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5S活動成功への道1 場づくりと体制づくり

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5S活動の記事

5S改善活動の場づくり・体制づくり

5S活動の取り組みの最初は、5S改善活動を進める場づくりとして、改善ボードの設置とスタンディングミーティングの導入を行います。5S改善活動を推進する体制では、管理者、改善リーダー、改善トレーサー、改善伝道師の4役を置きます。
<目次>

(1)5S活動ではなく5S改善をめざす
(2)活動の場をつくる
(3)改善ボードを導入する
(4)スタンディングミーティングを行う
(5)改善への取り組み体制をつくる

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(1)5S活動ではなく5S改善をめざす

「5Sに取り組んでいるけど、みんなやらされ感から掃除しているだけで、活動が盛り上がらない。5Sは必要とみんな言うけど、5Sが嫌いと言う人も増えてきた。」という声があります。
5S活動を組織風土づくりという「運動」のように取り組んでいる会社は、このような状況に陥っている所も少なくありません。
5S活動は、組織風土づくりとして比類なき活動です。
仕事をする上での基本的な姿勢と行動づくりに有効な活動です。
しかし、それは上からの「社員のしつけ」という意味でとらえられてしまうこともあります。
5Sは、働く人一人ひとりにとって、意義があり、仕事において効果のあるものとして取り組むことによって、社員の取り組み意識も前向きになり、仕事の品質や生産性を高めることに効果出すことができます。
5Sという切り口から仕事を改善する活動として、5S改善活動を進めましょう。
自分の仕事の品質や生産性が高まれば、それは自分のための取り組みということになります。

(2)活動の場をつくる

5S活動は、人づくり、組織づくりとして大きな効果を生む取り組みです。
高い改善成果をめざすのではなく、一人ひとりの力を高めて、一人ひとりの仕事をより良いものとする取り組みです。
そのためには、職場主体での全員参加の改善活動としましょう。
一部の選ばれた人だけのプロジェクトチームで取り組む活動ではありません。
5S活動を職場主体の取り組みとするために、職場に5S活動のベースキャンプを設けましょう。
5S改善のベースキャンプの柱は、改善ボードとスタンディングミーティングです。

(3)改善ボードを導入する

改善ボード

改善ボードは、改善活動を見える化し「目で見る管理」を行うツールです。
目で見る管理とは、改善活動の目標と重点課題、実施状況、バラツキ、遅れ進み、問題点や、異常の発生状況、処置・対策、行動等が一目で見てわかり、改善の展開及び日常管理において活動のQCDSが低下する前に、異常を検知し、アクションをとる予防的管理/改善を実践する方法です。
改善ボートによって、改善の目的、方針、目標、体制など活動の基本情報の掲示と日々の改善の進捗状況の掲示、改善の知恵・ノウハウの共有を行います。

5S活動に改善ボードを導入する目的は以下の通りです。

  1.  必要な情報の形式知化と共有
    組織の方針・目的・目標等の形式知化と関係者への周知にする。
    方針・目的を実現するための体制・手段・スケジュールなどを明確にする。保存廃棄の5Sで見限る力を養う
  2.  つながりを明確にする
    組織の目標と個人の役割・行動のつながりを明確にする。
    目標を実現するために必要な行動を明確にする。
  3.  自律管理
    自分たちの進むべき道の認識を高める。
    適切な活動の継続を自ら監視し、確証を得る。
    影響が出る前に異常を検知し、アクション(予防・改善)をする。
  4.  組織能力を高める
    異能が集い、知識と経験を共有して、新たな気づきを得る。
    互いに助け合い、励ましあって、組織のストレス耐性を高める。
    競い合い、刺激しあって、競争心と向上心を高める。
  5.  プライドと責任感をもたせる
    自分たちの活動を公共の場に示し、活動に対するプライドと責任意識を高める。
    現地・現物・現認の推進
    経営者・幹部が現地・現物・現認で管理・改善活動にコミット(関与)する場をつくる

(4)スタンディングミーティングを行う

スタンディングミーティング

スタンディングミーティングは、その名の通り「立って行うミーティング」で、立って行うことにより、ミーティング集中し短時間で行うことをめざします。
ミーティングは、改善ボードの前に集まって、改善ボードを使って行います。
改善ボード前でやることにより共通意識をつくり、必要な情報が目の前にあることからミーティングに意識を集中させることができます。
ミーティングでの結論や約束は、すべて改善ボードに反映され、議事録などは必要ありません。
ミーティングは、朝会、昼会、夕会など職場のコミュニケーションの必要とするタイミングで、毎日、10分前後行います。
毎日行うことで、コミュニケーションロスがほとんどなく、本題だけに集中して話し合いができます。週1回の頻度では、1週間の状況説明、先回の話し合いの思い出し、確認などに時間を取られるコミュニケーションロスが大きくなってしまいます。
ミーティングでは、情報の共有/伝達、行動の促進、問題解決、知識・気づきの共有と相互啓発を行います。

(5)改善への取り組み体制をつくる

4役の体制

改善体制づくりでは、4役を置きましょう。
4役とは、管理者、改善リーダー、改善トレーサー、改善伝道師のことです。
管理者は、職場の管理者のことで、管理者も5S改善に巻き込むことが大切です。
管理者の役割は、「改善活動と日々の業務のバランスを取らせること」「改善の時間を確保させること」にあります。
どうしても、業務優先で5S活動を後回しにしがちな職場メンバーに業務とバラスさせて5S活動へ取り組む時間を設けるように仕向けていきます。
改善リーダーは、その名の通り、5S改善活動を推進するリーダーです。
業務上のリーダーとは分けることが望ましいです。
リーダーシップ力のある業務リーダーに改善リーダーを兼務してもらいたいと考えがちですが、兼務はリーダーへの負担も大きく、どうしても業務優先へ誘導してしまいます。
改善トレーサーは、改善活動の進捗状況を監視し、進捗状況を改善ボードに反映させる役割の人です。
改善ボートは、現在の状況が反映されなければ、目で見る管理が実践されません。
改善ボードによる目で見る管理に慣れていない初期の段階では、改善トレーサーを置いて、改善ボードをしっかりと機能させることが大切です。
改善伝道師は、改善の原理原則を伝え、事実に基づいて改善を推進することを指導する役割の人です。
職場以外の人で、改善経験のある人から選びます。
職場内の改善活動では、人間関係を壊したくないという思いから、お互い遠慮がちで、当たり障りのない中途半端な改善を選択しがちです。
職場のメンバー同士では、言いにくいことを改善伝道師が言って、職場の意識や行動を変える改善活動へと誘導することも役割としてあります。

5Sのレベルを診断する

自分たちの5S活動のレベルを診断してみましょう。
整理整頓といった5Sの「形」がどのくらいできているかチェックシートなどを使って評価します。
ルールを守っているか評価する上で「形」の評価は有効な方法です。
5Sのレベル診断では「形」の評価とともに「質」の評価もしましょう。
「質」の評価とは、5Sによってどのくらい仕事が良くなったか、効果があったかを評価することです。
診断によって、5S活動の問題点を洗い出し、改善を繰り返すことで、5S活動のレベルを高め、イマイチな活動から脱却しましょう。
5S診断の詳細はこちらの記事⇒5S活動の診断と取り組み改善の事例

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