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仕事の効率を高める整理整頓のコツ~できる人の10の知恵

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できる人

綺麗さでなく「やりやすさ」と「質」を高める整理整頓をしよう!

できる人の仕事の整理整頓には次の特徴があり、10の知恵があります。
1.求めるべき整理整頓の効果を知り、効果を獲得する
2.5Sの基本を押さえて整理整頓効果を高める
3.組織で整理整頓の定着を目指し、人材育成や組織強化につなげる
4.仕事上の整理整頓の対象に合わせて取り組み方を変える
10の知恵からあなたにあったやり方を見つけて、整理整頓の取り組みに役立ててください。

 <目次>
整理整頓の真の効果を最大限に得ることをめざす!脱・綺麗化
・知恵1>整理整頓の理想像の質を高める
5Sの本質を理解して整理整頓へ取り組む
・知恵2>真の5Sを学ぶ
整理整頓で人と組織の力を高める!
・知恵3>人と組織を高めることに有効な目標設定・活動基準・ルールを設定する
・知恵4>組織力を高める5つのコツを盛り込む
・知恵5>組織の共有物の整理整頓で社員の協働意識を育む
・知恵6>職場の共有スペース整理整頓で仕事力を高める
整理整頓の対象をモノから仕事そのものへと広げる
・知恵7>仕事そのもののを整理整頓の対象とする
・知恵8>書類やファイルの整理整頓で使いやすいデスク環境をつくる
・知恵9>Just in Time環境でパソコンやサーバの整理整頓
・知恵10>仕事メールはラベル・タグ付で整理整頓

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整理整頓の真の効果を最大限に得ることをめざす!脱・綺麗化

整理整頓は家庭でも職場でも必要とされることです。
整理整頓は、キレイになるだけのものではありません。
ですから、キレイにするためだけに行っしまうのはもったいないのです。

整理整頓に取り組むのは「人」です。
整理整頓に取り組むとき、人は、手足を使ってモノを動かすだけでなく、心と思考も使います。
ですから、キレイにするためだけに行ってしまっては、本当の効果に辿り着けないのです。

整理整頓に取り組む前、取り組み中、取り組んだあと、それぞれのフェーズでさまざまなモノを変化させます。そのとき常に、心も思考も伴っていきます。
このことに、目に見えない整理整頓の効果の存在が期待できるのです。

使われるものは、変化していきます。
使われることで、変化しなければならない状況にも適応できる基盤や準備が整うのです。

知恵1>整理整頓の理想像の質を高める

整理整頓を行なうことで、いろいろな変化が起きます。
自分も社員も片付けはしているのに、いつもすぐに片づけが必要な状態に戻ってしまう。
そういう声をよく聞きます。
そういう状況もよく目にします。

それは、片づけはできていても、整理整頓ができていないということなのかもしれません。
適切な整理整頓ができていれば、片づけで場がキレイになる以上の効果を獲得できるのです。

物理的な場所の環境が美しく「なる」ことからの効果
物理的な場所の環境を美しく「する人たち」への効果
物理的な場所の環境を美しく「する人たちが集まる組織」への効果

そして、整理整頓の対象は物理的なモノに留まりません。

仕事の構成要素は、目に見えるモノばかりではないのです。
目に見えないものを整理整頓することも大切です。
目に見えないものを整理整頓するその効果は、目に見えないものであっても不思議ではありません。
その効果は、皆がさらなる行動を起こす心を生み出す、成長の糧となっていきます。

生産性の向上、チームワークの醸成と維持、セキュリティの確保、
組織を構成する個々の社員の仕事力を上げることにもつながるのです。

このことに気付いて、このことに気付ける取り組みを行なっていきましょう。
整理整頓は、単なる片づけで片づけられない、企業に偉大な効果をもたらすものなのです。

整理整頓の理想像の質を高めて、より質の高い効果を得ていきましょう。

具体的な効果へのプロセスを、こちらの記事でご確認ください。

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5Sの本質を理解して整理整頓へ取り組む

職場の整理整頓の推進のための「5S活動」があります。
5Sの要素は「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」です。
日常生活でも昔からよく使われる言葉ですが、その意味をきちんと理解できているでしょうか。

企業の取り組みとしての5Sの考え方の始まりは、明治、大正の時代にさかのぼります。
5Sという言葉はなくても、当時からその概念は事業運営の中に取り入れられていました。

使えないものは見直され、改善されます。中には廃れていくものもあります。
概念的なものも例外ではありません。
ビジネスシーンにおいては、その変化はさらにシビアでスピーディー。

この変化の激しいビジネス環境の中、現在も企業の大小を問わず多くの企業が5S活動に取り組んでいます。効果の出せる企業、効果がなかなか出ない企業はあるとしても、この概念は廃れていないのです。

それは、普遍のメリットがあるからではないでしょうか。
そのメリットが、経営や仕事を行なう中で普遍的に必要とされるものだからではないでしょうか。
整理整頓に取り組む人のモチベーションを強力なものに変化させる可能性もあると考えます。

何気なく、何回となく使う「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」という言葉。
良い言葉ですが、本来の意味やその良さを理解して、真のメリットを獲得していきましょう。
仕事の5Sの動画も公開中!ご覧ください。

 

知恵2>真の5Sを学ぶ

整理と整頓は別物です。
整理で行うことと整頓ですることは異なります。
適切な整頓は、適切な整理が行なわれていなければ果たせません。

清掃や清潔は整理整頓を支えます。
清掃も、整理・整頓とは似て非なるものです。

清掃と清潔も別物です。
清潔と聞くと衛生的な要素が思い浮かびますが、目的はそれだけではありません。
清掃と清潔がなければ、整理・整頓の継続が難しくなります。

この繰り返しが躾となっていきます。
この躾は、親が子に「○○をしなさい」と言って聞かせるものとは異なります。
ある行動を浸透させ習慣化することで実現していくものです。
その行動のひとつが、整理整頓なのです。

このように、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」は、それぞれが関連し合っています。
活動の中で、これらを理解しているのといないとでは、成果が大きく変わります。

基本の整理整頓のステップの中で、それぞれを意識して行なうことが大切です。
・いるモノといらないモノの「区別」
・いらないモノを「捨てる」
・いるモノを「適切に配置する」

「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」
誰もが小さな頃から聞き続けている言葉ばかりです。

これらの意味や必要性を取り違えている社員がいるかもしれません。
それが、分かっているけど行えない、先送りすることにつながっているのではないでしょうか。

もしかすると、あなたも本来の意味を理解していないかもしれません。

ぜひ、こちらで確認してみてください。

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整理整頓で人と組織の力を高める!

知恵3>人と組織を高めることに有効な目標設定・活動基準・ルールを設定する

組織での整理整頓の取り組みは、「さぁ片づけよう!」ではうまくいきません。

仕事と同じように、目標設定が必要です。
整理整頓の取り組みは、経営者をはじめ組織に属するすべての従業員で行っていくものです。
個人ではなく、組織の取り組みですから、ルールや基準の設定も欠かせません。
また、活動を推進する先導者も不可欠となります。
先導者は、声高らかに「頑張ろう」といっても周りを動かせません。
自らの行動で働きかけていくことも重要です。

整理整頓の取り組みの中で、大小さまざまな問題や困難に直面します。
仕事に関わること、取り組み内容、ルールや基準についての問題も出てきます。
整理整頓の必要な状態にある職場においては、すでにそれが問題です。

放置すれば、さらなる問題に発展していきます。

では、どう解決していくか。

常に向き合える人や組織が、強く成長していくのです。

組織での整理整頓がうまく浸透したとき、
整理整頓も大切な仕事の一部であることに誰もが気付くでしょう。
そして、たとえ仕事と意識せずとも、自然な整理整頓行動が見られるようになっているはずです。
自分の能力が向上していること、組織の力が強くなっていることを実感できることも大切です。
そのためにも、有効な目標設定、効果的な活動のための基準とルールが必要になるのです。

その目標、基準とルールの設定の方法をこちらでご紹介しています。

知恵4>組織力を高める5つのコツを盛り込む

組織での整理整頓の取り組みは一朝一夕に叶う簡単なものではありません。
一時的な片づけでは、組織が整理整頓を行なう目的を果たすことはできないのです。
実際、整理整頓に取り組んでも成果が出せず、お悩みの方も多くいらっしゃいます。

定着のためには継続が必要です。
継続しやすい仕組みや仕掛けが必要になります。
定着させてこそ、得られる効果は最大化されていきます。

整理整頓の定着を実現するためのコツがあります。

コツ1:整理整頓は小さく始める
コツ2:戻しやすさ考えて置き場所・置き方を決める
コツ3:ひと目で誰でもわかるようにするという意識
コツ4:モノの必要性の変化を考慮する
コツ5:モチベーションと気付きを促す確認活動と定期イベント

これらを事前に知っておくことで、その先決めていく目標、ルールや基準も変わってくるでしょう。

それぞれの具体的なポイントをこちらの記事でご紹介しています。

知恵5>組織の共有物の整理整頓で社員の協働意識を育む

仕事で使うモノには、個人で所持しているモノものと皆で共有して使うモノがあります。
文具がその代表格。職場には、実にたくさんの種類の文具があると思います。

個人のモノと共有するモノは明確に分けられているでしょうか。
その管理やメンテナンスをしっかり行なえているでしょうか。

このことに無意識になると、文具はどんどん増えていき、組織に多大なムダを発生させます。

意識するべきことはたくさんあります。
・共有物と個人所持物の区別
・社員に何をいくつ所持させるか
・共有物の置き方
・共有物のメンテナンスルール

それぞれに適切な方法や決め方があります。
文具ごときと小さく受け止められるかもしれませんが、経営上の資金にも関わる重要なことです。

共有して使うモノの整理整頓に取り組むことで、自分のことや範囲だけでなく、周りに配慮する意識も高められます。社員の問題発見力を強化していくことにもつながっていくのです。
働く環境をキレイにして使いやすくするだけに留まらない意義があるのです。

さらに詳しい実施事例や具体策は、こちらで紹介しています。

知恵6>職場の共有スペース整理整頓で仕事力を高める

職場の会議室や倉庫の整理整頓はできているでしょうか。
会議室や倉庫は共有スペース、必要なとき以外は立ち入らない、目の届かない場所です。
共有スペースは、社員の整理整頓する当事者意識が薄れがちです。

そのため会議室や倉庫は、その職場の整理整頓力が測られる場所でもあります。
整理整頓力とは何ができる、どんな能力を指すのでしょう。

【段取り力】
会議室では、仕事と整理整頓を同時進行できるか、そうでないかが見えます。
【確実にやり遂げる力】
倉庫では、臭い物に蓋をして、中途半端な整理整頓が行われていないかが見えます。
【責任感】
会議室や倉庫の整理整頓に無意識で、散乱の状態だとしたら無責任さが伺えるでしょう。

これらの能力は整理整頓だけでなく、仕事の遂行でも求められることではないでしょうか。

会議室や倉庫を整理整頓することで、コスト削減、時間短縮、これらの場所の整理整頓自体も容易になります。

では、共有スペースである会議室や倉庫の整理整頓はどのように行っていけばいいのでしょう。

会議室の整理整頓では、「置くべき備品」と「基本のレイアウト」の決め方がポイントになります。
倉庫の整理整頓では、「いるモノだけ」「保管期限」「配置の工夫」「定期確認」が必要です。

こちらの記事で、それぞれの仕方や決め方について具体策をご紹介しています。

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整理整頓の対象をモノから仕事そのものへと広げる

知恵7>仕事そのもののを整理整頓の対象とする

仕事上で整理整頓の対象になるのは物理的なモノだけではありません。
「場所」「情報」「スキル」そして、「仕事そのもの」も整理整頓の対象となります。
これらも、5Sの考え方に当てはめて実践していけるものです。

基準となるのは「自分たちの顧客」です。
自分たちの顧客が誰なのかをしっかり認識し、整理のための区別をします。

区別には「顧客にとっての価値」を考えます。
顧客にとっての価値のある仕事とそうでない仕事を区別するのです。

顧客にとっての価値を考えることを忘れると、価値のない仕事に時間を費やしてしまいます。
必要と思って行なっている仕事の中にも、不要なものがあります。
どう区別し、何をして、何をしないかを考えることが、仕事そのものの遂行では重要なことなのです。

整理した仕事について、その流れを整頓していきます。
仕事は、それぞれの社員や部署の、さまざまな業務が関連し合って仕上げられていくもの。
複数の人にとっての適切な流れを決めるには、仕事を見える状態にすることから始めます。
そして、それぞれの作業の目的とアウトプットを見定めて決めていくことが大切です。

また、時間ごとの負荷、人ごとの負荷のバラつきがあると仕事は進めにくくなります。
それらの均等化することを考えていきます。

仕事そのものの整理整頓によって、仕事の質をグッと上げていきましょう。

仕事そのものの整理整頓の具体的な方法はこちらでご紹介しています。

知恵8>書類やファイルの整理整頓で使いやすいデスク環境をつくる

職場の書類やファイルは、整理整頓の必要性を認識しやすいモノのひとつ。
放っておくと、どんどん増えていきます。

溜まっている、散乱している、山積みになっている。
これらに気付いてから、片づけることを繰り返していませんか?

書類やファイルがめちゃくちゃになっていることが問題で、キレイになったら解決ではありません。
散乱した状態が、探す、見つからない、情報漏えいのリスクという問題を抱えているのです。

・最新のファイル、古いファイル、未完成のファイルを混在させないこと
・印刷やコピーを最小限に留めること
・返却や破棄をこまめに行うこと

書類やファイルを整理整頓することで、時間、工数、スペースのムダは激減します。
ミスや情報漏えいのリスクも減らせます。
生産性もひとつひとつの仕事の質も上がっていくはずです。

書類の氾濫の繰り返しを防ぐために、置き方やファイリングの仕方もよく考える必要があります。

・インデックスを活用する
・分類の仕方を考える
・通し番号で管理する
・スペーサーを使って置き忘れや紛失防止
・立て置きして見やすく増やさない対策

書類やファイルの適切な整理整頓で、快適な環境をつくり、良質な仕事を進めていきましょう。

書類を増やさないための鉄則と仕事や整理整頓の効率化の方法をこちらでご紹介しています。

知恵9>Just in Time環境でパソコンやサーバの整理整頓

パソコンやサーバにあるファイルやフォルダは、整理整頓されていますか?
コンピュータの中は、その全体量が見えないため、整理整頓の必要性を感じにくいものです。
パソコンやサーバの整理整頓ができていないと、ムダなファイルがさまざまな問題を引き起こします。

パソコン内は、ファイルは最低限に保ち、最適なJust in Time環境を整えておくことが大切です。
JIT環境に保つための整理の仕方、ファイル使用を簡素化するルール設定やフォルダ構造するためのポイントは、
①仕事のパソコン内はJust in Time環境で必要なファイルだけに
・必要なファイルは何かを考える習慣
・未完成のファイルはひと思いに捨てよう
・フォルダ移行で使わないファイルをあぶり出そう

②仕事のパソコンやサーバ内の整理整頓を支えるルール
・ファイルの命名ルールを決めよう
・書類のタイトルをファイル名にしない
・ファイルはフォルダ構造を決めて置こう
・ファイルはコピーではなく移動で扱おう
・作業中や旧版のファイルを保管するフォルダを作ろう

パソコンやサーバの整理整頓の詳細はこちらの記事でご紹介しています。

知恵10>仕事メールはラベル・タグ付で整理整頓

電子媒体の中で、日々溜まっていきやすいモノの中にメールがあります。
仕事の始まりは、メールチェックからという皆さんも多いのではないでしょうか。

メールソフトの機能は現在も進化し続けています。
ひと昔前に比べると、メールに関しては、整理整頓プロセスや必要性がやや軽くなったように感じます。

しかし、忘れてはならないのが、仕事のメールだということです。
キレイにスッキリしているだけで、仕事がスムーズに進むとは限りません。
抜け漏れなくメール対応ができているでしょうか。
メールに書かれている依頼や質問に対応できているでしょか。
そのためにも、メールを区別することを考える必要があります。
これは、仕事そのものを考えることにもつながります。

また、以前のメールを検索することは、いつでもあり得ることです。
すぐに見つけられる対策は取れているでしょうか。
メールを確認した後のラベル・タグ付けなどのひと手間が、メールで進む仕事をサポートします。
くれぐれも、受信トレイに読んだまま何もせず、溜めっぱなしにならないよう気を付けましょう。

こちらで効果的な受信トレイでのメールの扱い方をご説明しています。

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