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仕事のメールの整理整頓術|トレイ管理とラベル・タグ付けで解決!

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電子メール

対応漏れ防止と効率検索のためのメール管理方法

仕事のメールも、日に日に増えるモノのひとつです。
何もしなければ、受信トレイにどんどんたまっていくばかり。
その中には、既読/未読、必要/不要、要対応/未対応/対応不要/対応済みがあるでしょう。
受信トレイにすべてのメールを混在させてしまうのは非効率です。
混在を無くせば、メールでの依頼への対応や内容検索も迅速に行えるようになるはずです。
混在を無くすには、区別が必要です。
仕事でメールを区別することには、「仕事を考える」という大切な意味も含まれます。
メールを確認する際に、どんな区別が必要なのか、どうやって区別をするのかを解説します。
メールソフトの中の整理整頓を行ない、時間や作業にムダのない仕事をしていきましょう。

 

仕事のメールの整理整頓|読んだまま置いておく弊害

皆さんは、受信した電子メールをどのように保存していますか。
すべてのメールを受信トレイの中に置いたままにしていませんか。

すべてのメールを一ヵ所に置いていても、日付順には並んでいます。
既読か未読かも分かるでしょう。
問題ないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

個人的なメールならいいかもしれませんが、仕事のメールとなると問題があるのです。

仕事のメール検索に時間がかかる

たとえば、今日来たメールの内容が、前回の別メールの続きだった場合。
返答を待っていた場合も、返答をする場合も、メールの前後関係が分からないことがあります。
送られるメールにやり取りが残されていることは多いですが、そうでないケースもあるのです。

そうなると、その前後関係を掴むために、関連したメールを探すことになるでしょう。
すべてを一ヵ所に「そのまま」置かれていると、既読/未読、必要/不要、要対応/未対応/対応不要のメールが混在しています。さまざまな内容の混在する膨大な量のメールの中からの検索には、時間がかかります。必要なメールを確実に探し出せるかどうかにも不安が残るでしょう。

すべてのメールの内容を確実に理解し、そのすべてを覚えていられる人はほとんどいません。
メールの内容を確実に理解することのみを考えても、それができるのは時間があるときだけです。

忙しいときには、簡単に目を通し、今すぐに対応が必要かどうかの判断しかしません。
ざっと目を通しただけのメールは、既読になって忘れられやすいものです。
そして、時間のあるときに読んだメールで、話が繋がらない…が発生します。
ここでも、話の前後関係を確認するために以前のメールを探すことになります。

すべてのメールが受信トレイなど一ヵ所に置かれたままなら、状況は前述と同じです。
探す量は半端ではありません。
日付で探したり、件名で探したり、送信者で探したりと本当に大変な作業になるのです。

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仕事のメールの整理整頓|読んだらラベル・タグで区別

仕事のメールは、確認したら区別することが大切です。
受信トレイで区別したことを可視化して、対応漏れを防いでいきましょう。
ラベル・タグ付けでのちの検索を容易にすることについて触れていきます。

仕事のメールの区別の重要性

このメールは不要!ということが確実であれば、捨てるのは簡単です。
しかし、ほとんどのメールは何らかの区別が必要です。
当たり前のことのようですが、なぜ、区別が必要かを考えたことはありますか。

メールを区別することには、仕事上にさらに深い影響を与えます。

メールを区別するには、『どれが不必要なメールであるか』を考えます。
ひっくり返せば、『どれが必要なメールであるか』を考えることになります。
これは、自分たちの仕事の内容そのものを考えることなのです。

自分たちの顧客や他部署は、自分たちに何を望んでいるのか。
その望みに対して、自分たちはこれから何をすればいいのか。
そして、望みに答える人や組織に成長していくことなのです。

メールを受信して、ただ溜めてしまっているだけでは、考えていないのと同じです。

自分たちや顧客にとって「何が必要」で「何が不要か」を考えて区分けしていくことが重要なのです。

受信トレイは未読と未対応のみ

基本的に受信トレイにはメールが残っていない状況を常に心がけましょう。
受信トレイには、未読のメールか、対応が必要なメールだけが残るようにするのです。
これにより、依頼メールへの対応漏れを防ぐことができます。

要対応か対応不要かを考える

電子メールには大きく分けて2つの種類があります。

自分に何らかの対応や指示が求められる「依頼メール」
状況や情報を共有するために送られる「通知メール」

通知メールは、目を通しておけばよいものです。
依頼メールは、何らかの対応を取る必要があります。

メールを見るタイミングはさまざまで、いつでもすぐに対応がとれるわけではありません。
メールの内容より優先度の高い仕事をしている最中や外出時の移動中なら「あと対応」になることもあります。
このような場合、「今の仕事が終ったら対応しよう」や「会社に戻ってから対応しよう」とメールを閉じます。

そして、今の仕事が終わったときや会社に戻ったときに、そのメールのことを忘れていることがあります。
メールソフトを起動しても、その依頼メールが既読になっていて、気付かないままということもあるのです。

期日が近づいて相手が再度確認をしてきたときに気が付く
期日が過ぎたあとの確認で気が付く

社内の人からの依頼メールであれば、何とかなるかもしれません。
しかし、忘れ去られたメールが顧客からのものだったとしたら、大変な問題へと発展してしまいます。
「忙しくてメールを忘れていました」では済まされないでしょう。

このようなことを防ぐために、
メールを読んだら、「対応が必要なメール」と「対応のいらないメール」の区別が必要です。

【対応が必要なメール】

何らかの対応が必要なメールは、できればその場でカレンダーやタスク管理(Todoリスト)に紐付けておくといいでしょう。この時点でタグやラベルを付けておきます。
未対応のメールは、受信トレイには置いたまま、フラグを立てておいてもいいでしょう。
対応が済んだら、受信トレイのタグ・ラベルを外し、アーカイブするようにします。

これにより、仕事中や外出中に読んだ依頼メールも、まだ対応していないのであれば受信トレイに残ります。仕事が終ったり、会社に戻ったりしたときに、既読であっても対応が必要なことがわかります。
これで、対応の漏れを防げるのです。

【対応のいらないメール】

確認して、その後の対応がいらないメールは、受信トレイのタグ・ラベルを外し、アーカイブしておきます。
そのアーカイブの際に、必要なメールにはタグ・ラベルを付けて、のちの検索をラクにしましょう。
これにより受信トレイには、未読の通知メールと未対応の依頼メールだけが残るようになります。

このようにして、要対応のメールとそうでないメールを区分し、対応の漏れを防いでいきます。

自動振り分けは注意が必要

送信者や特定の内容ごとに自動で振り分ける機能付きのメールソフトもあります。
便利な機能ではあるのですが、はじめに受信する場所が複数になるため、読み逃す可能性が出てきます。仕事のメールの場合は、始めの入り口は「受信トレイのみ」としておくことをおすすめします。

ラベル・タグで検索をラクに

タグ・ラベルを付けておくと、以前のメールの検索も容易になります。
忙しくて前のメールをしっかりと読めていなくても、すぐに確認することができるのです。

タグ・ラベルは、<会社名><プロジェクトの種類><案件名><用途>など複数の関連付けが可能です。案件ごとにタグ・ラベルを付けておけば、過去のやり取りを確認する際にも非常に役に立ちます。

電子メールには、タグ・ラベルを付けて、効果的に状況把握を行いましょう。

また、受け取るメールだけでなく、自分が送信したメールも合わせてタグ付けしておくと、より効果的に使えるでしょう。

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仕事のメールは件名ルールを決めて整理整頓促進

皆さんはメールの件名(Subject:)をどのように付けていますか。
正しくメールの内容を端的に示した件名になっていますか。

メールの件名は、メールを使っての仕事の効率を左右する重要な要素です。
ほんの一行のことですが、メールの整理整頓や仕事の効率進行の上では大きな役割を果たします。
ここで、メールの件名の付与ルールの決め方を確認していきましょう。

わからない件名の弊害

件名と中身の一致しないメールを受け取ったことはありませんか?

件名が「Re: ○○○○」なのに、その○○○○とはまったく関係のない内容。
これは、受け取る側を混乱させ、受け取った人のメール管理にも支障をきたします。
その内容についての、その後のメールのやり取りや話をする際にも、その都度時間が掛かるでしょう。

件名が「こんにちは」で、近況連絡かと思っていたら、依頼や質問が書かれている。
挨拶では、内容が見えません。
依頼や質問があるのなら「依頼」「質問」のほうが的確です。

件名が「○○です(送信者の名前)」
初めて送るメールなら、名前の記載が有効なこともあります。
しかし、その後もやり取りが続くことを考えると、内容も分かるように加えておくべきです。
また、やり取りがすでにある相手には、本文で名乗れば済むことです。

極端な例ですが、件名でどのような用件のメールか推測が付かないメールが少なくありません。

推測の付かないメールは、受信者の区別に手間と時間を取ってしまうのです。
ひょっとしたら緊急度や重要度の高いメールかもしれないと思う人は、常にすべてのメールに目を通すでしょう。つまり、そのとき読む必要のないメールまで読む羽目になってしまい非効率です。

内容がわかりにくいメールは、読まれない可能性すらあります。
それが緊急のものであれば、対応は遅れてしまうでしょう。
重要なものであれば、損失の発生という問題にまで発展しかねません。

メールの件名の付与ルールの決め方

わかりやすい件名を決めるのは意外に難しいものです。
短い文でどのように書けば相手に用件が伝わるのかを考えるだけでも一苦労です。

件名の付与ルールを設けて、メールを作成していきましょう。

まず、件名のはじめにはメールの種類を示す言葉を入れます。
【報告】【連絡】【相談】【通知】【確認】【承認依頼】【指示】【依頼】【緊急】

次に、顧客名、プロジェクト名、案件名などを入れます。

最後に、用件を入れます。
「○○の打合せ」「○○の作成」「○○の問い合わせ」

一例を出すと、
【連絡】Aプロジェクト 第3ブロックの打ち合わせ
という具合です。

ただし、この付与ルールは、社内にしか適用できません。
顧客や取引先にまで、適用を押し付けることはできないでしょう。

しかし、顧客や取引先からのメールでも、おそらく配慮はされているはずです。
しっかりしていなくても大まかには用件は掴めるでしょう。

社内だけの付与ルール適用でも、かなりの改善効果が見込めます。
ぜひ、一度試してみてください。

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