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組織の整理整頓の仕方とリーダーの心得

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心構え

組織の整理整頓の運命は、取り組み前に設定する決め事次第!

仕事でも家庭でも、当たり前のこととわかっていながら実践できないのが整理整頓です。
しかし、組織では、そのできないことを放っておくわけにはいきません。
試行錯誤で職場での整理整頓の取り組みを続けていらっしゃる方々も少なくないと思います。
整理整頓における目標設定の仕方、ルールや基準の設定の仕方、継続のための定期施策やリーダーの心構えを説明します。有効な整理整頓の継続で、組織を強くし、取り組みの成果を最大限に獲得するために必要な要素の解説です。ぜひ、現状の取り組みと照らし合わせてみてください。

 

職場の整理整頓は個人ではなく皆で取り組む

整理整頓を会社や組織が行う場合、手始めは個人で取り組んだとしても、いずれは職場あるいはチームで取り組むようにしていきましょう。

個人でも取り組めば一定の効果は見込めるものです。
しかし、内容が限定的過ぎて大きな効果は望めません。

個人の主観で、整理整頓の仕方も、基準やルールも決めてしまう可能性もあり、他者にとっては不便を強いる結果にもなりかねないのです。維持のための労力も大きくなるでしょう。

職場で取り組めば、全体的にムダな作業がなくなりますし、協力し合える環境ができあがります。
また、一緒に基準を決めたり、置き場所を検討したりする際に、一人では気付けないことにも出会えます。うまくいかないことや改善策の捻出に煮詰まったときでも、一緒に意見を出し合うことで今までとは違う着眼点や仕方、考え方を知ることもできるのです。

整理整頓は、環境改善や生産性、品質、セキュリティなど直接的な効果だけに留まりません。
円滑なコミュニケーションや信頼関係、知恵の共有、新たな知恵の創造による組織力の強化にもつながっていくのです。

人は弱い生き物です。
一人で行っていると、どうしても途中で挫折しがちです。
しかし、一緒に活動する仲間がいると続けていくことができます。

周りの人たちに働きかけ、職場やチームなどの共に仕事をするメンバー全員で、整理整頓に取り組むようにしていきましょう。

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整理整頓はリーダーの強い想いと実践が重要

整理整頓は派手な活動ではありません。
実際は、とても地味で地道な活動です。

できるできないに関わらず、多くの人が当たり前のことと認識しているでしょう。
当たり前のことであり、地味な活動なのですから、画期的な成果は得られません。

しかし、当たり前のことができていない、できにくいという現実があります。
日常的に当たり前に継続できるようになれば、必ず効果は現れます。

整理整頓を日常的なものとして行う必要があるという想いを持った人が不可欠です。
整理整頓で何かを変えていこうとする強い想いを持った人です。
そして、その人がその想いを整理整頓に取り組む目的として伝えていくのです。
さらにその目的を、自分たちの職場に適した整理整頓の仕方に落とし込んでいきます。

はじめは、整理整頓活動かもしれませんが、次第に日常的な取り組みに変わっていきます。
想いを持って継続していくことが重要です。

言葉だけでなく行動で示す

皆さんは、子供のころ「整理整頓しなさい」と言われていませんでしたか。
私はいつも言われていましたし、家では、今でも言われ続けています。
整理整頓は、多くの人が子供のころから言われ続けていることです。
ですから、誰もが「必要なこと」というのはわかっています。
しかし、実際には行うことができていません。

このように、必要性はわかっているができていない整理整頓。
職場で行う際には、単純に効果や意味を説いて一緒にやっていこうと言っても続きません。
なぜなら、はじめから必要性をわかっているからです。

もしあなたが、本当に自分の職場で整理整頓が必要だと考えるなら伝えるべきことがあります。
一般的な効果や意味、必要性では効きません。

「なぜその職場に整理整頓が必要なのか」
「どうしてその職場で取り組まなければならないのか」
これらを、自分の言葉で語る必要があります。

そして、自分から行動を起こすのです。

とりあえずは、自分で扱えるモノに関して、整理整頓に取り組みます。
整理基準を作り、『いるモノ』と『いらないモノ』を区分し『いらないモノ』を捨て、『いるモノ』は使いやすいように置いていくのです。

他者に対しては常に自分の想いを伝えます。

しかし、行動を強要してはいけません。
強要されたことは長続きしないからです。

表面的に行うと、やらなかったときよりも状況が悪くなることがあります。
あくまでも自分を律して、整理整頓を続けていくことが重要です。
すると、次第に周りの人たちも自発的に整理整頓を始めるようになってきます。

職場での整理整頓でよくあるのが、上司が必要性を語り、部下たちに整理整頓させることです。
部下たちはとりあえず言われた仕方で、もしくは自分たちのやり方で片付けます。
が、しばらくすると元の状態に戻ってしまいます。

それを見た上司が怒り、また部下が片付けます。
上司は「うちの奴らは整理整頓さえ出来ない」と嘆きます。
こういうことをいう上司の机の上、…まず整理整頓されていません。

整理整頓を進めるには、何よりも、旗を振る人の実践が大切です。
完璧にできている必要はないのです。
少しずつでも取り組んでいることに意味があります。

自分で取り組んでいない人の言うことは誰も聞かないのです。

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組織の整理整頓の仕方|活動の流れと不可欠な項目

では、組織の整理整頓の仕方について、効果的な流れに沿って欠かせない項目を説明していきます。
事前準備も必要ですが、準備を完璧にしようとすることは、得策ではありません。
いつ実践活動に移せばいいか、ここでそのタイミングを確認してください。
これらのことを認識し遂行できているか否かが、成果に大きな差をもたらすでしょう。

目標設定の仕方

整理整頓を職場で行う場合には、明確な目標を決めて取り組んでいきましょう。

目標を設定せずに進めてしまうと、活動が停滞しやすくなります。

初めのうちは、職場が目に見えて綺麗になっていくため皆も積極的に取り組むでしょう。
次第に目に見える変化がなくなり達成感が得にくくなります。

目標を設定することで、その推移を別の形で追えるようになります。
自分たちの行っている活動が着実に進んでいることを実感できるのです。
この実感が、活動の継続を後押ししていくのです。

整理整頓の目標とは?

整理整頓の目標とはどのようなものでしょう。

目標とは「いつまでに」「何を」「どのような状態にするか」を決めたものです。
これを整理整頓に当てはめて考えてみましょう。

「いつも机の上を綺麗にする」
「いつも」とはいつでしょう。常時でしょうか、それとも毎日帰る時でしょうか。
「綺麗にする」とはどういう状態でしょう。
何もない状態でしょうか、それともきちんと並べられた状態でしょうか。

「いつも机の上を綺麗にする」という目標では、達成されたかどうかがはっきりしません。
目標は、達成できたかどうかを判断できることが条件です。
定量的に測定できるのが望ましいですが、定性的なものでもかまいません。
ただ、達成できたかどうかを判断できればよいのです。

最終的な目標だけではなく途中の道標(マイルストーン)も設定します。

具体的な数値設定の仕方

数値化できるのが望ましいですが、目標の例を挙げてみます。
「来年の3月末までに現在5本使用しているプロジェクトの書棚を4本にする」
「12月末までに共有サーバのハードディスク使用量を1Gから600M以下にする」
「今月末までに、部署内の全員の机の上を、帰宅時には何も無い状態にする」

とくに整理整頓に取り組んだ方が良いと思われるモノをターゲットに設定するとよいでしょう。

ただ、ターゲットはあくまでも注力して取り組むモノを決めただけです。
もちろん、このターゲットだけではなく他のモノに取り組むことも必要です。

目標を設定すれば、自分たちの活動が進んでいることを実感できます。
達成感をしっかり味わって次へと進んでいきましょう。

ルールや基準設定の仕方

職場での整理整頓は、ルールを決め、基準に照らしながら実施していきます。
闇雲に目に付くものを片付けていくのではありません。

個人の整理整頓なら、個人の価値観で判断し、モノを捨てたり、置き場所を決めたりしても問題はありません。しかし、複数の人が共に生活する場所では、個人の価値判断だけではいろいろな問題が発生します。

このことは家庭においても同じです。
自分にとって大切だと判断して保管しておいたはずのモノが、ある日なくなっている。
家族に聞いてみると「不要なものだから捨てた」とあっさりと言われてしまう。
このような経験はありませんか。
家族であっても、このようなことが日常的に発生しているのです。

職場は、現在の生活環境や育った環境、これまでの経歴などすべてが異なる人たちの集合体です。
ルールや基準を決めずに整理整頓を始めたらどうなってしまうでしょう。
不要な混乱や衝突を起こさないためにルールや基準を作成していきましょう。

まず、ルールを決める

まず、決めなければならないことはルールです。
どのように整理整頓を進めていくかを決めます。
決めなければならない主な項目を以下にまとめます。

・目標に対する達成度などはどれくらいの周期で確認するのか
・確認した結果はどのように表すのか
・異常や課題、問題を発見したらどのように共有するのか
・異常や課題、問題はどのように解決するのか
・異常や課題、問題の解決状況はどのように管理するのか
・定期的な打合せなどは行うのか
・全体のとりまとめは誰が行うのか   

次に、基準を作成する

基準の作成も必要です。
基準は、活動するメンバー全員の価値観を合わせるものです。
下記の基準を明確にすることで、人による判断の違いをなくします。

【整理基準】
どのようなモノが『いるモノ』で、どのようなモノが『いらないモノ』かを判断するもの
【整頓基準】
どのようなモノをどこへどのように置くのかを示すもの

ルールや基準はルール集としてまとめておくのではなく、目に見える形にして活用します。

具体的には…
ルールや担当者名をその作業を行う場所に誰が見てもわかるように貼る
発見した異常などを張り出す場所を目に付くところに作る
定期的な打合せはカレンダーに記入する

このようなことを、決めたことを忘れないための道具(ツール)と考えて使っていきます。

ルールや基準の見直しの仕方

整理や整頓を職場で行うためには、メンバー全員の意識や価値観をそろえるためのルールや基準が必要です。

しかし、実施していく上で問題のないルールや完璧な判断基準を最初から作ることはできません。

やってみなければ分からないことがたくさんあるからです。
ですから、大まかにルールや基準を決めて、運用する中で随時対処していきます。
発生した問題や判断がつかないようなことを見直していくのです。

整理整頓の活動に限らず、どのようなルールも完璧なものなどありません。

作った時には完璧なルールだったとしても、時間が経てば必ずほころびが発生してきます。
ほころびがあるのに「ルールは変更してはいけない」とルール自体を護ろうとする人もいます。

しかし、ほころびが発生したのであれば、ルール自体を見直せばよいのです。
現状にそぐわないルールを運用していても意味がありません。

ルールは常に見直し、現状に合ったより良いものにしていきます。
そして、そのルールを皆で守る(従っていく)のです。

このように考えれば、はじめから完璧なルールや基準を作ることにこだわる必要はなくなるでしょう。

ルールや基準の見直しステップ

STEP1 【現時点の基準やルールを決める】
現時点で考えられる範囲でルールや基準を決めて活動を始めます。
ルール決めの段階では、参加する人たちの意見も聞きながら行っていきます。
ただ、全員の合意を得ることにこだわらないようにしましょう。
想像でいくら話を詰めたところで、本当の結論はでません。

STEP2【活動を始める】
活動を始めることが大切です。ルールの無いところで活動を始めてしまうと見直すことができません。
たとえ、不備があろうと穴だらけであろうと、ルールを決めてから活動を始めることで見直しが可能になるのです。

実際に活動を行っていくと、発生する事象(事実)や判断できないモノ(実物)が明らかになります。

STEP3【見直し】
発生する事象(事実)や判断できないモノ(実物)を基にして、課題を提起し、何が問題なのか、なぜその問題が発生したのかを考えます。

STEP4【改善する】
見直しによって、ルールや基準に不備があるようであれば改善していくのです。

STEP5【実践→見直し→改善を繰り返す】
見直しを繰り返すことによって、その職場に合ったルールや基準に変わっていきます。

大切なことは、その中に、その職場で働く人たちの知恵が詰まっているということです。

できないことの把握

整理整頓は、『いるモノ』と『いらないモノ』を区分して『いらないモノ』を捨て、『いるモノ』を使いやすいように置きます。
そして、その状態を維持するために表示し、確認を行っていきます。
考え方は、いたって当たり前のことで、それほど難しいことはありません。

しかし、実際に実行しようとすると簡単には行えない、行えても続かないという現実の壁にぶつかります。

必要性が感じられないことに、やる気を起こすことはできません。
何も言わなくても整理整頓ができる人もいますが、それはごく一部、多くの人は行えないのです。

できないからこそ、わざわざ活動として取り組まなければならないのです。

整理整頓活動の必要性

『いるモノ』と『いらないモノ』を区分する基準を作る。
置き場所、置き方、置く量を決め、誰でも分かるように表示する。

これをすれば、皆ができるようになるのであれば、苦労はないでしょう。

整理整頓ができないことが悪いわけではありません。
しかし、組織をより良くするために、できていない部分を認識する必要はあるのです。
基準やルールに定めた整理整頓の仕方が悪いのか、状況が変わって仕方の変更が必要なのか。

今、できていないところを認識するために、定期的に確認したり、声を掛け合ったりするのです。
そして、認識した異常について改善していくのです。

定期イベントの仕方

整理整頓の活動は、取り組みはじめた頃は変化が見えやすいものです。
そのため、職場の人たちもモチベーション高く積極的に取り組んでいけます。

しかし、活動が進むに連れて、変化は小さくなっていき、気付きにくくなります。
これは活動が順調に進んでこそ起こってくる、当然のことです。
整理整頓の仕方が適切であっても起こることです。

しかしこのことが、職場の人たちの整理整頓への意欲が低下する一因にもなります。
本当は、小さな積み重ねが見えなくても徐々に効果につながっているのにもったいないことです。
意欲が低下すれば、活動の質も落ちていくでしょう。
整理整頓する前の状態に戻ってしまう可能性が高くなります。

これを阻止するためにも、周りを巻き込む定期的なイベントを盛り込んでおきましょう。

変化を実感する機会となるイベント

1~3ヵ月のスパンで、特定した担当者や経営層、管理職などが定期的に活動を承認します。
この承認活動によって、職場の人たちは定期的に見られるというプレッシャーを維持できます。

自分たちでは、変化に気付きにくくなってくる時期でも、いつもは職場にいない人、つまり第三者が職場を見ると気付くことがあります。
その変化の気付きを伝えれば、職場の人たち自身は達成感を見出すでしょう。
その変化の実感や達成感が、継続へのモチベーションとなっていくのです。 

整理整頓の繰り返しの改善が組織を育てる

一度や二度の改善で解決できる簡単な問題でもありません。

皆が、長きにわたって身についた習慣を変えようとする取り組みです。
当然、新しい習慣を身に付けていく時間が必要になります。

ある改善策を実施しても駄目なら、また違う改善策を実施していきます。
それでも駄目ならまた違う改善策を考えて実施していくのです。

整理整頓に一発逆転の解決はありません。
地道に改善を繰り返す必要があります。

この改善の繰り返しで、職場の皆で知恵を出し合い、協力し合う環境を作り出していくのです。

整理整頓は、ただ単に職場を綺麗にするためのものではありません。
綺麗にできないことを認識し、繰り返し改善するための活動なのです。

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