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バックオフィス業務を効率化する6つのしかけとツール

バックオフィス業務イメージ

営業のバックオフィス業務の見える化の取り組み

営業などのオフィス業務で負担感を感じるトップがバックオフィス業務です。伝票処理などの定型的で繰り返し性の事務処理業務は、何か効率化できそうと感じつつも改善が進まないことが多いようです。バックオフィス業務のムダをなくし、ミスを減らして効率アップのためのしかけとツールを紹介します。

 <目次>
不要ファイルの見える化でムダをなくすしかけとツール
ファイル更新の見える化でやり直し防止のムダをなくすしかけとツール
資料変更箇所を見える化してミスなくすしかけとツール
メール種別の見える化で対応漏れをなくすしかけとツール
ファイル種別の見える化で分類整理を容易にするしかけとツール
資料の目的を見える化してムダ資料作成を減らすしかけとツール

不要ファイルの見える化でムダをなくすしかけとツール

日々の仕事の中で資料や情報は自然と集まってきます。
それらの資料を要るものか要らないものか判断できなければ、“とりあえず”が重なり、机の周りは資料であふれてしまいます。
この状況下においては、必要な時に必要なものを瞬時に探すことができず生産性は落ちます。

入らないファイルフォルダーの使い方手順

要るものと要らないものを認識するためのしかけは、「要らないファイルフォルダー」です。
瞬時に判断できない書類は全て要らないものとして「要らないファイルフォルダー」に入れます。
3ヶ月経ってもファイルに残っている書類は破棄します。
必要となった書類は、取り出す時に、なぜ必要なのか理由を明らかにします。
ファイルに、どのような書類が必要で、どのような書類はすぐに破棄すればいいのか、必要な書類の理由、保管場所を明確にすることがポイントです。
これらを見えるようにすることで、次に同じ書類が手元にきた際、どのように扱えばいいのか判断できるようになり、整理をすることができます。
また、「要るものファイル」ではなく、「要らないファイル」にすることで、要るものかどうか理由を考えるようになります。
日常的に繰り返すことで、本当に必要なものを認識する力を養う訓練にもなります。

いらないファイルフォルダーのツール事例

しかけポイント

①取得日を記入し、3ヶ月経ってもファイルから取り出されない書類は破棄します。
②一覧表を見やすい場所に貼り、書き足していきます。

 

ファイル更新の見える化でやり直し防止のムダをなくすしかけとツール

オフィス業務で作成する資料の大多数は、打合せ、通達、依頼など日々の行動や連絡事項に結びついています。
何か変更や依頼がある度に一から資料をつくり直すのではなく、該当する過去の資料に少し手を加えて作業をすることで短い時間で完成させることができます。
そのためには、該当する行動と資料を結び付けながら認識できるようにする必要があります。

更新日時の見える化の手順

行動と資料の結びつきを一目で見えるようにするためには、電子ファイルの更新日時を見える化します。
資料を作成/修正した日付・時間を表記し保存することで、行動とリンクしながら過去の資料に戻ることができます。
カレンダーに自分の行動を残し、いつ何時に何の会議をしたのか、どの企業へお邪魔したのかを分かるようにしておきます。
その上で、資料を作成/修正した日付をファイル名の後に入力します。
より行動とのつながりを明確にするためには更新時間をいれるとよいです。
社内で共有するファイルであれば、誰がいつ更新したのか一目で分かるようにイニシャルをいれます。

日付ファイル名のツール事例

しかけポイント

①カレンダーと電子ファイルがリンクするようにします
②過去の資料にさかのぼれるように、上書き保存ではなく新規で保存していきます。過去となった資料は「旧版」フォルダーで保管します
③「201207-1800mk」→「2020年12月7日18:00にイニシャルmkがこの資料を作成または修正を行った資料」になりますので、13:00~16:00に行われた戦略会議の内容が織り込まれた資料であることがわかります。
④「○○銀行向け提案書201210-900」→「2020年12月10日9:00に作成した○○銀行向け提案書」です。同日11:00に○○銀行を訪問していますが、それ以降修正が行われておらず、15日に向けて提案書を修正しなければならないことが一目でわかります。

 

資料変更箇所を見える化してミスなくすしかけとツール

設計変更などの履歴が見えなくなってしまうと、材料の誤発注、誤った仕様書や手配書による生産指示からの不良品作成や誤品納品、果てはリコールといった問題を引き起こしかねません。

変更履歴と変更箇所の見える化による管理手順

そこで、打ち合わせに際し、使用したメモや書類には右肩に日付を必ず入れるようにします。
次に、顧客との打ち合わせで生じた変更箇所とそれに伴い生じた見積書、後工程が変更した仕様書などの書類・図面および電子データを一覧表にしておきます。
1箇所の変更指示で何枚の仕様書を修正したか変更履歴を押さえておくことで、次に再変更が入った際、どれを修正すべきかすぐに分かります。
また、注意すべきことして、書類や電子データはいくつもつくらず1つだけにして古いものは削除する「1ファイル保管」を心がけ、最新性の維持に努めます。
変更履歴が分かっても、デスクトップのデータは修正したが、サーバー内の同じデータは修正していなくて、その間違った情報で指示してしまったということでは元も子もありません。

変更箇所履歴ツール事例

しかけポイント

①設計変更に伴い修正した書類・図面および電子データが、組織をまたいで見えるようにします。
②保管場所を明示し、1ヶ所保管で決まった場所で管理します。

 

メール種別の見える化で対応漏れをなくすしかけとツール

日々の仕事において、社内外から1日にたくさんのメールが送信されてきます。
その他のメールに紛れてしまい、重要なメールを見つけるのに時間がかかってしまったり、いくつものメールを読んでいる間にやるべきことを怠ってしまったということはよくあります。
また、メールの件名を見ただけでは重要性や緊急性が見えないものもよくあります。
たくさんのメールの中から紛れ・忘れ防止を図るためには、メールの種別毎に管理をすることが必要です。

メール種別管理の手順

メール種別を見える化するためのしかけは、「メール種別管理」です。
【至急!】、【重要】などのフォルダーを作成し、メールを確認した都度仕分けていきます。
緊急度と重要度が一目で認識できる種別に分けることがポイントです。
緊急度であれば、いつまでに対応すべき案件なのかが分かるように細分します。
重要度は、何に関しての情報が書かれたメールなのかが分かるように細分しておくと見やすくなります。
また、目で見えるようにしておくことで常に意識するようになり、対応忘れのないスムーズな営業をすることができるようになります。

階層フォルダーツール事例

しかけポイント

①緊急度と重要度が一目で認識できるようにします。

 

ファイル種別の見える化で分類整理を容易にするしかけとツール

オフィス業務では、大量の似たような資料を作成し、回付され、集まり、分類をしていきます。
その過程で混ざり合い、行方不明にならないように、一目でそれらが区分けできるように見える化することが必要です。

顧客・製品コード管理の手順

資料名や帳票名、顧客名を読まずに、一目見た瞬間にその違いを認識するためのしかけは、「顧客・製品コード」です。
顧客を番号化し、製品コード(型番)などと合わせて見えるようにしたものです。
一旦手元から離れたり、処理が始まってしまうと、他の書類と混ざり合い行方不明になってしまいますので、資料や伝票を作成したり、受け付けた段階で即座にコードを記入することがポイントです。
ファイルにも同じコードを表記することで、容易に分類整理をすることができるようになります。
人が比較的覚えやすいのは4桁の英数字です。
会社名ではなく英数字を使用することで、同じであったり似た名前のお客様も同時に識別することができ、安易なミスを防ぐことができます。

1ファイル×1フォルダへツール事例

しかけポイント

①書類とファイルの両方に顧客・製品コードを記入し、社内ではこのコードで管理をします。
②ファイルは、表と裏の両方に表記します。ファイルが裏向きに置かれていても、容易に識別することができます。

 

資料の目的を見える化してムダ資料作成を減らすしかけとツール

資料づくりは、正味作業ですか、それとも非正味作業ですか。
正味作業を測るものさしは、顧客の視点です。顧客が付加価値と認めてくれるような資料であれば、正味作業と言えますが、トップや本社の視点での資料づくりは、顧客から見ればムダの領域かもしれません。
このように上や内向きの資料づくりが横行し、外(顧客)を顧みない組織は結構多いのではないでしょうか。

作成資料の価値評価による棚卸し手順

そこで、作成資料を洗い出し、その資料が顧客の視点で価値のあるものか、或いは、ないものか判断していきます。
進め方の最初は、作成した書類のアウトプット(現物)を集めることから始めます。
毎月作成するものもあれば、四半期や年に1度というようなものもありますので、それらを縮小コピーでもして大テーブルなどに広げます。
次に、その資料の目的を明確にします。目的が曖昧なものは、この段階で作成を廃止します。
更に、目的が明確であっても顧客視点からの付加価値を見える化し、ムダな資料づくりを極力判断していきます。
オフィス業務の見える化が進めば、トップがオフィスに顔を出せば、状況がすぐに分かるようになります。

作成資料価値評価ツール事例

しかけポイント

①作成書類が何階層にも分かれる場合は、それを時系列に並べます。
②作成廃止できない書類は、まとめれないか、単純化できないか、1枚化できないかといった観点からも検討します。

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