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会議室と倉庫の整理整頓術|コスト削減と時間短縮のヒント

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会議室

会議室や倉庫の整理整頓で鍛えていく仕事力

会議室や倉庫は、共有スペースのため整理整頓する当事者意識が薄れがちです。
共有スペースは、その職場で働く人たちの整理整頓力が問われるスペースでもあります。
会議室に置いておくべき備品の決め方や会議の時短にもつながる会議室のレイアウトの仕方を説明します。
職場の倉庫に置くモノは、自分たちの大切な資源。
今使わないモノでも必要なものとしての適切な管理が必要です。
整理整頓でコストとリスクの低減効果を得るための4つの鉄則としてご紹介します。
入庫区別、期限設定、明確配置、定期清掃について確認していきましょう。

 

整理整頓力が試される共用エリアの整理整頓

職場の会議室と倉庫には共通点があります。
これらが、共用エリアだということです。
共有エリアには、必要なとき以外は立ち入らない、目の届かないところという特徴があります。

職場の会議室と倉庫は、働く人たちの無責任さが露出する場所。
整理整頓が身についているかどうかも、この2つのエリアを見れば一目瞭然です。

普段使う自分の身の回りの整理整頓だけでは仕事力は高まりません。
共用エリアの整理整頓は、仕事と同時進行での整理整頓力、仕事の本質を捉えた整理整頓力を身に付けさせます。

【会議室で見える整理整頓力】
会議室では、仕事と整理整頓を同時進行できるか、そうでないかが見えます。
会議室は、その時間ごとにいろいろな人が使うスペースで、常に時間に追われる場所だからです。

あらためて片付ける暇などありません。
会議をしていく中で、
その都度、マーカーを片付けます。
レイアウトも全員でさっと戻します。
ホワイトボードは、書き消しを繰り返すため会議をしながら記録を残します。

よく会議室のホワイトボードにいろいろと書かれている横に「消すな!」と書いてあることがあります。
会議進行と記録が同時進行できていない証拠です。

会議室は「使いながら同時に整理する力」を鍛えることのできる場所なのです。
仕事と同時進行の整理整頓力は、会議室に限らず、仕事のあらゆる所で役立つ力です。
会議室を上手に整理整頓できる人は、普段の仕事もスマートにこなせてしまう人なのです。

【倉庫で見える整理整頓力】
倉庫の整理整頓からは、臭い物に蓋をして、取り繕い型の整理整頓をしているかがわかります。
普段、仕事をするところは整理整頓されていても、倉庫の中がぐちゃぐちゃということがあります。
これは、整理整頓が中途半端になっている証拠です。
「わかること」「できること」だけを整理整頓しています。
「わからないこと」「できないこと」は放棄するかのように全部倉庫に押し込まれているのです。

整理整頓は、曖昧なモノをはっきりとさせることで効果が生まれます。
曖昧なものに向き合わず、倉庫に押し込んでいるようでは、効果はいつまでたっても生まれません。

倉庫の中のモノを整理整頓することが、仕事の本質の部分での整理整頓を可能にしていくのです。

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会議室や倉庫の整理整頓は誰の仕事?

職場の共有スペースである会議室や倉庫は、誰が整理整頓するのでしょう。

総務の人たちでしょうか。
清掃業者の人たちでしょうか。
オフィスの管理会社の人たちでしょうか。

日常的に発生する塵や埃を取ることや設備や備品の大がかりなメンテナンスなら、それらの人にやってもらうことかもしれません。

しかし、いつもと同じ状態に戻すことは、それらの人たちの仕事ではありません。
その人たちは、置かれてモノについて『いらないモノ』の判断もしません。
自分が使うスペースでないため整える責任はありませんし、勝手な判断もできないでしょう。

使った後に元の状態に戻す。
使えないモノを交換する。
『いらないモノ』を廃棄する。
『いらないモノ』の廃棄を依頼する。

これらのことは、会議室や倉庫を実際に利用する人たちの責任で行っていくべきことです。

自分たちが毎日使うオフィスに対しては、常に意識して整理整頓を行なえます。
しかし、共用のスペースとなると、どうしても当事者意識が希薄になりがちです。
共用スペースも自分たちが使っているスペースです。
オフィスと同じように、整理整頓して、使いやすい環境にしていきましょう。

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会議室の整理整頓の仕方|必要な備品とレイアウトを決める

会議室で会議やプレゼンなどを行なう際には、机、椅子、プロジェクターなどいろいろな備品を使います。用途によって、使う備品も異なってきます。
その備品の整理整頓をはじめ、効率的に管理していく体制は整えられているでしょうか。

ここでは、会議室に置く備品を決める際の考え方、会議室のレイアウトの決め方について解説します。
会議室を整理整頓し、常に使える状態に維持するための会議室管理のポイントです。
開催する会議などの時短化にも役立つものですので、ぜひ、ご参考ください。

会議室の備品決定の仕方

会議室で使用される備品にはどのようなものがあるでしょう。

机、椅子、ホワイトボード、ホワイトボードマーカー、
プロジェクター、スクリーン、演台、マイク、指示棒、
モニター、電話、延長コード、LANケーブルなどが考えられます。

では、今現在、皆さんの会社の会議室には、何がいくつ置かれていますか。
このことの把握は、会議の時短化を実現するためにも大切なことです。

もし、今から会議を行うというとき、会議室の準備のためにまず何をしますか。

何がいくつ置かれているかが分からない場合は、会議室に出向いて確認する必要があります。

机や椅子の数
ホワイトボード
プロジェクター
スクリーン

確認して不足のモノがあれば、総務などへ行って借ります。
さらに不便なのが、この不足は、会議の直前でなければわからないということです。

なぜなら、会議室の状態は使われるごとに変わるからです。
モノの不足は、その前の会議で何がいくつ使われたかに左右されるのです。

直前準備の忙しさの中、あれが無い、これが足りないと探し回ることもあります。
会議の予定時間になっても準備が整わず、開始時間が遅れてしまうこともあります。
遅れて準備が整うまでの間、集まった参加者は、待たされ本当にムダな時間を過ごすことになります。

もし、会議室に置かれているモノが分かっていれば、省かれることはたくさんあります。

まず、会議室に行って確認する必要がありません。
不足のモノがあらかじめ分かってしまうからです。
不足のモノだけを手配して、会議のときに持っていけばよいわけです。
この不足しているモノの手配も、前の会議の終了を待つ必要はありません。
会議の前の余裕のあるときに、いつでも完了できるでしょう。
万全の準備が整い、会議も予定通りにスムーズに開始することができます。

このような会議準備の環境をつくるために、会議室に何をいくつ置くのかを明確に決めておきます。

備品の整理整頓!会議に『いるモノ』とは?

先ほど机や椅子、ケーブルまで、会議室で使用する可能性のあるものを挙げました。
それらのすべてを揃えておくのがいいのでしょうか。
それができれば、会議のときに何も持っていかなくてもいいため便利ではあります。

しかし、経費を考えると現実的ではなく、さまざまなムダを発生させます。

まず、すべての会議室に使うかどうかわからない機材をおくことはムダな経費です。
さらに、それぞれの機材の調整やメンテナンスにも経費がかかってくるでしょう。
そうなると今度は、経費的な理由で、十分にメンテナンスの行き届かない機材が生まれます。
いざ、それらの機材が必要となる会議で、使えない=ないのと同じ状態になってしまうのです。
機材でも何でも、増えるほど行方不明や紛失の可能性も増えてきます。

このように、結局は、何が置かれているのか分からない状態と同じになる可能性があるのです。
となると、会議の直前に状態を確認しに行かなければならなくなってしまうでしょう。

どの会議でも使うモノだけを置く

会議室には、必要最低限のモノ(基本的にどの会議でも使うモノ)だけを置いておきます。

たとえば、机と椅子、ホワイトボードだけ。
一般の貸し会議室も、これくらいしか置いていません。
これ以外の必要な機材は、あらかじめ手配するのです。

借りるときに、数量や設備の動作確認などをすれば使う際に慌てることもありません。

社内の会議室でも必要最低限のモノだけを置くようにしてみましょう。
他の機材は総務などから借りて、別で持って行くようにします。
一見、非効率なようですが、これがもっとも効率的なやり方なのです。

ホワイトボードのマーカーは各種1本にしよう

会議室でホワイトボードを使うことは多いと思います。
ホワイトボードを使っているとき、こんな経験はありませんか?

マーカーがかすれてしまった。
他のマーカーに変えたら、書けない。
もう一つのマーカーも書けない。
やっと、まともなマーカーがないことが分かり、慌てて書けるマーカーを取りに行った。

会議室やオフィスのホワイトボードには、たいてい何本ものマーカーが置いてあります。
黒いマーカーが3本、赤いマーカーが2本、青いマーカーが2本という具合です。
そして、その半分以上のマーカーは書けないということがとても多いのです。

なぜ、書けないマーカーが置かれているのでしょう。
誰も気がついていないのでしょうか。
前に使った人は気が付くはずですが、それでも残っているのはなぜでしょう。

これは、何本もマーカーが置かれているからではないでしょうか。

自分の使っているマーカーが書けなくなっても、他のマーカーは書けるだろうと考えるのです。
実際に使っているマーカーが書けなくなると、次のマーカーを試し、それが駄目なら次と探します。
そのとき、「書けるマーカーを見つけて使う」という自分の目的には達しています。
そのとき、「書けなかったマーカーをどうする」には関心がないのです。
「書けるマーカーはあるので問題はない」となってしまうのです。

しかし、本当に問題は無いのでしょうか。

【書けないマーカーがもたらすムダ】

この書けないマーカーが職場に存在することには、意外に大きなムダが含まれています。

会議中に書けるマーカーを探して何本も試し書きをする時間はムダです。
ほんの数十秒と思われるかもしれません。
しかし、会議で進めている話は中断されるはずです。
「マーカーが書けない」で進行が止まれば、参加者の集中力を削ぐ可能性もあるのです。
書けないマーカーの存在が、会議の質を下げることも十分に考えられることです。

マーカーが無いので取りに行くなら、ムダな時間はさらに長くなるでしょう。
慌てて取りに行くため、間違って油性のマジックを持ってきて使ってしまうという思いがけないミスをすることもあるかもしれません。
この時間は一人だけの時間ではなく、参加者全員の時間です。
会議におけるムダな時間は、人数分の掛け算になるのです。
大きな損失ではないでしょうか。

【マーカーは各色1本】

上記のような問題を避けるために、マーカーは各色1本にします。

1本なら、会議が始まる前に書けるかどうかを必ずチェックするでしょう。
途中で書けなくなったら、余計な試し書きなどせずにすぐに取りに行けます。
また、定期的に書けるかどうかを確認することもできます。

いつでも使える状態を維持する。
会議を円滑に進めていく。

そのためにホワイトボードのマーカーは、各色1本にしておきましょう。

整理整頓も時短も叶える会議室のレイアウト設定の仕方

会議を始めるために会議室へ行くと机や椅子が散乱していたことはないでしょうか。
前に会議室を使ったままで放置された状態。
会議に参加するメンバー総出で、配置を直した経験はありませんか。

これを、ただの躾やマナーの問題で片付けてしまっては何も始まりません。
どうすればよいかを考えていきましょう。

会議室の正しい姿を考える

まずは、その会議室は、どのような状態が正しい姿なのかを考えます。
そもそもの基準となるものです。
この基準が決まっていないと「きちんと元に戻しましょう」が通じなくなってしまうのです。
きちんと戻そうと思っても、何をどうすることが「きちんと戻す」なのかがわからないからです。

会議室の基本レイアウトを決める

そこで、会議室のレイアウトを決めます。

「会議」「研修」「プレゼン」「討議」「検討会」など、いろいろな用途で使われる会議室。
用途によって、レイアウトが異なります。
その会議室は、どのような用途で使うことがもっとも多いかを考えます。

会議室によって、使われ方も異なります。
すべての会議室を一律のレイアウトにすることもできません。
それぞれ会議室で、もっとも頻度の高い用途から基本のレイアウトを決めていきます。

基本レイアウトを図にする

次に、決まったレイアウトを図にします。

ロの字型やコの字型、島型とひと言でいっても、机の配置が微妙に異なります。
縦方向の机を外から被せるのか、内に入れるのか、卍状に収めていくのか、縦置きか、横置きかなどです。
また、机や椅子の数も分かるように記載します。

このように配置が明確に決まっていれば、使い終わってから元に戻すときの迷いがなくなります。
誰かが指揮を取らなくても戻す作業は進められ、作業時間が格段に短くなります。

レイアウト図には、ホワイトボードやスクリーンなど、常時会議室に置かれている機材の配置も明記します。
機材を明記することで、機材がどこかへ行ってしまうことを防ぎます。
なくなっていることにもすぐに気付くことができます。

レイアウト図を会議室に貼る

作成したレイアウト図は、会議室の中に貼っておきましょう。
レイアウト図は、ルール集などに挟んで大切に保管しても何の役にも立ちません。
会議室の出口扉の横か、照明のスイッチの隣など、目立つ場所に貼ってください。

会議室のレイアウトが決められた状態に保たれるようになると、準備で考えることも減ります。
その会議室の基本レイアウトを使う会議なら、資料の配布や機材セッティングの時間だけを考えればいいのです。

準備にかかる時間が未知数だと、開始予定時間に食い込む可能性が高いです。
しかし、その会議室の基本レイアウトが分かっていれば、違うレイアウトへの変更にどれくらいの時間がかかるかは予測しやすいのです。

こうすることで会議のために使用する時間を短縮することが出来るのです。

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倉庫の整理整頓でコストとリスク低減効果を得る4つの鉄則

職場の倉庫に置くモノも、自分たちの大切な資源です。

しかし、職場の倉庫に置かれたモノは、忘れられがちです。
また、そのときに使われないモノなので適当に扱われやすくなります。
そういうものを置く倉庫は、意識しないとゴミ箱化してしまいます。

倉庫の整理整頓を適切に進めていくことで、時間、労力、経費などのコスト削減効果が得られます。
倉庫に置くモノをしっかりと管理することは、経営リスクの低減することでもあります。

倉庫の中を明確に把握する管理で、ムダやリスクを取り除く効果を獲得していきましょう。

倉庫の整理整頓の鉄則1:いるモノだけ置く

倉庫は、何でも入る魔法の置場でも、最終処分場でも、ゴミ箱でもありません。
入る量には限りがありますし、倉庫自体にも維持・管理のためのコストがかかっています。

今、皆さんは倉庫に入れるモノをどのように決めていますか。

「ここに置いてあると邪魔だからとりあえず倉庫にいれておこう」
「キャビネットが満杯だから古い資料は倉庫へ移そう」
このような理由で倉庫行きのモノを決めてしまっていませんか。

そうやって倉庫に入れたモノのどれくらいを取り出して使っていますか。

とくに別棟の倉庫や外部の貸し倉庫に入れたモノを取り出すことはありますか。
無闇にモノを押し込んで、入らなくなったからといって、別の倉庫を借りるわけにはいきません。

倉庫も立派な置き場所です。
ですから『いるモノ』しか置かないというのが鉄則です。

『いるかいらないかわからないモノ』をとりあえず置く場所でもありません。
まして『いらないモノ』を放り込んで置くことは言語道断です。

整理整頓を進めていくと『いるモノ』と『いらないモノ』の判断が難しいモノも出てきます。
今は使わないから「とりあえず倉庫にでも入れておこうか」と倉庫に押し込んでしまいがちです。

しかし、これは問題から目を背けただけ。
何も解決されていません。
しっかりと向き合って判断しなければなりません。

倉庫に置かれるモノとして適切なのはどんなモノでしょう。

非常に使用頻度の低い(年に1回程度)のモノ
自分たちとしては特に使用する予定は無いが法律で保管が義務付けられたモノ

倉庫には『いるモノ』しか置かないようにして、ムダなコストのかかるだけのただのモノ置き場になることを防ぎましょう。

倉庫の整理整頓の鉄則2:期限付きで置く

倉庫にはあまり目が届かないため、そこに置かれているモノの存在を忘れてしまいます。
そのため、気が付くと満杯になっているのです。

これを防ぐためにも、倉庫に置くモノはいつまで保管するのかを明確にします。
そして、誰が見ても分かるように表示する必要があります。

保管する期間が明示されていることによって、モノの自動廃棄が可能になります。
ここでいう自動廃棄とは、もちろん、自動的に消えてなくなるわけではありません。
その期日がきたら、考えたり、迷ったりすることなく、容易に捨てられるということです。
そのときには、使われないモノ=いらないモノという廃棄の根拠もできあがっています。
この期限の設定ルールがあれば、誰でも廃棄できるのです。
期間が過ぎれば機械的に廃棄することができますから、倉庫にモノが溜まることを避けられるのです。

使用頻度が低いが定期的に使用するモノは、使う度に期間を更新します。
使われないまま保管期間が過ぎた場合に、自動的に廃棄するようにします。

倉庫に入れるすべてのモノに、必ず保管期間を設定しましょう。

分からないからといって期間を設定しないということは許されません。
すぐに決められないのであれば、いつまでに決めるという期間を、はじめに設定すればいいのです。
こうしなければ結局、期間設定のないモノがどんどん増えてしまうでしょう。

ただ、運用上は期間が切れたら無条件に廃棄するわけではなく、そのモノの管理部門に確認してから廃棄します。

また、保管期間は適当に設定すると、また溜まっていく原因になります。
下記のような上限基準を決める必要があります。

「法律で規定されているモノはその期間に設定」
「プロジェクト関連資料は完了後○年以内」
「顧客案件関連資料は案件終了後○年以内」

倉庫におくモノの保管期間を決めることで、倉庫をゴミ箱にせず、有効に使用できるようになります。

倉庫の整理整頓の鉄則3:倉庫内の配置の仕方と管理法

ベテラン社員が若い社員に「○○が倉庫にあるから取ってきてくれ」と頼みます。
頼まれた若手は数時間後に倉庫から戻ってきて「ありませんでした」と答えます。
ベテランは「そんなはずは無い」と自ら倉庫に行き、難なく○○を見つけます。
そして若手に向かって「君は何を見ていた!」と怒鳴りました。

似たようなシーンはいくらもあるでしょう。

若手にとっては、とても理不尽な言われ方です。
ベテランは、そのモノがどのような形をしていて、どの辺りに置かれているか知っていたのです。
それを若手が知らなかっただけのことです。
若手は何時間も倉庫中を探し回った挙句、見つけられなかっただけなのです。

モノの置き場所については、仕事の習熟度は関係しません。
それならば、はじめからベテランが探せばよいという話になります。

べテランだから知っていて若手だから知らないのは、整理整頓が行き届いていない証拠です。
べテランだからすぐに見つかって若手だから時間がかかる、見つからないではいけないのです。
誰もが知らなくても、すぐに見つけられる環境であるべきでしょう。

では、この問題に向き合ってみましょう。

倉庫にモノを入れるときの基準を決める

倉庫に入れてあるモノについて、
>倉庫内のどこに置かれているのかわからない
>どのような形で置かれているのかが分からない
これが上記の話の問題点です。

これらを知っているベテランが、若手に頼む際に、
「倉庫の○○番棚の下から2段目にある○○のダンボール箱に入った○○資料を持ってきてくれ」
と頼むことができれば解決できますが、これほど詳細の説明はいくらベテランでも難しいでしょう。

そこで、倉庫にモノを入れるときの基準を決めておくのです。

適当に開いているところに置いたり、何でもかんでも奥から詰めて置いたりしては収拾がつきません。

「どんなモノを一つ目の棚に置く」
「どのようなモノを二つ目の棚に置く」
「上の段はどう使う」
「下の段はどう使う」
これらのことを明確にしておくのです。

基準は、一品ごとに対してではなく、同じような種類やカテゴリに括って決めていきます。
これなら、倉庫の中でも探す範囲は絞られますし、伝達もしやすくなるのではないでしょうか。

管理一覧表を作成しておく

実際に倉庫へモノを入れるときには、管理表を作って、何をどこに置いたのかを明確にしておきます。

【管理表に記載する内容】
管理番号
モノの名称 (誰にでも分かる名前)
形状 (そのまま直置き、ダンボール箱入りなど)
置いた場所 (倉庫内の位置が特定できる情報)
入庫日 (倉庫に入れた日)
保管期限 (いつまで倉庫に置いておくのか)などです。

そして、この管理表と対応するように、倉庫に入れたモノには管理表を付けます。
管理表には、管理番号、入庫日、保管期限、管理者を記載します。

このように管理表に記載することで、倉庫中を闇雲に探す必要はなくなります。
的確な位置に取りに行けるため、効果的な倉庫活用が可能になるのです。

倉庫内で置き場と通路を明確にする

倉庫にモノを取りに行くと足の踏み場が無い!
目当てのモノを取り出すのに、いつも手前にあるモノをどけている!

皆さんが使っている倉庫は、そのような状態になっていませんか?

倉庫にモノを入れるとき、急いでいたりすると「とりあえずココに」と適当な場所に置きます。
とりあえず置いただけのはずなのに、その後、置き直しされることはありません。
次に誰かが倉庫に行ったとき、すでに適当にモノが置かれていれば、自分も適当に置いていくのです。

そのようなことが繰り返されると、モノが置けそうな場所がどんどん埋まっていきます。
結果として足の踏み場も無い倉庫になるのです。

倉庫の中は、モノを置く場所と通路を明確に分けておきましょう。

【置き場と通路を明確にする方法】

床にビニールテープを貼りモノを置くスペースを仕切る方法もあります。
置き場所となる棚を入れて、そこにだけモノを置く、他には置かないとするのも有効です。
守られていないモノは、無条件に廃棄するくらいの強制力が必要です。

それぞれのスペースや棚にロケーション番号を付けることで、置いたモノの管理も可能になります。

スペースを広めに設定したり、棚に奥行きがあったりすると、手前と奥にモノを置くことになります。
この場合は、壁側に余裕を持たせて両側通路とし、前からも後ろからも取り出せるようにします。

奥のモノを取るために手前のモノをどけばければならない状況を避けましょう。
動かした手前のモノを戻すことを忘れ、本来置かれるべき場所から移ってしまいやすいからです。

倉庫の整理整頓の鉄則4:倉庫は定期的に整理整頓する

人は目に触れなくなったモノの存在をすぐに忘れてしまいます。
倉庫は、モノが目に触れなくなる場所の最たるものです。
とくに他棟や社外の貸し倉庫などに入れたモノは、まるで処分されたかのように忘れ去られます。

以前、私も社外の貸し倉庫の整理に駆り出されたことがあります。

まず、倉庫に入ると、そこに積み上げられたダンボールの量に圧倒されます。
その中から不必要なモノとしてリストにあるダンボールを探し出すのは不可能な気すらしました。
実際、丸一日かけて探し回り、何とか対象のダンボールを見つけ出し廃棄に回しました。
たった十数個のダンボールを見つけるために丸一日を費やしたことは非常にもったいなく感じました。

なぜ、このような大変な作業になってしまったのでしょう。

非常に大きな倉庫で、今まで保管の必要があると思われるモノがどんどん入れられていました。
そして、ついにこの倉庫も満杯になり、各部門で一律20%のモノを廃棄することになったのです。
広い分、満杯になるまでの期間も長い。
数年間で溜め込まれたものを、一気に整理しようというのですから時間がかかって当然です。
廃棄対象のダンボールを探すことに2、3日かかった部門もあったようです。

倉庫の中のモノの存在は忘れがちです。
しかし、そこに保管されているモノも皆さんの大切な資源です。
しっかりと管理していく必要があります。

資源管理不足は経営上のリスク

上記で探されたモノは、廃棄対象のダンボールです。
つまり、いらないモノを探して廃棄に回すという作業です。
あるべき筈のモノがすべて揃っていたかは確認されていません。

いらないモノを探して廃棄に回す前の状態は、いるモノといらないモノが混在していたことになります。
対象のダンボールを探すのに1~3日もかかっているのですから、整理整頓や管理が行き届いていない証です。

重要な資料が紛失していても
法律で義務付けられた保管資料が誤って処分されていても
気付かれない状況だったということになります。

これは、ムダな作業時間が費やされたというレベルの問題ではありません。
経営上の大きなリスクです。

倉庫の中に『いるモノ』が全て揃っているか、『いらないモノ』が破棄されているか
これらをしっかりと管理していく必要があります。
とくに離れたところにある倉庫については、意識して行わないと何も把握できません。
半年あるいは1年に1度は、倉庫の「清掃」を行いましょう。

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