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仕事で使う文具の整理整頓!個人のモノと共有のモノの扱い方

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文具・事務用品

明確ルールで整理整頓を維持!仕事上の個人所持と共有

仕事で使う文具には、個人で所持しているモノものと皆で共有して使うモノがあります。
一言で文具といってもたくさんの種類があります。
個人のモノと共有するモノを明確に分け、管理やメンテナンスしていくことが大切です。
文具は管理に無意識になると、どんどん増えやすく、多くのムダを発生させます。
共有物の置き方の工夫、メンテナンスルール、社員の問題発見力を育む声かけ、そして各種一個化の重要性などをお伝えします。細かい事例も含めていますので、スッキリと整理整頓された、使いやすい職場づくりにお役立てください。

 

仕事で使う文具の個人所持と共有を明確にする

仕事で使う文具について、個人のモノと共有するモノは明確になっていますか?
職場の慣習やモノの価格によって、何となく個人のモノと共有のモノが決まっているということはないでしょうか。

仕事で使う文具の種類は、一般的なモノだけでも多岐にわたります。
ボールペン、蛍光ペン、付箋、クリアファイル、消しゴム、修正液、定規、
のり、セロテープ、ホッチキス、穴あけ機、ハサミ、カッターナイフ…。
これらのすべてを個人配布することや、逆にすべてを共有のモノとするのは現実的ではありません。

ですから、何を個人に渡し、何を共有のモノとして管理するかを明確にする必要があります。

個人が持つモノを考える>

個人が持つモノは、職場の慣習やモノの価格ではなく、使用頻度で考えます。
一日の半分以上、使うモノなら各自に配ります。
一日に数回、数分程度しか使わないようなものは共用にするといいでしょう。

個人が持つモノは、人数分必要になり、その分だけ経費もかかります。
仕事の内容や仕方に合わせて、必要か不必要かを判断することも大切です。

書類の記入を基本的にボールペンで行う職場では、ボールペンの支給が必要です。
しかし、基本的にパソコンで行っている職場なら、支給の必要はありません。
ホッチキスやセロハンテープ、朱肉やスタンプ台なども同様です。
その人が担当する業務によって、支給するべきかどうかを決めます。

共有するモノを考える

共有とするべきモノは、その職場の仕事の内容や仕方によって異なってきます。
すべての職場を一律に決めることはできません。
その職場ごと、あるいは担当する業務ごとに、何を個人に支給し、何を共用とするのかを決めましょう。

共有するモノは、使い終わったら、次に使う人がすぐに使えるように補充や交換を行なうようにします。
たとえば、ホッチキスの針やセロテープ、のりなどは補充し、書けなくなったペンやボールペンは廃棄し新しいものに交換するというようなことです。

職場や担当業務が変わったら、速やかに返却し、その後も有効に活用できるようにしましょう。

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仕事で共有するモノの整理整頓

では、仕事で共有していくモノについての整理整頓のポイントをご説明します。
置き場所をわかりやすくすること、メンテナンスルールを設けること、意識づけにつながる声かけの大切さの3つのポイントについて詳しく触れていきます。

共有するモノの置き場所をわかりやすくする

共有するモノは、置き場所をわかりやすくしておくことが大切です。
共有するモノを、戻す手間と探す手間を一挙に解決していきましょう。
ご紹介している細かい方法の、その意図にも注目していただければと思います。

誰にとってわかりやすい場所か

共有するモノの置き場所を誰が見てもわかるようにします。
さて、誰にとってわかりやすくすればいいのでしょうか。

「使おうと思った人がすぐに見つけられるように」
「使い終わった人が間違えずに置けるように」
「正しく置かれているか、間違っているかがわかるように」
という答えが考えられます。
もちろん、どれも正解です。

もっとも重要となるのは「使い終わった人が間違えずに置けるように」ということです。
なぜなら、これができると、他のふたつも制覇できてしまうからです。
これらの答えは、良くも悪くも連鎖するのです。

使い終わった人が間違えずに置けるようにする

【引き出し】
引き出しの中に置くものであれば、引き出しの正面に入れるべきモノの名前を明記します。
さらに引き出しの中には、ウレタンや発泡スチロールで作った型を入れ、各文具の配置を明記します。どこに置けばいいのかをはっきりさせるのです。

【台の上に置くモノ、壁に掛けるモノ】
穴あけ機や裁断機、大型のホッチキス、セロハンテープなどは、よく台の上に置かれます。
ケーブルや定規などは、壁に掛けて収納することができます。
これらの場合、置いたり掛けたりしたときの影を色紙などで作り、モノの名前を明記します。
そして、置く場所/掛ける場所に貼り付けておくのです。
正しく置かれていれば、影が見えなくなるようにします。

「使用中」も明確になる

置くモノの名前を明記するだけでなく、型を置いたり影を貼り付けたりすることで置き場所が一目でわかるようになります。置くときに迷うことがなくなるのです。

モノがないときには、型は埋まっていませんし、作った影が見えます。
使おうと思ってその場を見たとき、使用中であることが「わかる」のです。
使用中とわかれば、不必要に探し続けることはなくなります。
型を置いたり影を貼り付けたりしていないと「確かここに…」と考えて探してしまうのです。

誰が見ても一目で、どこに返せば良いかがわかるようにしておきましょう。
共有するモノを戻す手間と探す手間を一挙に解決できます。

共有するモノのメンテナンスルールを明確にする

共有するモノは、メンテナンスルールを明確にしておきましょう。
そうでないと人任せになってしまったり、管理のタイミングを逃したりしがちです。
共有物も自分たちが使うモノです。
自分たちでメンテナンスする意識を持ち、効果的なルールを設定していきましょう。

自分たちが使うモノは自分たちでメンテナンス

共用するモノは誰がメンテナンスするのでしょう。
それは総務の役割、あるいは業者の仕事という意識を持っている人がいないでしょうか。

確かに、会社によっては、このようなサービスを提供する部門があったり、業者に依頼したりしていることもあります。しかし、そんなことまで人にサポートしてもらう必要があるでしょうか。

使う当事者以外の人が、スピーディーで的確なメンテナンスを行なうことはできません。
そのモノの状況を随時、正確に把握できるのは、それを使っている自分たちです。
ですから、そのメンテナンスは自分たちで行うべきなのです。

使用直後と定期のメンテナンスタイミング

仕事上で使う文具のメンテナンスはいつ行うべきかという点に触れていきます。
【使用直後】
メンテナンスは、モノを使った直後に行うものです。

ホッチキスならまだ針は残っているか
ハサミは刃が汚れていないか
ペンはインクを使い切っていないか

これらは、使い終わったときにはわかることです。
ですから、その場でメンテナンスを行えるはずです。

【定期的なメンテナンス】
定期的なメンテナンスは、使用直後のそれとは仕方が異なります。

すべてのモノを網羅的に確認したり、時間経過による必然的な劣化に対応したりします。
根本的な見直しによって、配置や使い方のルールを変えることがあるかもしれません。

定期メンテナンスとして必要なことです。

ただ、使用直後に各自が思い付きで行ってしまっては困ったことになりやすいです。
次に使う人が、毎回違う状態に直面することになるからです。
各自が毎回、必要以上のことが行われてしまう可能性もあります。

だからこそ、メンテナンスのルールを明確にしていくことが必要なのです。

効果的なメンテナンスルール

メンテナンスルールとして、何をどのように設定するのが効果的でしょう。
いくつか例を挙げてご紹介します。

たとえば、
「ホッチキスの針が残り10個を切ったら補給しておく」
「備品置き場のペンは最後の箱を開けたら一箱注文する」

これらようにモノとその状態、そしてどこに置いているかによって考えていきます。
それぞれについて「どうなったら」→「何をする」ということを決めておくのです。

一品単位で決めていくことは現実的ではないでしょう。
モノの種類や性質などで分類して、分類ごとにどう対応するかを決めていきます。

また、ルールは文書としてまとめても、遂行されにくいものです。
そのモノを見れば分るようにし、記憶に頼らなくても自然に守れるようにしておきます。

これで、職場の全員でそのメンテナンスルールを守る体制が整います。
いつも同じ状態でモノを使えるようにしていきましょう。
  

気付いたときはすぐに声かけ

整理整頓された環境を維持していくためには、職場の全員が常に意識していくことが大切です。

常に意識していれば、異変にも気付くことができます。
モノが本来と違う場所にあったり、置き方が違っていたりというようなことです。

この整理整頓への意識は、「いつも」持っておくべきものです。

気付いたら声かけで負担軽減

個人で所持している物であれば、モノが本来と違う場所にあったり、置き方が違っていたりしても自分で直せばいいだけです。共有しているモノとなるとそうはいきません。

共有のモノが、何日も同じ人のデスクの上にある。
引き出しの中に置かれているべきものが、キャビネットの棚にある。
職場を歩いているときに、いろいろな異常に気付くでしょう。

その場で、該当する人や職場の人たちに声をかけ確認するのです。
可能な限り、一緒に正しい位置へ移しましょう。

日常の中で、異常に気付いたら、こまめに軌道修正することが大切です。
これによって、次に使う人(自分たち)は、仕事の流れを中断することなく進められます。
定期確認を行なう際も、異常が少ないほどスムーズに完了できるはずです。

確認してみなければわからないこともたくさんあります。
確認によって状況の詳細が把握できたとき、現状のルールの改善点に皆で気付くことになるかもしれません。
ルールが徹底されることは、職場全体の仕事の負担を軽減していくのです。

異常に気付くことを育んでいく

異常を発見したときに声を掛けるという行動が、異常に気付ける感覚を育んでいきます。
その感覚が、整理整頓の範囲外の業務でも活かされることは言うまでもありません。

自分に直接関係のない場所、まして人のデスク周りについての指摘はためらわれます。
抵抗を感じる人がほとんどだと思います。

ここでその抵抗に負けて、放置すると忘れ去られて何も行われずに過ぎてしまいます。
確認しなければならないこと、正さなければならないことの「先送り」が発生するのです。
この先送りも、積み重なって習慣となってしまえば、業務上でも起こる可能性は高くなります。

どんな状況であれ、たとえ状況がわからなくても、異常があれば確認しなければなりません。
確認するという行為も、皆の整理整頓に対する意識をさらに喚起していきます。
そして必要に応じて正していけばいいのです。

常に、皆が良い環境で仕事を進められるように心掛けていきましょう。

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仕事で個別に所持するモノの整理整頓

次に、仕事で個別に所持するモノの整理整頓のためのポイントをご説明します。
個人で持つ文具は、各種一個ずつにされることをおすすめします。
その理由も含めてご紹介していますので、ぜひ、じっくり読み進めてみてください。

個人で持つ文具は各種一個ずつに隠れた深い意味

「各自で持つモノは、各種一個ずつにしましょう」
わざわざ何を言っているのだろうと思われた方はいませんか。

なぜ、二個でなく一個がいいのでしょう。
使わないモノは持っている必要がないというのも理由のひとつです。
「各種一個」を推奨する理由は、そのような単純なものだけではありません。
経営資金、業務進捗や成果、仕事への思考にも影響を与えるものなのです。

問題1:経費ではなく資金が嵩む

予備も含めて複数のモノをもってしまうと、起きてくる問題があります。

経営的な問題として、資金が固定化されるということです。

各自が余分な一個を持つと考えてみましょう。
単価×人数で、各種一個のときの2倍の「資金」が必要になります。

重要なのは、経費ではなく資金です。
余分なものでもいつか使われるものなら、経費はいつかは必要になります。
そのことよりも、資金が固定化されてしまうことが問題なのです。

社員1,000名の企業が、一本100円のボールペンを全員が、一本ずつ余分に持っていたとすると、10万円の資金が、ボールペンという形で社内に埋もれることになります。

10万円程度と思われるかもしれませんが、先にご紹介したように文具の種類は多岐にわたります。
ボールペン一本で10万円なのですから、すべてを合計するとかなりの金額になるはずです。

問題2:業務への悪影響

文具を複数持つことは、もっと職場に直接関係のある問題も引き起こします。

作業を滞らせるのです。

多くの人は、2、3個予備を持つことで作業が滞ることが少なくなると考えます。
今使っているモノが使えなくなったときのためにと考えているでしょう。

しかし、これは単なる気休めでしかありません。
実際には、2、3個の予備を持っていたとしても作業は滞るのです。
それどころか、滞る時間が長くなったり、混乱を招いたりします。

なぜでしょうか。

予備が本当の予備として扱われていないことがほとんどだからです。
今使っているモノと予備が明確に分けられていることは稀。
今日はこっちを使い、明日はあっちを使って、それぞれを少しずつ使っているのです。

すると、たとえそのうちのひとつが使えなくなっても、その場で対応を考えません。
そして、全部が使えなくなって初めて、急な対応を迫られることになるのです。
こういうときに限って急いでいたり、その場を離れられないような状況になっていたりします。

普段は余裕のある中で行っていることでも、急に切羽詰った状況になり混乱を起こします。
その結果、ものごとが、より複雑に、より大変になっていくのです。

各種一個がもたらすもの

では、各種一個で作業をしたときの状況を考えてみましょう。

一個であれば、途中で使えなくなることが前提になります。
使えなくなったときに、どうするかが常に想定されている状態です。
ですから、作業中に使えなくなったとしても、適切な行動が取れるのです。
混乱もなく、スムーズに作業が進んでいくでしょう。

一般的には、ものごとをスムーズに進めるためには余裕を持とうとします。
しかし、その余裕が混乱を生む元凶となってしまうことがあるのです。

余裕を持つことよりも、余裕を持たない中でどう対応していくかを考えることが重要なのです。

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