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5S活動成功への道2 5Sを正しく理解する

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5S活動の記事

5S対象のレベルアップ

5S活動では、保存・廃棄の5Sから作成・利用の5S、プロセスの5S、仕事への5Sと対象のレベルアップをして改善力を成長させていきます。
その対象ごとの5Sによる効果を理解し、その効果を引きだす活動を行っていきます。
<目次>

 (1)保存・廃棄の5Sから始める
 (2)作成・利用の5Sにステップアップする
 (3)プロセス・仕事を5Sする活動へ進化させる

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5S活動のレベルアップ

(1)保存・廃棄の5Sから始める

まずは身の回りにある保存状態、廃棄対象の資料や部品、備品・工具を対象に整理改善を中心に取り組みます。
5S活動としては、最も初歩の対象です。
保存状態にあるモノは、仕事が終わったものです。
終わったモノを再利用するかも、何かあった時のバックアップとして残したいという考えから保存されています。
まずは、この考えを断ち切ることから始めましょう。
再利用はできません。
何かあった時に役立つものはほとんどありません。
過去の遺物が現在または未来の仕事を縛り、進化を邪魔します。
無ければつくることに専念するようになります。
新しい環境に合わせた新しいやり方を模索するようになります。
保存状態にあるモノの本当の必要性や期限をハッキリさせて、保存しなければならないものを今の10分の1以下にしましょう。
廃棄対象は、すぐに処分する仕組みをつくります。
いらなくなったら即日処分する仕組みにすれば、保管スペースは不要となります。
いらないものを見限る力を養うのがこの段階の目的です。
残念ながら、保存・廃棄の5Sの改善効果はほとんどありません。
見限る力が養われるだけです。

(2)作成・利用の5Sにステップアップする

イマイチで効果が出ていない5S活動は、保存・廃棄中心の5Sとなっていることが少なくありません。
効果を出している組織・職場は、作成・利用の5Sへとステップアップさせています。
仕事において、何かを作成したり、利用しているとき、その場所での5S活動をしましょう。
仕事中のモノが対象となります。
整理では、仕事のその瞬間瞬間に必要なモノと不要なモノを仕分けて、不要なモノを遠ざけます。
例えば、机の上には今の作業において、今必要なモノしか置かれていないようにするということです。
次の作業の資料や部品は不要です。
前の作業で使った資料や部品も不要です。
この不要なモノが、間違いの元となります。
違う資料や部品を使って作業をしてしまったり、資料や部品が紛れて見落としたりするのです。
必要な分だけの部品や備品だけが置かれていれば、それが無くなったことがどこまで進み、何が終わって何が終わっていないか見える化されます。
作業完了したのに部品や備品が残っていれば、作業ミスしたことを作業者に気づかせてくれます。
整頓では、作業をしやすい環境をつくります。
作業手順を守らせることにも整頓は大きな力を発揮します。
例えば、作業の順番に資料や部品、工具を並べておけば、並んでいる順にそれを手に取り作業するだけで正しい手順が守られます。
いつも同じ順番、置き方にしておけば、手順を身体が覚えてしまいます。
取りやすい置き方、戻しやすい置き方にすれば、落下や戻し間違いなどがなくなり、作業が流れるようにスムーズになります。
スムーズになれば、作業ミスは減り、スムーズではない時は、何かおかしいと異常を作業者に知らせてくれます。
この段階の清掃は、掃除をするとい考え方を捨てる段階です。
作業と片づけを同時進行させる仕事のやり方にします。
清掃を作業の中に組み込んでしまうのです。
仕事が終わったとき、机の上には何もない状態にするということです。
清潔は、置き場や置くモノの表示を徹底して、整理・整頓を見える化の側面から補強します。
躾は、整理整頓された作業環境と方法を徹底し継続するための取り組みです。
教育も不可欠ですが、徹底・継続するための道具・仕掛けづくりも大切です。
継続することが効果を大きく育てることになります。
作成・利用の5Sは作業の中での改善が進められます。
作業を邪魔したり、不安定にさせる原因を取り除き、時間も方法もばらついていた作業がスムーズにできるようになります。
当然、ミスも減り、ムダもなくなり、作業の品質も生産性も高くなる効果が生まれます。
この段階では、5Sの意義と効果を体感して、5Sへの取り組み姿勢が大きく変化します。
やらされ感がなくなり、主体的に5Sをやろうとする風土が生まれてきます。

(3)プロセス・仕事を5Sする活動へ進化させる

作成・利用の5Sでは、現在のプロセスや仕事の中での改善でした。
企業や仕事を取り巻く環境は常に変化していきます。
顧客の要求も多様化し、高度化していきます。
このような環境変化、要求の多様化・行動化に対応していくためには、プロセスや仕事そのものを見直していかなければなりません。
プロセス・仕事、一つひとつについて、その必要性と価値を吟味することが整理となります。
そのプロセス・仕事は、新たな環境や要求において、
本当に必要ですか?
価値を生み出しますか?
ということを自問自答し、必要のない価値を生まないプロセスや仕事をやめる改善をします。
整頓では、プロセスや仕事の順番や構成について考え、改善します。
あらたな環境変化、要求の多様化・行動化に対応するためには、プロセスや仕事はどのような順番や組み合わせて行うべきか設計し、遂行するための仕組みと道具をつくります。
プロセスと仕事の5S活動の効果は、これまでのコスト削減やミス・不良低減といった引き算型改善から、新たな価値や力を創出するといった足し算型改善の効果が期待できます。
5S活動によって直接効果が生まれるというより、改善を通じて創造された仕事やプロセスが実行されることによって、戦略実現も含めて様々な効果が生み出されてきます。
そして、5S改善活動は、この高度で魅力ある仕事やプロセスを創造し遂行できる人たちをつくることに最も大きな効果があると言えます。

5Sのレベルを診断する

自分たちの5S活動のレベルを診断してみましょう。
整理整頓といった5Sの「形」がどのくらいできているかチェックシートなどを使って評価します。
ルールを守っているか評価する上で「形」の評価は有効な方法です。
5Sのレベル診断では「形」の評価とともに「質」の評価もしましょう。
「質」の評価とは、5Sによってどのくらい仕事が良くなったか、効果があったかを評価することです。
診断によって、5S活動の問題点を洗い出し、改善を繰り返すことで、5S活動のレベルを高め、イマイチな活動から脱却しましょう。
5S診断の詳細はこちらの記事⇒5S活動の診断と取り組み改善の事例

前の記事⇒5S活動成功への道1 場づくりと体制づくり
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