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働き方改革:長時間残業をなくす取り組み方・ツールと事例

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働き方改革

時間と心のバランスをとる労務管理のための残業管理の手順・しかけと改善

仕事をしていると、残業してでも頑張らないといけない時があります。
顧客の要求に応えることができたり、自分自身の成長につながったりします。
社会人としての経験が浅い時は、踏ん張りどころを経験することで、仕事のあり方や、働く価値とスタイル、プライベートとのバランスを見出していくことになります。
ですが、決して長時間残業がよいわけではありません。
長時間残業は、様々な問題を引き起こします。
働き方改革では、心身を疲弊させ、組織としての生産性を低下させる長時間残業を撲滅しなければなりません。
ここでは、健康的で活力ある働き方をするための残業の適切な管理の進め方・しかけと改善策を紹介します。

・長時間残業の問題
・長時間残業の主な発生要因
・改善策:個人の意思に任せきりの残業をなくす
・改善策:管理者の姿勢・考え方が生んでいる残業をなくす
・改善策:仕事が発生するタイミングの悪さからの残業をなくす
・改善策:負荷と能力のバランスの悪さからの残業をなくす
・残業を管理するツール:残業チケットと残業カレンダー

長時間残業の問題

長時間残業の弊害

まず、長時間残業の弊害について見ていきましょう。
長時間残業は、働く人を疲弊させます。ムリな労働が続けば、過労死など命にかかわる問題を引き起こします。
また、疲弊すれば、個人個人のモチベーションの低下を招きます。
心の健康を損ない、メンタルヘルス不全が増加することにもなります。
また、疲弊感が増大すれば、組織の活力は低下します。
疲弊が大きくなれば、ミスも増加します。単純に考えても、生産性は低下します。
また、法定労働時間を超える労働、つまり、時間外労働や、法定休日の労働、つまり、休日労働には、使用者は労働者に割増賃金を支払わなければなりません。長時間残業が増えれば増えるほど、賃金をはじめとしたコストアップにつながります。それに見合う成果が出て、利益が出ていなければ、経営を逼迫することになります。
また、労働者が安心して、安全に働くことができ、企業活動が円滑に行えるように、労働基準法をはじめとした労働法が制定されています。労働法は遵守されなければなりませんが、法令違反などが起きています。賃金不払残業、いわゆる、サービス残業のトラブルで、裁判になったケースもあります。これらは、企業にとって、自社の名誉を損なうことになったり、多額の損害賠償支払につながったりする、大きなリスク要因であり、コンプライアンス上も問題です。
このように、長時間残業は、個人の健康だけでなく、組織力や、企業の競争力を低下させることになるのです。ですから、ムリな長時間残業は削減していかなければなりません。

長時間残業の主な発生要因

長時間残業の原因

それでは、どうして、長時間残業は生まれるのでしょうか?

長時間残業の主な発生原因は、
個人の意思に任せきりの残業の横行、
管理者の姿勢・考え方の影響、
仕事が発生するタイミングの悪さ、
負荷と能力のバランスの悪さ、
の4つです。

それぞれの原因を取り除くことで解決が図れます。解決には、制度やしくみの変更や整備など様々な方法があります。
ここではマネジメントの視点で考えてみましょう。
原因別の残業をなくす改善策を以下に紹介します。

改善策:個人の意思に任せきりの残業をなくす

個人の意思に任せきりの残業

個人の意思に任せきりの残業には、大きくわけると、「生活残業」と、「個人の仕事の管理のまずさが生む残業」があります。

「生活残業」とは、生活費に残業代を組み込んでいるために、残業代を稼ぐことを目的としているような残業のことです。たいして仕事もないのに、残業したがるような場面が見受けられます。これは、仕事とは関連しない理由から長時間残業を行っています。残業の結果も仕事の成果には関係しません。
ですから、生活残業は、全廃すべき残業です。

また、「個人の仕事の管理のまずさが生む残業」には、いくつかのタイプがあります。
仕事をダラダラと行うことから発生する残業があります。定時までの間に、喫煙や小休憩に行って、知り合いとムダ話を長々としていたり、ネットサーフィンをしていたりして、結局、勤務時間内で仕事が終わらず残業を行うことになります。
計画を立てずに、成り行き任せで仕事を行うことから発生する残業があります。締め切り間際に残業を行うことになります。
仕事を抱え込み、他の人に渡すことができないことから発生する残業があります。自分しかできない仕事だと勝手に思ってしまったり、他の人に渡すことで、自分の仕事や立場が無くなるのではないかという恐れから、抱え込んでしまい、時間がかかって残業になります。
すべての仕事を完璧に行おうとして、時間がかかることから発生する残業があります。このタイプは、仕事の重要度・優先度がわからず、工数の配分ができていません。また、すべての仕事や作業を完璧に行わないと気が済まないという状態になっていることも多いです。
勝手な思い込みで仕事を行い、やり直しを生むことで発生する残業があります。自分への過剰な自信などから、関係者との摺り合わせや確認などを怠り、要求されているアウトプットと違うものを生み出し、結局、納期間際にやり直しのために残業を行うことになります。

それでは、「生活残業」や「個人の仕事の管理のまずさが生む残業」を改善するには、どうすれば良いでしょうか?
まず、残業管理の適正化をはかります。本来、仕事は、上司の指示・命令で発生します。また、残業は必要不可欠な場合にのみ行うのがあるべき姿ですから、誰が、いつ、どれぐらいの時間、どのような理由で、どんな業務内容で、残業をするのかを、事前に申請し、管理者の許可を得るような管理方法にします。
また、このような残業傾向にある人について、労働時間や残業に対する意識改革を行います。
そして、仕事のやり方を変えます。仕事の目的を明らかにしたうえで、報・連・相を徹底させ、計画や仕事のまわし方などを見て、具体的な指示を出しながら教えたりします。そして、日々の仕事のなかで、仕事のやり方を変えていきます。また、生産性を向上させる仕事のやり方を考えさせ実行させることも重要です。

改善策:管理者の姿勢・考え方が生んでいる残業をなくす

管理者の意識の問題からの残業

管理者のなかには、必要不可欠な場合でなくても、残業するのは当然だと考えている人がいます。姿勢や考え方は言動に表れますから、残業しないといけない風土や雰囲気をつくっていることがあります。
このような風土や雰囲気は、付き合いの残業を生み出します。「上司が帰るまで帰れない」、「まわりが帰らないから帰りづらい」と、たいして仕事がない人まで残業をすることになります。
また、上司が残業が当然と考えていると、残業前提の仕事の指示が行われていることがあります。定時間近になってから、その日が納期の仕事を指示したり、仕事を頼みやすい部下に指示をすることが多く、その部下が日常的に残業するはめになっていたりします。

これを改善するには、管理者自身の残業時間の削減を行います。残業が当然と思っている管理者であれば、自分も残業が多いはずです。
管理者が、率先して、長時間残業を削減し、早く帰ることが必要です。

また、管理者のなかには、いまだに、長時間残業は成果と一致すると考えている人もいます。
そして、同じ成果を出した人が二人いた場合、「残業する人」と「残業しない人」では、残業する人、つまり、長時間働いた人を高く評価しているケースも少なくありません。本来は、残業せずに同じ成果を出した人、つまり、所定の労働時間内で、より大きな価値を生んだ人が評価されなければならないのではないでしょうか?

このような傾向がある場合は、管理者の意識改革が重要です。必ずしも、長時間残業と成果が一致しないことを認識しなければいけません。労働時間に対するコスト意識を持つことも必要です。

改善策:仕事が発生するタイミングの悪さからの残業をなくす

仕事が発生するタイミングの悪さからの残業

月曜日に、顧客のもとで不具合が発生しました。
自分たちは、それを知ることなく、通常通り、業務を行っています。
火曜日以降、顧客は、不具合を解消するために、対策会議を連日開いています。自分たちは、通常通りに業務を行っていました。
金曜日に、顧客は、対策を決定しました。そして、変更連絡が入ります。仕事の発生です。
たとえば、金曜日の午後3時頃、連絡があったとします。月曜日が納期で、とても金曜日の定時内にできないような仕事ならば、急な残業が決定してしまいます。

このような仕事の発生のタイミングの悪さを改善するには、事前に情報をもらうことが大切です。事例の場合であれば、不具合が起きた時点や、対策会議の途中などで、変更が出る可能性などを知らせてもらったり、変更が出ると思われる日には、顧客先に誰かを常駐させておくなどして、いち早く情報を得られるようにします。
そして、仕事が発生しそうな日を予測しておき、仕事の調整を行います。仕事量を調整したり、人の配置のやりくりや、応援の要請などを行ったりして、可能な限り、残業が発生しないよう努めます。
また、作業を切り出すことも有効です。担当の仕事を大きい単位で捉えるのではなく、仕事を、作業レベルに分けて考えます。後工程を考えて、その日にやらなければならないことを明らかにし、それを優先して行うことで、残業の削減を行います。

改善策:負荷と能力のバランスの悪さからの残業をなくす

負荷と能力のバランスの悪さを改善し残業をなくすためには負荷の平準化や能力の平準化を行います。

負荷の平準化の改善事例

人別の負荷と能力の見える化

これは、一人ひとりの、負荷の偏りを減らす改善です。
各担当の仕事を業務カードに書き出して、仕事の見える化をします。
カードではなく、仕事の分担表やリストでも同様のことはできます。
それを、今週分と本日分に分けて貼り出します。
これにより、各担当の負荷の状況がわかるようになります。
仕事の処理時間がそれぞれ異なり、負荷の重さ、軽さがわからないときは、処理時間に比例してカードの枚数を増やすなどの工夫をします。
まず、本日の仕事の負荷の偏りを減らします。
みんなで話し合って、仕事の配分調整をします。スキルの有無などの制約がある場合は、スキルアップ教育を計画します。
調整する業務カードが足りない場合は、今週分からの仕事も含めて調整します。
今週分の中に偏りがある場合は、それも調整しておきます。
自分たちの仕事を書き出して、見せ合うことで、負荷の偏りを軽減します。

能力の平準化の改善事例

スキルマップ

これは人の能力の偏りを減らす改善です。
作業の必要スキルのそれぞれが、誰にあるのかスキルマップで明確にします。
このとき、それぞれのスキル項目に関する手順書の有無も明確にします。
まず、各スキル項目が誰にあるのか見ます。
多くの場合、顧客や分野に偏って、特定の人にスキルが集中しています。
複数の人がスキルを持っているところと、一人しかもっていないところもあります。
最低限、1つのスキル項目に対し、そのスキルのある人を2名にするようにします。
それに向けた、スキル教育を計画します。
ただし、スキル教育を開始する時は、そのスキルの手順書を整備することが先です。
手順書を整備した後、2名体制化に向けたスキル教育を始めます。
2名以上の体制とする場合は、その仕事の負荷や緊急性や重要性などを踏まえて、必要最低限の範囲でスキル保有者の人数を増やします。不用意に人数を増やすことは、スキル保有者のレベル低下を招くことになります。

残業を管理するツール:残業チケットと残業カレンダー

残業チケット

残業削減を実現するためには、職場全体で時間を意識することが必要です。最後に、残業を管理するツールをご紹介しておきます。
「残業チケットと残業カレンダー」です。

残業時間を見える化するしかけは、「残業チケット」です。「残業チケット」は1時間単位のチケットとし、残業理由や残業で行う業務内容を記入できるようにしておきます。
まず、前年同月を参照して削減率を算出し、職場単位で1ヶ月に残業を何時間までできるか、残業時間枠を決めます。
そして、決めた残業時間分のチケットを用意し、残業カレンダーにチケットの枚数を記入します。
次に、負荷や能力を見ながら、残業チケットを職場の一人ひとりに割り当て、カレンダーのチケット枠に人別に貼付します。
次に、週のはじめに、1週間分の業務の見通しを立てて、残業が必要だと思われる日があれば、カレンダーの、各メンバーの欄に、必要枚数分の残業チケットを貼ります。
そして、その週の残業について、見込み時間を記入しておきます。
こうすることで、いつ、誰が、何時間残業を予定しているのかが、ひと目でわかり、個人の負荷のバラツキも見えるようになっていきます。
1週間の終わりには、実績時間を記入し、実残業時間が見えるようにします。
残業時間の前貸しや、貯金を可能とし、1ヶ月のなかで相殺するようにします。

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