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5S活動成功への道4 脱・片付けをめざす

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5S活動の記事

片付けスタイルの5Sからの脱却

成果を出す5S活動とするためには、片付けスタイルの5Sから脱却しなければなりません。
片付けを繰り返していても不要なモノを生み出す元凶を無くさなければ、いつまでも片付けをしなければなりません。
不要なモノを生み出すプロセスを改善して、片付けをしなくてもいつも綺麗で仕事のしやすい状態となっている5Sを実現しましょう。

脱・片付けをめざす

(1)プロセスを対象とする

部品や資料、備品などは、何らかのプロセスからのアウトプットです。
不要なモノとなった部品や資料、備品なども何らかのプロセスからのアウトプットです。
不要なモノを生み出すプロセスがある限り、不要なモノは次々と生み出され、片付けや整頓を行い続けなければなりません。
ところが、片付けや整頓をすることが5S活動と思っている人は、片付けや整頓することに疑問を感じません。
5S活動が適切に行われていて問題ないと思っています。
はたして、不要なモノが生まれてくることを対策しないで、片付けや整頓を繰り返すだけで、仕事の品質や生産性は高まるのでしょうか?
品質や生産性を高めるには、その元凶である不要なモノを無くさなければなりません。
成果を出す5S活動は、不要なモノを最初から生まれないように、プロセスを改善対象とします。

(2)不要なモノの定義を変える

不要なモノとは、仕事に必要ないモノのことですが、皆さんは、仕事に必要ないモノをわざわざ作成したり、生み出したりしていますか?
「そんなムダなことはしていない」とほとんどの方が言われるでしょう。
5S活動の片付け対象のモノは、仕事で使っていたけれど、使い終わって、今はもう不要となったモノが対象となります。
ですから、5S活動の整理は、使い終わったモノの片付けに終始してしまいます。
片付け型の改善から脱却することができません。
最初から不要なモノはないので、不要なモノを生み出すプロセスもないことになります。
これでは、プロセスを改善するという発想は生まれてきません。
プロセスを改善し仕事の品質や生産性を高める5S活動にするためには、不要なモノの定義を変える必要があります。
不要なモノ=仕事に必要ないモノという定義に時間と場所を加えてみましょう。
不要なモノ=”今のこの仕事”に”この場所”にある必要のないモノと定義してみてください。
さらにこれを必要なモノの定義に変えましょう。
必要なモノ=”今のこの仕事”に”この場所”になくてはならないモノと定義してみてください。
例えば、商品を納入した後の請求書作成の場に、顧客の受領印の押された納品受領書は必要でしょか?
請求書は、出荷時の納品情報だけで作成することができます。
ほしいのは、納品できなかった商品の情報です。
納品できなかった情報がわからなければ請求書を作成してはいけないものが特定できないのです。
納品できた商品の情報は必要ありません。
請求書の作成の場には、顧客受領印が押された納品受領書は不要なモノとなります。
不要なモノの定義を変えると仕事の仕方の考え方も変わり、そのプロセスも大きく変わることになります。
「納品できたものの請求書を作成する」という考え方が「納品できなかったものの請求書は作成しない」という考え方に変わります。
当然、仕事のプロセスも変わります。

(3)プロセスを改善する

新たな定義の不要なモノがない状態、本当に必要なモノだけで仕事をするためには、どのような仕事の仕方、プロセスになっていればよいか考えてみましょう。
例えば、
請求書は出荷時の納品情報で作成し、納品受領書は請求書作成に必要ない状態。
納品できなかった情報で請求書を作成してはいけない商品を特定する仕方での仕事のプロセスを考えてみましょう。
従来の仕事のプロセスは、納品後、受領印の押された納品受領書でシステムに納品完了入力をして、納品完了したデータから請求書を印刷出力をしていました。
新たな定義での仕事のプロセスは、納品できなかった情報(未納品物の現品票または残っている納品書など)でシステムに納品未完了入力をして、納品未完了データ以外の納品データから請求書を印刷出力するようにします。
完了情報を入力するプロセスが無くなり、未完了情報を入力するプロセスとなりました。
完了情報入力に比べ、未完了情報入力の件数は少なく、大幅な工数低減となっています。
入力漏れなどによる請求漏れのリスクも大幅に軽減されます。
このような
”今、””この場所”にある必要のないモノという視点で不要なモノを見るこでは、プロセスを改善することでき、片付け型整理から脱却して、プロセスの整頓ができるようになります。
このようなプロセスにメスを入れる5S改善によって、仕事の品質と生産性、納期のパフォーマンスを高めることができるようになります。
そして、このような5S改善は、まさにムダとり改善そのものと言えます。

5Sのレベルを診断する

自分たちの5S活動のレベルを診断してみましょう。
整理整頓といった5Sの「形」がどのくらいできているかチェックシートなどを使って評価します。
ルールを守っているか評価する上で「形」の評価は有効な方法です。
5Sのレベル診断では「形」の評価とともに「質」の評価もしましょう。
「質」の評価とは、5Sによってどのくらい仕事が良くなったか、効果があったかを評価することです。
診断によって、5S活動の問題点を洗い出し、改善を繰り返すことで、5S活動のレベルを高め、イマイチな活動から脱却しましょう。
5S診断の詳細はこちらの記事⇒5S活動の診断と取り組み改善の事例

前の記事⇒5S活動成功への道3 目的と管理指標の設定
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