で測ると、いろいろなモノを探す時間、問い合わせ対応の時間は含まれません。

時間中心の生産性で見れば、これらは含まれますし、修正作業が入ってもアウトプットは増えません。これによって、整理・整頓による効果がはっきりと見えてくるのです。

整理整頓で品質を向上させる

整理整頓は、生産性だけでなく、品質も共に向上させます。

一般的には、生産性を追求すると品質が犠牲になり、品質を追求すると生産性を犠牲になると思われているようです。しかし実際は、どちらか一方が向上すれば、もう一方も引き上げられます。

たとえば、整理整頓で古い資料や誤った材料を使うことがなくなれば、アウトプットの品質は良くなります。

資料を探す、質問への対応などでは、作業を中断しなければなりません。集中は削がれますし、中断したあとに復帰するまでの時間差による記憶の曖昧さが、重複した作業や作業の抜けを発生させます。これらの中断をなくすことで品質の劣化も防げるのです。

個別のことがらだけでなく、整えられた環境では、作業全体がスムーズに進むようになり余計な心配がなくなります。余計な心配がなくなれば作業に集中しやすくなり、その繰り返しが習熟度を上げるでしょう。この習熟レベルと上げることこそが、品質を飛躍的に上げる要素です。

品質が良くなれば、やり直しや修正も減り、生産性は向上していきます。

生産性が向上すると、品質を向上させるために新しい手法やシステムの整備、検査体制の充実など画期的な施策の実施も可能にし、さらに品質を向上させることができるのです。

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効果3:整理整頓で確保するセキュリティ

企業には、さまざまな情報が、さまざまな媒体や形式で存在しています。
「持つ情報」を、単に企業の中に「ある情報」で済ませてしまっては危険です。
企業情報のみでなく、顧客情報や社員の個人情報を守ることは、整理整頓なしでは成し得ません。

整理整頓は、セキュリティを確保するための前提活動であり、企業のリスク回避や信頼性維持を図るためにも必要なことなのです。

情報セキュリティの視点

整理整頓は、セキュリティを確保するための前提の活動です。

・外部に漏れないこと
・所在が明確であること
・必要なときにすぐに使えること

これが、セキュリティを確保するための条件です。
 
たとえば、デスクにいろいろな書類が山積み、散乱していたらセキュリティは保てません。「機密の書類には赤いマル秘の印を付けて取り扱いには注意しましょう」という形式的なルールがあっても、整理整頓がされていなければ、返ってリスクが高まります。
雑然とした中にあるその赤印が、機密情報の存在を主張するサインとなるからです。
まるで、部外者に「見てください」「ここです!」と目につきやすくなるでしょう。

また、整理整頓されていないと、機密文書が持ち出されたことにすら気付くことができません。

整理整頓されていれば、書類の山に紛れることなく、不用意に部外者の目に触れることなく、セキュリティを確保していくことができるのです。

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効果4:整理整頓が醸成するチームワーク

皆さんの職場には、協働できる環境が整っていますか。

協働とは、どのような意味をもつのでしょう。
お互いに助け合い、補い合い、知恵を出し合い、高め合って組織の最高の力を引き出す働き方です。
職場として個人の能力を持ち寄る以上の力を発揮するためのものです。

しかし、最近の職場では協働することのない「個の集団化」が進んでいるように感じます。すべての従業員の協働を促すためにも、整理整頓は欠かせないものなのです。

個の集団とは

個の集団とは「それぞれが独立して仕事をこなし、自分の守備範囲だけをこなし、お互いに最低限の関わり合いしか持たず、干渉し合うことなく、業務の種類やエリアなどの都合に応じて職場に属しているだけの集まり」です。

個の集団が悪いわけではありません。

医師や弁護士など個人個人に高い専門性が必要な職種では、個々が独立して、それぞれが最高のパフォーマンスを発揮することが求められます。

問題は、最近は高度な専門性が求められない職場でも「個の集団化」が進んでしまっていることです。

高度な専門性が求められない職場にあるそれぞれの業務は、完全に独立していることは少なく、関連し合っているはずです。関連し合っているのに、個別に守備範囲を決めて進めてしまえばどうなるでしょう。

いろいろなところに歪みや不整合が生まれ、問題が噴出してくるのです。
「誰の責任だ」「私の担当範囲ではない」といった責任の押し付け合いも見られるでしょう。

あなたの職場ではこんなことが日常的に発生していませんか。

現代の個の集団化の理由

業務の種類が少ない時代では、管理者が個々の従業員の能力が最大限に発揮するための仕事の配分を考え、指示することも可能でした。

しかし現代は、仕事の内容も高度化し、多様化しています。
さらには、それらが変化するスピードも速くなっています。
管理者が、業務のひとつひとつ、従業員の一人ひとりのすべてを把握することは不可能です。
従業員たちにとっても、高度化、多様化、スピード化する仕事に追われ、協働しにくくなっているのが現状ではないでしょうか。

整理整頓がもたらす協働環境

仕事は目的を達成するために行うものです。
そのためには職場にいる全ての個人の能力を最大限に活用する必要があります。
その個々の能力を集結して、組織の能力の最大化に導くのが他でもない従業員の協働なのです。

組織で整理整頓に取り組むことによって、従業員は協働しやすくなります。
全業務の共有認識、個人の強みの発揮、協力やサポートや意見交換を促すのです。

「使うモノが決まった場所にあること」や「不要なモノがない」ことは、各社員の業務負担を下げます。不満やストレスを感じることなく仕事を進められるでしょう。

組織の中で整理整頓が実践されていれば、お互いに協力や支援し合う機会も増やせます。

これができていないと、共有するべき書類が個人のデスクの書類の山に埋もれていたり、共有資料が個人使用化してしまったりということが出てきます。
協力しようにも、相手が持つ情報や資料が把握できないために関与を躊躇することもあるでしょう。担当者が不在時の顧客対応で、参照すべき資料のありかがわからなければ、即座の代理対応も不可能です。

整理整頓が行われていてはじめて協働することができるのです。

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効果5:整理整頓で頭の中を整頓する

知っている気がするのにどうにも思い出せない…
始めは何のことかわからなかったけど、名前や内容を聞いたら知っていることだった…
皆さんは、私生活や仕事で、このような経験はありませんか?

整理整頓をすることは、見えない頭の中の整頓にもつながります。
頭の中が整頓されると、必要な情報をサッと思い出すことも可能にしていきます。

整理整頓でできる脳のトレーニング

私たちは実はいろいろなことを覚えています。
物忘れをする人の多くは、忘れているのではなく覚えていることを取り出せないだけなのです。

目に見える物理的なものは、分類したり、配置ルールを決めたりしていつでも使えるようにできます。しかし、頭の中の情報は、見ることも触れることもできないため、直接の分類や配置ができません。

逆に、物理的なものは、整理整頓しないと不要なものがどんどん溜まっていきます。
一方、頭の中の情報は、必要のない情報は無意識でも自然に消えるようになっています。
消そうとして消せるわけではないのですが、使わない情報は徐々に消えていく便利なシステムです。

理想的なのは、頭の中の情報も、必要なときにサッといつでも引き出せることではないでしょうか。実はこの理想的な脳の機能を、物理的な整理整頓を通してトレーニングすることができます。

自分で考えることが頭の中を整頓する

整理整頓をすると、頭の中も整頓されていきます。

頭の中に入っている情報の多くは、物理的に存在するモノが基になっているのです。
物理的なものを「自分で考えながら」整理整頓すると、同時に頭の中では、その情報についての関連付けも行われます。

たとえば、資料であれば「どのような区分のモノか」「どのような分類方法が使用時にわかり易いか」「各資料はどのような関連があるのか」などを意識する整頓です。
現在の状況や関連性などを考慮しながら、より良い方法を考えるようにします。

ここで重要なのは、“自分で考える”ということです。
無意識に置いたり、誰かが決めた分類や置き方を鵜呑みにしたりしては、自分の頭の中の整頓はできません。

考えて整理整頓する繰り返しで、デスクや引出しなどの身の回りをいつも整然とした状況にすることが、自然に頭の中の整頓を進めるのです。
ぜひ、自分で考える整理整頓に取り組みましょう。

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効果6:整理整頓で変わる力を養う

整理整頓に取り組むと、変わることへの抵抗感を和らげることができます。
抵抗感が和らげば、変えるべきことを変える機会は増えていくでしょう。
変えることが増えると、組織と組織を成す従業員は変化する術を習得します。
そして熟達の先に、理想のイノベーションを生み出していけるのです。

習慣や慣例を変える難しさ

人は、表立った問題が発生しない限り、何かをあえて変えようとはしません。
不都合があっても、何とかして変えなくてよいようにすらしてしまいます。

自分が苦労して創り出した制度や仕組みに関しては、さらに頑なになります。
対する意見や変更依頼には、徹底的に反論し、変更しない正当性を唱えることもあるでしょう。

しかし、過去の制度や仕組みは、作ったときの環境に適応したものです。
現在の環境は、作成当初から変わっているはずです。
環境の変化のサイクルも変化の度合いも激しさを増す現代、たとえ、数日前の状況も今と同じとは言い切れません。

そのような中で今までのやり方に固執し続けていてはいけないのです。

頭ではわかっていても、変えることには抵抗がつきものです。
そんなとき、整理整頓に取り組むことが、この抵抗感を和らげてくれるのです。

整理整頓の抵抗軽減メカニズム

整理とは、モノを捨てることです。
モノは放っておけばどんどん増えていきます。
置き場所には限りがありますから、当然捨てなければなりません。

捨てるときには、そのモノが「今あるいは将来必要なものなのか」「なんのために必要なのか」を考えて判断します。徹夜して作った資料でも、愛着のある文具でも、必要がなければ捨てなければなりません。

こうして、モノを捨てることを繰り返していくことで『いるモノ』と『いらないモノ』を分ける習慣が身についてきます。

この思考や判断のプロセスが、過去の慣例に基づいた制度や仕組みにも応用されるようになります。
「目的に対してどうなのだろうか」「今あるいは将来を見据えたときにこのやり方で良いのだろうか」を自然に考えるようになるのです。

こうして“変える”ことへの抵抗が和らぎ、過去や慣例による呪縛から解き放たれます。
変化の必要性に気付くことも増え、変化への行動を後押しするのです。

呪縛から解かれた従業員は、新しいことに果敢に挑戦し、思いもよらない結果を生み出していきます。
 

効果7:整理整頓で強化する組織力

組織での整理整頓は、やろうとするととても難しい作業です。

整理整頓では『いるモノ』と『いらないモノ』を分け『いるモノ』の配置を考えなければなりません。

個人のモノであれば独断できますが、職場では、他者との意識合わせも必要です。

整理整頓された状態を維持するためには、誰にとっても実践しやすい判断基準が要ります。

しかし、不整合の無い、全員の認識が完全に一致した判断基準を作ることは困難です。
仮に満たせる基準があったとしても、その通りには行えないのが現実でしょう。

ここに、組織で行う整理整頓の真のねらいが隠れています。

組織の整理整頓の真のねらい

まず、整理整頓の判断基準を、職場の従業員は、皆で決めていくことになります。
意見を出し合い、検討し、実行し、改善し、ともに試行錯誤をしていきます。
知恵を出し、失敗したらまた知恵を絞ることの繰り返しです。
さらに、判断基準を決めてもその通りにするのが難しいと気付けば、どうすればできるかを考えていくでしょう。

「発生するものごとの現実を捉えて、知恵を出し合って解決する」
このプロセスが何より重要で、組織の整理整頓の本来のねらいなのです。

この繰り返しの中で、従業員には考える力が養われていきます。

また、他者から知恵を貰ったり、いくつかの知恵を混ぜ合わせたりすることもできるでしょう。発想の視点が広がり、今までの思考の枠から出て考えられるようにもなります。
この積み重ねが人を育て成長させていくのです。

整理整頓で組織力強化

職場の整理整頓は、どうしても一人では解決できない問題や、意見調整しないと解決しない問題が発生します。それらの問題を解決するために、皆が自分の持つ知識や知恵、力、時間を出し合っていく環境が形成されていくのです。

個人の成長と共に職場全体の一体感が醸成されていきます。
どんな課題に取り組む際も、整理整頓に皆で取り組んだときのプロセスが活きるのです。

単純に職場の環境美化が目的であれば、全社員総出で一気に片づけをすれば済むことです。
しかし、それでは組織を強くするための活動にはなりません。

整理整頓は、品質や生産性、納期、セキュリティなどの経営成果を生みだします。
そして、そこで働く人たちを育て、組織を強くするための活動なのです

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