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書類やファイルの整理・整頓のコツ~使いやすいデスク環境をつくるヒント

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散らかったデスク

デスクの書類やファイルの整理整頓|増加防止の鉄則と効率処理のコツ

仕事の量が増えるほど、デスクで扱う書類は増えていきます。
意識しないと、デスクが書類で溢れ返ってしまうでしょう。
片づけはしている、整理整頓の活動も続けている、しかし、効果や進歩が感じられない。
溜まってから捨てるの繰り返しに留まってしまっていませんか。
整理整頓では、溜まらないことを考えることも大切です。
ここで、書類を増やさないための3つの鉄則と、書類やファイルの効率使用のコツをご紹介します。
仕事での小さな心掛けと改善は、書類やファイルで発生するムダを省きます。
必要な書類やファイルをいつでもサッと取り出せて使える仕事環境を整えていきましょう。

 <目次>
整理整頓で書類やファイルをすぐに使用できるデスク環境をつくる
仕事の書類やファイルの整理整頓を簡素化する3つの鉄則
・新旧書類はその時その場で入替え
・書類のコピーは最小限に!保管はナシ
・使い終わった書類は返却、破棄する
デスクの書類やファイルの整理整頓の改善ヒントとコツ
・書類ファイルはインデックス管理する
・ファイルに通し番号をつけておく
・スペーサー活用のススメ
・書類やファイルは立てて置く

 

整理整頓で書類やファイルをすぐに使用できるデスク環境をつくる

仕事をしていると、情報がどんどん増えていきます。
それらの情報を取り出しやすくするために、ファイリングも行うでしょう。

しかし、実際には、引き出しや書棚など、どこかに置いた記憶はあってもなかなか見つけられないことは多いものです。どこに置いたのかさえわからなくなってしまっていることもあります。

必要な情報を、すぐに取り出すことができない。

その原因は何でしょうか?

1つは、必要な情報と不必要な情報の混在。
全般的な情報が多すぎて、どれが必要で、どれが不必要なのかがわからないのです。
また、古い情報と新しい情報の混在で、必要な最新の情報がわからないこともあります。

もう1つは、保管が曖昧なこと。
保管方法や保管場所が明確でないと、必要な情報を探す時間が発生します。
ファイルなどに表示がなければ、中身を見ないとわかりません。
表示があったとしても、具体的でないために、わかりにくいこともあります。
ただ、書類やデータがあるからと、考えないファイリングをしてしまっていることもあります。
仕事を基準にファイリングしていないことが大きく影響していることもあるのです。

必要な情報を、必要なときに取り出すためには、これらを解決しておく必要があります。

放っておけば、仕事上の書類は自然に増えてしまいます。
仕事で発生したモノだからと放置しがちな書類の中には、捨てるべきいらないモノがたくさんあるのです。

いらない書類があることや曖昧な書類の保管が、職場にさまざまな問題の原因を発生させます。
セキュリティ、労力(工数や時間)、コスト(経費や時間)、スペースなどの問題が、生産性にも大きく影響していくのです。

職場にあたり前にある「書類やファイル」を、仕事を基準にして整えていきましょう。

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デスクの書類やファイルの整理整頓を簡素化する3つの鉄則

一度や二度、片づけをしてもすぐに元に戻ってしまいます。
いらない書類を増やさないための3つの鉄則を紹介します。

新しい書類がでたときの、古い書類の処理の仕方、印刷やコピーをする書類の考え方や処理の方法、使用後の書類やファイルの扱い方について確認していきましょう。

一回一回の書類の扱いで心掛けて実行することができれば、整理整頓も容易になっていきます。
もちろん、あらゆる労力とコストを削減し、生産性の向上にも良い影響を与えていくでしょう。
 

新旧書類はその時その場で入替え

社内の規定やルール、現在進行中のプロジェクトの資料などは、日々改版され新しくなっていきます。
改版や追記のある書類を受け取ったとき、皆さんはどうしていますか。
内容を確認して、そのまま書類入れやファイルの中に押し込んでしまうことはありませんか。

社内のルール専用のファイルやプロジェクトごとのファイルに入れていればまだ良いほうです。
とりあえず適当な書類入れに入れてしまっていることもあります。

その規定を見る必要が発生したり、資料を参照する必要が発生したりしたときに、「確かにもらったはずだけど…」と思いながら探すのです。
見つけられたとしても、それが最新のモノかどうかが判断できず、改めて発効日や版数を確認しなければならなくなります。

もし、皆さんの書類がそのような状態なら、一度最新のモノだけにしてみてください。
この過不足の無い最新の状態にするという作業は、かなり時間を要します。
私は、3カ月間のプロジェクトの書類を最新版にする整理に、1時間程度かかったことがあります。
なんともムダな時間です。
もし、新しい書類をもらったときに、その場で行っていれば、30秒程度で済んでいたでしょう。

この時間の差は何から生まれているかというと、日付や内容の比較や確認のための時間です。

もらったときには、手にある書類が新しいモノで、ファイルに入っている書類が古いモノというのは明らか。
日付など確認する必要はないでしょう。
単純に古い書類をファイルから取り出して、新しい書類をファイルに入れるという作業をすればいいだけです。

しかし、溜まった書類の中から、最新のモノをピックアップするためには、一度すべての日付を確認し、どれが最新なのかを比較しなければなりません。
日付が書かれていない資料だと、内容を確認する必要さえ出てくるのです。

その場で入れ替を行うことは、「整理」の効率も向上させます。

「捨てる」に抵抗があるなら旧版用ファイルを用意

取り出した古い資料を、すぐに捨てることに抵抗を感じる場合もあるでしょう。

最新版ファイルと旧版用ファイルを分け、取り出した古い資料を旧版用のファイルに移すようにします。
その場合、旧版用ファイルの資料をいつ捨てるのかを明確にしておきます。
「2回前までの版は残しておく」
「プロジェクトが終るまでは置いておく」
「入れ替えてから半年間は置いておく」などと決めておきます。

新しい書類をもらったその時に、古い書類との入れ替えをすれば「探す」というムダな行動がなくなります。同時に、誤使用による作業ミスを防ぎ、整理の効率も向上させることができるのです。

注意!旧版が『いらないモノ』ではないケース

ここで、注意しておきたいことがあります。
必ずしも最新版以外(旧版)が『いらないモノ』ではないということです。

製造業や情報システム開発に携わる方はよくお分かりになると思います。
仕様が新しく改定されても、古い仕様で作られた製品が世の中には存在し稼動している、または倉庫に保管されています。稼動中や保管中の製品資料は、たとえ新しい版の資料が提供されても捨ててしまうわけにはいきません。

残すべき版の資料には「稼働中」「保管中」と明記して「どこで・どれだけ稼動/保管しているのか」を記載した管理表を添付しておきましょう。

このように版ごとに対応が必要な資料に関しては、それに合わせた管理をしていきます。
この場合も、「いつになったらその資料が捨てられるのか」を明確にすることは忘れないようにします。
 

書類のコピーは最小限に!保管はナシ

顧客から入手した資料やプロジェクトで作成した資料を、とりあえずコピーして個人で保管して持っていませんか。

これらの資料、本当に各自でコピーして持つ必要があるでしょうか。
そのコピーはすべて使われているでしょうか。

会議ではよく、参加人数分の資料が用意され、それを全員が持って帰ります。
資料の必要性を判断することなく、当たり前に作成・配布が行われます。
その資料を持って帰ったあと、一体何に使っているのでしょう。
多くの場合は、引き出しの肥しになっているものです。

資料を個人用にコピーする人は、必要になった時にいつでもすぐに見られるようにと思って保管します。
そうすることで作業効率が高くなると考えているのです。

しかし、その資料がいざ必要となったとき、「その資料は最新の状態か」という疑問が残ります。
すでに改版が行なわれていることに気付かず、コピーした資料を最新だと思い込んで使用する可能性があります。作業をやり直す必要が発生し、結果的に生産性が大幅に低下します。

ここでのポイントは、最新かどうかを確認するかしないかではありません。
そもそも、個人で持たずに、共有の資料を使用すればいいということです。
個人用のコピーの必要性を感じる場合、共有の仕方に問題があるのでは?と疑ってみる必要があります。

共有ファイルの置き場所や置き方を見直す

個人用のコピーを持つ人が多いのであれば、「コピー禁止!」とする前に考えるべきことがあります。
共有のファイルの置き場所や置き方に問題がないかを確認し、見直しをするのです。

ほとんどの場合、資料をコピーし個人で持つ必要はないはずです。
その必要があるとすれば、ほぼ毎日社外に出ていて物理的に参照が不可能な場合や、本当に集中的に使用しなければならない場合くらいでしょう。

最近は、コスト削減のために会議では資料を配布しなくなっています。
各自に書類を配らない、コピーなしというのは、コストの面に良いだけではありません。
生産性や品質、セキュリティの面からも大きな効果を生み出すのです。 

コピー機やプリンターのトレイは常に空に

今、皆さんの職場のコピー機やプリンターのトレイには何か残っていませんか。
いつ、誰が印刷したか分からない書類が放置されていませんか。
コピー機やプリンターのトレイに書類が放置されている職場は多いものです。

なぜ、放置されてしまうのか。
「コピーした後で、コピーが完了するまでに他の作業を始めて忘れてしまった」
「間違えて違うプリンターに出力してしまった」
「印刷した後で、キャンセルしたつもりが出力されてしまった」
それぞれ事情があるのでしょう。

そして、事実として、トレイに書類が溜まる現象が起きているのです。

大したことはないように思えますし、気に留める人も少ないでしょう。
「もったいない」と思う人がいるくらいでしょうか。

実は、このトレイに溜まった書類がいろいろな問題を起こしています。

たとえば…
印刷した書類を取りに行ったとき、何枚もの書類を手にとり、自分の印刷物かどうかの確認を要します。
自分のモノでない書類は、元のようにトレイに戻すでしょう。
さらに、そのあとに別の書類を印刷したときも、また同じ確認を行うのです。
放置された書類があることによって、ムダの上にムダを重ねる作業をすることになります。

長い間放置された書類に気付いた人は、あるタイミングでひと思いに捨てるでしょう。
このとき、捨てる人は、長い間放置された書類と直前に印刷された書類の判別ができません。
捨てる書類の中に、直前に印刷した書類が含まれていたとしたら、それを印刷した人は資料を探し回ることになります。重要な書類であれば大騒ぎになるでしょう。

これらを防ぐために、いつもコピー機やプリンターのトレイは空にしておかなければならないのです。

トレイをいつも空にするためには、コピーや印刷をしたら速やかに取に行くことが基本。
自分の印刷物以外のモノがあったら、それを印刷した人を探して届けます。
印刷した人が特定できないときは、コピー機やプリンターの近くに放置書類置き場を作ってそこに入れます。
放置書類置き場の書類は、定期的(毎朝など)に捨てるようにします。
このようにして、いつもトレイを空にしていきましょう。
 

使い終わった書類は返却、破棄する

企画立案や設計のために顧客から提供された資料
使用頻度が高いためにコピーして使っていた資料

そのプロジェクトが完了したとき、どうしていますか。
ファイルの中に収められたままになっていないでしょうか。

これらの資料を持ち続けることは、セキュリティや生産性、品質の面で多くの問題をはらんでいます。

顧客からの提供資料は、どのような情報であっても守秘義務の対象です。
それらが他の資料と共にファイリングされてしまうと、紛失や部外者の目に入るなどの可能性があります。

そのような資料は、参照用の資料として、自分たちが作成する成果物とは分けてファイリングをします。
できるだけ、ひとつひとつのファイルも内容や案件ごとに分けます。
それぞれのファイルの中には、「誰から何の目的で受け取った資料か」「いつまで使用するのか(具体的な日付か、作業段階まで)」を明記する目録を作っておきます。

そのファイルは、案件に関わる人が使いやすく、かつ、常に目の届くところに置いておきます。
目の届くところに置くことで、案件に関係のない人が見ないように監視することができます。
また、資料の紛失にいち早く気付けるようになるのです。

その資料を使い終わった
目録に記載した期日が過ぎた

というときに、速やかに顧客に返却するか、破棄します。
とくにコピーは、躊躇することなく捨てます。
コピーは必ずオリジナルがありますから捨てても何の影響もないはずです。

顧客からの提供資料は、
「またあとで必要になるかも…」「今後の参考になる…」という思いが湧くこともあるでしょう。
しかし、きっぱりと処理し、必要になったら再度、顧客に提供をお願いすればいいのです。

お互いに手間はかかるかもしれません。
しかし、頻繁な「借りる」「返す」のやり取りには、「情報をしっかりと管理している」ことが顧客に伝わり、信頼は得られます。

参照資料は明確に分けて管理し、使用する目的が達せられたら速やかに返却・破棄を行いましょう。

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仕事の書類やファイルの整理整頓の改善ヒントとコツ

書類やファイルを整理整頓する際に、取り入れておくと実行が効率的になるコツをご紹介します。

・インデックス管理
・連番管理
・スペーサーの活用
・立て置きする

すでに行っていることがあるという方もいらっしゃると思います。
これらの細かい実践方法は、企業によって違ってくるもので、その方法が成果を左右していきます。

それぞれの詳しい進め方を解説していますので、現行のプロセスやルールと照らし合わせてみてください。
有効な整理整頓の改善ポイントの発見やヒントを見つけていただけたら幸いです。

書類ファイルはインデックス管理する

皆さんは書類をファイリングする時にインデックスを付けていますか。

インデックスを付けていると目的の資料に、すぐにたどり着けて非常に便利です。
インデックスが付いていないと、資料の場所の見当が付かず、途中で探すのをやめることもあります。

改めて、インデックス付きとインデックス無しのファイルの違いを比較してみましょう。

インデックス付きのファイルから、インデックスを外して資料を探してみてください。
インデックスが付いていたときより少し時間がかかるでしょう。
ただ、はじめからインデックスがない場合よりも遥かに早く見つけることができるはずです。

インデックスの有無の違いだけでしょうか。
二つの違いは書類の分類の仕方にあるという見方もできないでしょうか。

分類の仕方

よくあるのが、書類を入手した順にファイリングしていく方法です。
時系列で並べるほうが後々良いような気もしますし、何よりファイリングするときの手順がラクです。
しかし、時系列のファイリングは、後から探すときに大変苦労します。

書類は、その性質や状況によって分類の仕方を変えてみましょう。
たとえば、議事録などは会議の種類ごとに時系列に並べてファイリングします。
ただし、添付された資料などは一緒にせず、それぞれの資料ごとにファイリングします。

【商談資料】
進行中の商談の資料などは、時系列で状態が変化していきます。
基本的に商談単位でファイルを分けます。

その商談で作成される資料を各段階で分類します。
たとえば、「調査」「訪問記録」「企画・提案」などのような段階分けです。

「調査」には、市場や顧客、他社製品などを調査・分析した資料
「訪問記録」には、実際に訪問したときのメモや議事録
「企画・提案」には、企画書やスケジュール案、試算表など

【規定やマニュアル】
規定やマニュアルなどは、時系列で状態が変化しません。
これらについては、その資料の機能で分類します。

「就業規則、出張旅費規程」は、人事労務関連の分類
「プロジェクト運営規定」は、プロジェクト関連の分類

また、分類してファイリングしても、一つの分類が大きくなるものがあります。
そのときは、ファイルの中にさらに細かく分けられる段階や機能がないかを考えます。
できるだけ、一目で資料が探し出せる量に細分化していきます。

分類ができればインデックスを付けることは簡単です。

仕事の段階の区切り方

プロジェクトや商談の段階を考えることは意外に難しいものです。
もし、難なく段階を区切ることができたら、その区切りでファイリングを進めてみてください。
段階を区切ることが難しい場合は、一度自分のやっている作業を書き出してみましょう。

どのような作業をしているか
その作業に必要な資料や情報(入力)は何か
その作業によって作り出すモノ(出力)は何か

その入力と出力の関係をつないで、それぞれの作業間の関係を明確にして見てください。
つながりを見た後で、それぞれの作業の塊を意識すれば段階を分けることができます。

仕事を段階に分けていくことは、仕事そのものを考えていくことです。
仕事の資料のファイリングは、資料をファイルに収めて探しやすくするだけでなく、仕事の流れそのものを整えることなのです。

ファイリングで進行状況も把握できる

ファイルリングを使用して、プロジェクトや商談の進行状況を管理することもできます。

仕事の段階を明確にし、それぞれの段階で作り出される資料を一覧としてファイルの目録にします。
プロジェクトや商談が開始したときにファイルを作り、目録をファイルのはじめに挟みます。
それと、同時に各段階にインデックスを付けていきます。

プロジェクトが進み、各成果物がファイリングされる度に、目録に書き込み、インデックスの場所に書類を入れていきます。

こうすることでファイルの目録を見るだけで、案件ごとの進行状況を誰もが把握できるようになります。

担当者の変更や緊急事態が発生しても、このファイルを渡せば、誰でもすぐに対応できるでしょう。

インデックスは、使いようによっては仕事の上での強い味方になっていくのです。

ファイルに通し番号をつけておく

ファイルを書棚やロッカーに置くとき、背表紙には何を記載していますか。
資料の総称や案件名を記載されていると思いますが、それ以外に記載していることはありますか。

では、視点を変えて確認してみてください。
今、皆さんの近くにある書棚やロッカーに、「無い」ファイルはがありますか。

今そこに無いファイルとは、
「誰かが使用しているか」
「別の場所に置かれているか」
「紛失してしまったか」
のいずれかの状況にあると思います。

自分が作成したファイルやよく使用するファイルなら、あるか/ないかが認識できると思います。
しかし、それ以外の「そこにあるべきファイル」が揃っているかは判断しにくいのではないでしょうか。

となると、そこにあるべきファイルの不在に気が付くのは、次に使おうとしたときとなります。
それがいつになるかはわかりません。

昨日今日、不在になったのであれば、使った人も記憶がまだ鮮明。
どこに置いてしまったかを思い出せるでしょうし、紛失したのであればすぐに対応が取れます。

しかし、一週間や一ヶ月も経ってからでは思い出すことは難しくなります。
どこかに置き忘れたのか、誰かに持ち出されたのかの判断さえ付かないでしょう。
そもそもいつ「不在」になったのかさえ分からないのですから探す当てもありません。

そうならないために、そこに置かれるべきファイルが揃っているかどうかを一目で分かるようにする必要があります。

たとえば、ファイルに連番を振り背表紙に表示するのです。
書棚やロッカーに置くときには、必ず番号の順に置くようにするのです。

この連番は、存在の確認をするためなので内容には関係なく振っていきます。
振る番号に欠番があってはいけません。

こうすることで書棚やロッカーを一目見るだけで、全て揃っているのかどうなのかがわかるようになります。
全員が退社する際に、すべての番号が揃っていなければ異常が発生していることに気付けます。
最悪でも、不在から一日で資料の紛失や持ち出しを把握できるのです。

ファイルに連番を振ってファイルの放置や紛失、盗難などの異常をいち早く検知し、速やかに対応しましょう。

連番以外の方法

すべてのファイルが揃っていることを把握するために、ビニールテープを貼る方法もあります。

ファイルを書棚やロッカーに置く順番で並べる。
その背表紙に、先頭から最後のファイルまで「斜め一直線」にビニールテープを貼る。
ファイルとファイルの間でテープを切る。

すべてのファイルが揃っていればテープは一直線になっています。
途中に抜けがあれば、一直線にはなりません。
これで、あるべきモノがないという異常の発生に気付くことができます。
 

スペーサー活用のススメ

共有の資料ファイルや図書が、書棚やロッカーにないときどうしますか。
職場の人たちに聞いて回ったり、皆の机の上を探したりという経験はありませんか。
探し回った挙句、自分の机にあった…なんてこともあるかもしれません。

このように聞いたり、探したりした経験が増えると、面倒に思って個人用のコピーを持つようになります。
その結果、コピーによる情報の陳腐化や不整合、漏洩が発生する原因になるのです。

必要なときにファイルや図書を探し回らないで済むように、持ち出す際にスペーサーを使用します。
スペーサーとは、少し固めの紙やダンボールで作った図書くらいの大きさで、厚さは1㎝くらいの箱です。
その箱には、利用者の名前を書けるようにしておきます。

ファイルや書籍を持ち出す時に、自分の名前を記入したスペーサーを代わりに差し込んでおくのです。
これで、今、誰がそのファイルを使用しているかが一目で分かります。
次にファイルが必要な人も、探し回ることなく、その人に直接確認できるようになるわけです。

使用していた人から直接資料を受け取った場合は、スペーサーの使用者名の変更を忘れないようにします。
これを忘れると、結局今までと同じように次に使おうと思った人が、探し回ることになってしまうでしょう。

スペーサーを見に行き、自分の名前が書かれていて驚くこともあるでしょう。
確認すると、自分の机の上にファイルがある…
このように、整頓できていないことに気付けるようにもなります。

ファイルや図書の使用時には、スペーサーを差し込むことで、資料を探し回るムダな時間をなくせます。
同時に、不要なコピーを減らし情報の不整合が発生することを防いでいけるのです。

書類やファイルは立てて置く

書棚やロッカー、机の上の書類やファイルはどのように置かれていますか。
横になって積み上げられていませんか。

横に積み上げられていると、必要な資料を取る前に、上に載った資料を一旦退けるという手間が入ります。
非常にムダな作業です。
さらに、一旦退けたその資料は、元の山に戻されるか、新しい山の礎になっていきます。

積み上げられた書類の山は不安定で、雪崩を起こし大惨事となる恐れもあります。
書類の山から資料を取り出そうとして、その山が崩れ、崩れた書類が机の上のコップを倒し、飲み物が資料やパソコンにかかって大変な思いをした経験はありませんか。

承認の必要な書類を未決箱に入れ、上に積み上げ、下のほうから順に処理するという光景をよく目にします。
このような方法をとっていて、他の書類より小さい書式を見落としてしまうことはないでしょうか。
また、出張などから戻ったとき、山積みの書類を一旦すべて確認し、優先度付けから始めなければならないということはないでしょうか。

縦に積み上げるとき、置く人は、大きさや量をあまり意識せずに安易においてしまいます。
しかし、それを受け取る人は、すべてを見なければならないのです。
少ない量であれば先に出されたモノから順に処理すれば済むでしょう。
しかし、量が多ければ、優先順位を付けなければなりません。
内容確認、優先順位付けをする中で見落としや対応の遅れなどが発生します。

書類やファイルを上に重ねるのは、作業効率を非常に悪くするだけでなく、トラブルの元にもなるのです。

人間の目の視野の角度は、左右方向に広く、上下方向に狭いという特徴があります。
積み上げられたファイルを上から下へと探すより、左から右への探す方がスムーズで早いのです。

そのため、書類やファイルは立てて置くようにします。

立てて置かれた資料は、必要なときに一目で見つけられ、すぐに取り出すことができます。
資料が立てて置かれると積み上げることは不可能です。
したがって、山の礎となることもなく大惨事を発生させる可能性も大幅に低減できるでしょう。

立てる置き方の問題解決

書類を立てておこうと考えるとき、いくつか問題が出てくることがあります。

【書類が置ききれない】
上に重ねる場合は、空間を立体的に使えるため、書棚やロッカーに収まる量が増えます。
机の上になると、天井までは利用可能なわけです。

立てて横に並べていった場合、その机の幅が限度となります。
たとえ、高さに空きがあっても活用できません。

しかし、職場では、どれだけ広くて、どれだけたくさんのモノを置けるかは問題ではありません。
『いるモノ』と『いらないモノ』の区分けやそこに置くべきモノかどうかが問題なのです。
このことに取り組む必要があるのです。

【薄い資料は立たない】
製本された書類やファイルに収まった資料は立てて置けますが、一枚二枚の薄い資料は立ちません。
無理に間に差し込んで立たせても、資料の出し入れのたびに倒れ、折れ曲がり、破れてしまうこともあります。

薄いファイルはクリアファイルに入れ、縦型のファイルボックスなどを使って立たせましょう。
承認の必要な書類は、案件ごとにクリアファイルに入れ、縦型のファイルボックスなどを使った未決箱に入れるようにします。
優先度の高い資料を右に入れるという運用をしていきます。

これにより、入れる人がすでにある案件と比較して優先度を考えて未決箱に入れます。
未決箱に入っている量も把握しやすくなり、今処理すべきか、後に回せるかを考えることもできます。

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